物業公司及項目管理處辦公室日常管理規程

1.0目的

規范物業管理公司與所轄各物業管理處辦公區域的管理工作。

2.0適用范圍

適用于物業管理公司及各管理處各部門辦公區域的日常管理工作。

3.0職責

3.1.物業公司辦公室行政人事部經理與管理處客戶服務中心主管負責各部門辦公區域的日常管理監督工作。

3.2.辦公區域文員負責維護好各部門辦公區域與公共區域的日常秩序。

3.3.辦公區域內各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1物品擺放

4.1.1辦公區的桌、臺、椅、凳均須按規定位置放置,不得隨意調整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發現丟失或損壞的應及時向部門負責人報告,并采取相應的補救措施,須申領或修理的,按《辦公用品管理作業規程》或《報修管理作業規程》辦理。

4.1.3上班時應保持桌面基本整潔、有序,不允許擺放與工作無關的其他用品。

4.1.4下班前應將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌前的恰當位置。

4.1.5辦公區域文員及物業服務中心接待人員應在上班前10分鐘打開辦公區內的照明設備、空調通風設備,檢查公共區域物品擺放是否整齊、有序。

4.1.6遇到雨天,物業服務中心接待人員應當在辦公區門前顯眼位置放置公益傘、防滑設施及標識。

4.2常用辦公設備的使用

常用辦公設備包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、電話及其他設備。

4.2.1電腦:

A.經公司指定的電腦操作員即電腦責任人單獨使用電腦,其他員工使用電腦須在征得電腦責任人同意方可使用。

B.啟動與關閉的一般程序:

--啟動電源插座開關;

--啟動穩壓器開關;

--啟動電腦主機開關;

--啟動顯示器開關(電腦開始正常操作);

--關閉電腦程序:首先在"開始"欄選擇"關閉計算機"對話框,用鼠標點擊"關閉計算機",然后按開啟程序的反方向操作。

C.電腦應避免頻繁的開關程序,暫時不用時,可將電腦轉換為休眠狀態;

D.正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作。

4.2.2打印機:

A.聯機。一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯機;

B.打印機啟動與關閉的一般程序:

--啟動打印機開關;

--放好所需打印的紙張;

--在電腦對話框進行打印操作;

--關閉程序按啟動程序的反方向操作。

C.打印機應避免頻繁的開關機操作;

D.正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作;

E.打印文稿須經部門負責人、行政人事部經理或物業服務中心主管批準,在文稿上簽字后方可予以打印。

F.打印出的文稿應進行校對。一般情況下由發稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經電腦修改后,再進行打印;

G.為節約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

4.2.3復印機:

A.復印機管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源;

--開啟復印機開關,復印機需自動預熱;

--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);

--復印機管理人員下午下班時關閉復印機開關;

--關閉復印機電源插座;

--正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。

B.復印程序:

--所有須復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記,然后再復印;

--復印頁數在3份(含)以上或10頁以上的,須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后,方可復印;

--復印人員做好登記以后,調定復印紙規格及復印的深淺度后,選定復印份數按"開始"鍵復印;

--復印機管理員檢查復印數量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復印記錄本》上簽名確認;不屬實的,將情況匯報辦公區域主管人員處理:一般情況下,第一次違規給予口頭警告;第二次或以上違規給予書面警告處分;

--如果復印機出錯,應將報廢紙張數量予以登記。

C.復印機一般情況下每天開機、關機各一次,盡量避免頻繁開關;

D.為節約紙張,不重要的復印件應使用可以復印的廢紙張背面復印。

4.2.4傳真機:

傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。

A.接收傳真:

--辦公區域文員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩定;

--收到傳真件后,由辦公區域文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關內容(發送單位、發送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內;

--10分鐘以內通知接收部門/人領取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。

B.發送傳真:

發送傳真實行一級審批制度:即部門傳真件由部門負責人審批;公司的傳真件由公司行政人事部經理審批,內容包括:

--辦公區域文員依據傳真審批單的內容在《發送傳真記錄本》上登記,內容包括:發送部門、發送人、傳真內容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;

--辦公區域文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發送過去;

--辦公區域文員應在3分鐘之內致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發送的時間登記在《發送傳真記錄表》內。

C.傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作。

4.2.5電話:

正確使用電話機的程序按電話機有關操作說明書進行操作。

A.為有效控制電話費,一般情況下,電話應設定限制呼出功能;

B.除總經理批準的電話外,其他電話均須取消長途直拔功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續,并在辦公室登記后,方可操作;

C.公司所有電話均應取消聲訊電話功能;

D.上班時間原則上禁止打私

人長途電話,特殊情況須經部門經理審批,到辦公室登記后,方可操作,電話費從工資中扣除;

E.個別部門因業務需要經總經理特批后,可開通長途直拔功能,部門經理需指定人員做好登記記錄,次月1日報辦公室備案;

F.辦公室/物業服務中心每季度至少進行一次所轄范疇的電話費查詢:

--到電信局打印電話費清單;

--逐項核對登記記錄;

--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內,報行政人事部經理審核,內容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分;

--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。

G.電話接打技巧詳見《公司員工服務規范》。

4.2.6.辦公室每月10日前將各部門的打印費、復印費、傳真費、電話費登記在《月份辦公費用統計表》內,予以通報。

4.2.7.常用辦公設備應進行以下日常維護保養與維修:

A.常用辦公設備應進行以下日常維護,維護辦法參照各設備有關維護操作說明書:

--防塵;

--防曬;

--防潮;

--防腐蝕;

--其他需要預防的事項。

B.保養與維修:常用辦公設備應定期保養,一般情況下需要委托專業公司進行,詳見《對外委托服務標準作業規程》:

4.3環境管理

4.3.1.衛生:

辦公區衛生由環境部負責,辦公區各崗位人員監督管理。發現問題,應由辦公室進行處理,詳見《室內保潔標準作業規程》。

A.辦公室文員每天上班時檢查辦公區公共區域的衛生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;

B.各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。

4.3.2綠化:

辦公區綠化由環境管理部負責,各崗位人員監督管理。發現問題,應由辦公室進行處理,詳見《室內綠化保養標準作業規程》。

A.辦公室文員于每天上班時檢查辦公區公共區域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現象;

B.各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現象。

4.4安全管理

4.4.1工程部應檢查辦公區的水、電設施設備運轉是否正常。

4.4.2安保部應檢查辦公區消防設施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規范,有無損壞、丟失現象。

4.4.3各崗位員工應加強安全防患意識,下班時應將重要資料放入安全地點,鎖好抽屜,關好電閘及門窗。

4.4.4公司辦公區晚間的安全管理由安保部負責,值班安保人員應定時巡查以下重要部位,并做好相應的記錄,詳見《治安巡邏作業規程》:

A.消防設施、配電房;

B.領導辦公室、電腦室、檔案室、財務室;

C.水源、空調的關閉情況;

D.加班情況等。

篇2:油品調運分公司綜合辦公室后勤管理專員職責說明書

油品調運分公司綜合辦公室后勤管理專員職責說明書

3、后勤管理專員

基本信息

崗位名稱:后勤管理專員所在部門:綜合管理室

匯報關系:

直接上級:綜合辦公室主任直接下級:/

崗位目的:

負責分公司的物資采購相關工作

崗位職責:

序號職能領域主要職責

1、低值易耗品管理

"負責公司本部低值易耗品計劃的申報、發放工作,建立相關物資管理臺賬

2、信件、報刊、圖書雜志管理

"信件接收及分發

"報紙、圖書、刊物的征訂及分發

3、會議后勤

"負責公司各種會議的時間、場所協調管理及后勤保障工作

4、其他后勤事務

"負責來公司訪問人員的接待、食宿安排

"負責本部門各類辦公設備的日常維護和保養

"負責公司其他后勤事務的管理

5、非經營性固定資產管理

"負責組織機關各部門編制年度非經營性固定資產購置計劃

"負責機關固定資產、設備設施的采購,并組織財務室、固定資產請購部門及其他相關部門進行入庫驗收

"負責建立公司本部非經營性固定資產實物臺賬,并按要求定期編制有關統計報表

"負責監督、檢查公司非經營性固定資產的使用狀況,負責提出公司非經營性固定資產的調撥、更新、維修和報廢鑒定等計劃,經批準后,組織實施及時辦理驗收

"參與公司非經營性固定資產盤點工作,定期與財務部門、資產使用機構進行賬實核對

"負責收集整理公司非經營性固定資產的有關資料,及時歸檔

6、其他

"完成領導交辦的其他工作

任職資格:

學歷及專業:大專及以上學歷

經驗行業經驗:

"2年及以上相關經驗

專業經驗

管理經驗

知識行業知識

"具備物料管理、后勤管理、財務知識等方面的知識

專業知識

公司知識

技能素質能力

"人品端正,愛崗敬業,工作態度細致、踏實,能吃苦耐勞

"具有較強的溝通能力、統籌安排能力

"熟練掌握常用辦公軟件的應用

外語能力

IT能力

特殊工作環境

/

簽字確認

任職者日期

直接上級:日期

聲明:本崗位說明書是員工勞動合同的一部分,旨在說明崗位目前的職責及對任職者的要求(對于條件優秀者,可適當放寬要求)。公司保留變更崗位工作內容或要求在職人員履行其他職責的權利。

篇3:鄉（鎮）農村道路交通安全管理辦公室工作職責

在鄉鎮人民政府的領導和公安交警部門的指導下,負責本行政區域的道路交通安全管理工作,主要職責如下:

一、制定本行政區內縣道以下(不含縣道)道路、場鎮和公安交警部門指定道路的交通安全管理規劃,并組織實施。

二、組織開展道路交通安全宣傳教育,提高農村道路交通安全宣傳教育覆蓋面和普及率。

三、在鄉鎮人民政府授權下與村、企業、學校等單位簽訂交通安全責任書,定期督促檢查工作落實情況。

四、深入分析本行政區內道路交通安全狀況,定期組織開展道路交通安全大檢查和整治工作。

五、建立本行政區內機動車及駕駛人員信息臺賬,實現對車輛、駕駛人戶籍化管理。

六、定期組織開展本行政區內農村道路安全隱患排查,督促相關部門及時治理。

七、組織交通安全管理員開展道路交通違法查糾工作,收集固定交通違法證據,及時向公安交警部門舉報。

八、協助公安交警部門辦理機動車、駕駛證車管業務。

九、協助公安交警部門做好交通事故現場維護、善后調解處理工作。

十、完成鄉鎮人民政府和公安交警部門交辦的其他工作任務。