物業公司檔案管理作業指導書

1.0適用范圍:

公司各類文書文檔。

2.0檔案管理規程:

2.1檔案的歸檔和分類:

綜合事務部根據檔案的性質、內容,整理立卷歸檔,并對檔案進行分類編號。

2.2檔案的存檔:

2.2.1存檔時,應按檔案的分類編號,將檔案放置在相應的位置。做好檔案索引,以便于查找,保證隨查隨得。

2.2.2案卷存檔前做好文件材料的檢查,對破損或裉色的材料要進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認清的材料要附上抄件;卷宗標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。

2.3檔案的整理和保管:

2.3.1及時對檔案進行清理和整理,防止檔案遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。

2.3.2檔案柜要堅固,防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。

2.3.3每年對檔案材料的數量和保管情況進行一次檢查,發現問題及時補救,確保檔案的安全。

2.4檔案的借閱須經綜合事務部部長批準,借閱時間以三天為限。

2.5檔案的處理:

檔案達到規定的保存期限后,對失效的,沒有保存價值的檔案要進行適當的處理。

3.0支持性工具:

《資料借閱登記表》

《文件目錄單》

編制:審核:批準:日期:

篇2:某房地產開發項目成本檔案管理作業指引

E地產開發項目成本檔案管理作業指引

一、目的

為規范成本檔案管理,現結合成本管理的實際情況,制定本管理辦法。

二、范圍

本管理辦法適用于E地產**區域事業部下屬各開發項目成本管理部。

三、職責

3.1事業部經濟合同部負責本管理辦法的制訂、修改、指導、解釋與檢查。

3.2項目成本管理部負責本管理辦法的貫徹執行。

四、方法與過程控制

4.1總則

4.1.1成本檔案是指各項目在開發過程中形成的與工程成本有關的且有保存價值的工程預算、工程合同、工程變更及現場簽證、招投標、相關管理制度、成本數據庫、成本管理軟件內容、付款臺帳、圖紙等應歸檔保存的各種紙張介質文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關的圖表、照片、錄相錄音、當地工程造價定額、造價信息等資料的總稱;成本檔案管理的工作內容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。

4.1.2成本檔案必須具備真實性、統一性。成本檔案必須真實、準確地記載項目成本管理活動過程中形成的內容;成本檔案的各組成部分必須統一,不同載體(紙質資料、成本數據庫、成本管理軟件電子文檔)上的同一文件資料的名稱、編號、內容、數據等必須完全一致。

4.1.3成本檔案(書面紙張資料)分為三類,即工程成本類、規范制度類、其他文件資料類;其中工程成本類又分為工程合同類、工程預結算類、工程變更及現場簽證類、工程招投標類;工程成本類在分類時,還要按不同的竣工項目、在建項目、以及不同的建設項目開發期數進行區分。

4.1.4成本檔案必須具備可復查性,對每項工程,以合同為主線進行存檔。首先,對于每份《工程合同本》,必須把其《定標簽報》(或《采購委員會會議紀要》)、《工程合同審批表》、《工程預、結算審批表》直接作為其附件,并合在一起存檔,同時做好相互對應的編號鏈接標識;而后,將隸屬該合同的其他有關工程預結算類、工程變更及現場簽證類、工程招投標類文件資料也依次附后存檔。

4.1.5成本檔案必須具備安全性及對外保密性。成本檔案實行統一歸檔、集中存放、不得將集團公司、部門的成本檔案以個人名義保存在個人手中;嚴禁任何人未經公司、部門的批準,就以個人名義私自外借(復印或郵件發送等方式)集團或公司的成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數據等行為;如有關人員的換崗或離職,則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作。

4.1.6成本數據庫及成本管理軟件的內容也是成本檔案的重要組成部分,不斷充實和完善成本數據庫以及持續應用和改進成本管理軟件是成本管理部日常的重要工作。

4.1.7成本管理應設一兼職檔案管理員,該人員應具備檔案基礎理論知識,熟練掌握自己所負責的檔案管理及相關業務,對工作認真負責、細致耐心。

4.2主要成本檔案的組成及其管理辦法

4.2.1工程合同資料

4.2.1.1資料組成

A已竣工項目的完整的合同文本,包括前期類合同、建安類合同、基礎設施類合同、配套設施類合同。

B正在開發項目的合同文本。

C成本管理軟件、成本數據庫所包括的各類合同內容。

4.2.1.2資料管理

A使用專用檔案盒,按不同建設項目、不同開發期的單項工程的合同進行分類存檔,檔案盒上須注明編號并粘貼資料目錄清單。

B對每項工程,以合同為主線進行存檔,每項工程的《工程合同文本》必須把其《定標簽報》(或《采購委員會會議紀要》)、《工程合同審批表》、《工程預、結算審批表》作為附件,合在一起存檔,同時作好相互對應的編號鏈接標識,以便于工作快速復查。

C《工程合同審批表》統一采用NC審批打印稿。

D合同文本原件(包括合同文本、相關補充協議、合同審批表等)是由公司辦公室保管,成本管理部應備有合同文本等資料的原件或復印件(復印件存檔,需加蓋辦公室的專用章以示確認)。

E其他有關規定,結合《合同管理辦法》執行。

4.2.2工程預結算資料

4.2.2.1資料組成

A已竣工項目的完整的決算書、結算書、預算書、估算書、預結算審批表、工程結算協議清單(或承包方確認書)、付款臺帳、項目后評估報告等。

B正在開發項目的估算書、預算書、結算資料、付款臺帳等。

C成本數據庫及成本管理軟件所包括的目標成本、動態成本、預結算等內容。

4.2.2.2資料管理

A以合同為主線進行每項工程預結算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關的預結算資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復查。

B《工程預、結算審批表》統一印制成固定格式(可手寫復印的),一式三聯,第一聯辦公室存檔,第二聯成本管理部存檔,第三聯工程管理部存檔。

C一份完整的工程預結算書應包括編制說明、分部分項工程預結算表、工料分析、工程量計算表、計價依據。

D其中的計價依據又包括:材料價格(政府指導價格、市場價格、甲供材料、限價材料通知書)、施(竣)工圖、圖紙會審記錄、工程變更簽證的預算書、工程竣工驗收資料、其他與工程結算相關的甲乙雙方確認的協議等。

E編制說明、分部分項工程預結算表、工料分析、工程量計算表合訂成冊;計價依據作為附件,可分職能部門、分類別進行保管,但計價依據資料也必須具備全面、快速復查的條件。

F使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程預結算補充資料目錄備注清單。

G不同載體(各局面資料、成本數據庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務器)的同一工程預結算資料的名稱、編號、內容數據等必須完全一致。

H對于項目竣工結、決算書,在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時,還須將其電子文檔該錄成光盤,或者在成本管理軟件的基礎資料設置中把項目竣工結、決算書的電子文檔"打包"并上傳至服務器,以方便保存與使用。

I其他有相關規定,結合《工程預、結算管理辦法》執行

4.2.3工程變更與現場簽證資料

4.2.3.1資料組成

A已竣工項目的完整的工程變更、現場簽證資料。

B正在開發項目的工程變更、現場簽證資料。

C成本管理軟件、成本數據庫所包括的工程變更、現場簽證內容。

4.2.3.2資料管理

A以合同為主線進行每項工程預結算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關的工程變更及現場簽證的資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復查。

B《工程變更通知單》、《現場簽證單》統一印制成固定格式(可手寫復印的),一式四聯,第一聯項目部存檔,第二聯施工單位存檔,第三聯成本管理部存檔,第四工程管理部聯存檔(四聯皆須蓋有甲方的工程變更及現場簽證專用章);《工程變更通知單》、《現場簽證單》統一進行編號。

C使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現場簽證的補充資料目錄備注清單。

4.2.3.3其他有關規定,結合《工程變更與現場簽證管理辦法》執行。

4.2.4工程招投標資料

4.2.4.1資料組成

A已竣工項目的完整工程招標資料(評定標評審表、招標文件、答疑記錄、開標評標記錄等)、工程投標資料(主要是中標單位的)。

B正在開發項目的工程招投標資料。

C成本管理軟件、成本數據庫所包括的工程招標內容。

4.2.4.2資料管理

A以合同為主線進行每項工程招投標資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關的工程招投標資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復查。

B《定標簽報》及《采購委員會會議紀要》統一從EIP辦公平臺打印,辦公室、成本管理部及工程管理部各存一份。

C項目招投標資料(評定標評審表、招標文件、投標文件、承包商考察結果審批表、答疑記錄、開標和評標的記錄、相關會議紀要等)的收集、整理、歸檔、保管工作由工程管理部負責。

D但評定標評審表(或議標及直接委托審批表)、中標單位投標文件中報價書、招標文件等作為工程預結算必要依據的招投標資料,成本管理部則應每項皆保存其原件或復印件。

E其他有關規定,結合《工程招標管理辦法》執行

4.2.5制度類文件

4.2.5.1文件組成

A國家及當地政府工程造價管理等有關部門頒發的與成本管理有關的

規章制度、管理規范、通知、決定等文件資料。

B集團總部頒發的與成本管理有關的規章制度、管理辦法、操作指引、操作流程通知、決定等文件資料。

C本公司及本部門制訂的與成本管理有關的管理辦法、實施細則、通知、決定、相關會議紀要等文件資料。

4.2.5.2文件管理

A成本管理制度要求在公司網站的相應"管理制度"欄中或網絡驅動器中存放(政府有關部門頒發的法規文件可除外),以便網上查詢。

B主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份,裝訂成冊(活頁形式,可及時更新),以便書面查詢、使用。

4.2.6其他文件資料

其他文件資料包括目標成本、有關設計階段成本控制的資料、相關會議紀要、同行成本比較資料、工程造價分析、相關往來文件、當地工程造價定額、信息月刊、圖集等工程造價有關專業書強等。這類文件資料也是實行資料管理員專人負責,分類保管。

4.3成本檔案管理的其他規定

4.3.1歸檔與立卷

4.3.1.1項目立項后,資料管理員即應制定該項目文件資料的收集整理工作計劃,設定階段性歸檔的時間,按照邊工作邊收集、整理、終結卷成的要求,就每個環節上形成的技術經濟文件資料,隨時加以收集,并存放于事先準備好檔案盒中,以備整理。

4.3.1.2對工程造價影響較大的文件資料需原件存檔,復印件存檔須加蓋公司相應資料主管部門的印章以示確認。

4.3.1.3在項目開發的過程中形成的與成本有關的文件資料均需統一歸檔、立卷,以合同為主線、以項目為單位進行立卷,一個項目的文件資料應立成一卷或數卷,一卷即裝成一個檔案盒。

4.3.1.4對卷內無頁號的文件資料應逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯數字順序編寫頁號,并在合適處標明案卷題名、案卷號、存檔人及時間等。

4.3.1.5卷內文件資料的排列次序為;開發前擁準備、主體建安工程、社區管網工程、園林環境工程、配套設施工程類。

4.3.1.6每卷成本檔案編號由部門統一擬定編號方案;各類檔案必須固定存放在卷柜內,排列方法為自左至右,從上到下。

4.3.1.7對立好的案卷,成本檔案管理員應定時進行檢查,對不符合要求的應及時予以完善或返工

4.3.2編目與裝訂

4.3.2.1卷內文件資料目錄按卷內文件資料的排列順序和內容進行編寫。第一列順序號,以文件資料排列先后順序逐件填寫;第二列字號,填寫文件資料制發部門的發文字號;第三列責任者,填寫對文件資料的著名者,即對文件資料負有責任的部門和個人;第四列題名,即文件資料標題,一般應照實抄錄:沒有標題或標題不能說明文件內容的文件,可自擬標題,外加"[]"以示區別:第五列日期,文件資料的形成時間;第六列頁號,填寫文件資料起止頁號。

4.3.2.2檔案案卷裝訂的基本要求:在建工程的檔案做活頁裝訂;己竣工工程的檔案做固定頁裝訂。裝訂時,去除文件上的金屬物;破損和褪色的文件材料,應進行修補成復制;文件資料應使用A4大小紙張,裝訂部分過窄或有字的,用紙加寬裝訂;紙面小的,加貼在標準的A4紙上;卷內文件資料,一般不超過二百頁為宜,超過的可根據文件資料內容的階段性分卷裝訂;裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊,不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀;文件資料字跡難以辨認的,應附抄件并加以說明。

4.3.3保管與使用

4.3.3.1歸集、接收成本檔案,檔案管理員必需認真檢驗,并辦理好登記、交接手續。

4.3.3.2成本檔案要求集中存放于部門檔案柜,由檔案管理員管理,部門各職員手中只能持有正在處理的文件資料。

4.3.3.3成本檔案保管必須做到七防,即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。

4.3.3.4在現階段,保存期在十年之內的成本檔案原則上皆不能作廢,須保存;保存期超過十年的成本檔案如需銷毀,須經公司及總部的主管部門、領導的批準。

4.3.3.5對易褪色、易磨損的圖紙、材料等,檔案員要進行定期檢查,檔案的修補對借閱次數頻繁、易損的案卷,可制作副本借閱,以加強對正本的保存。

4.3.3.6為維護成本檔案的真實性與安全性,任何人未經批準,不得擅自涂改成本檔案;每天下班要鎖好檔案柜。

4.3.3.7如因工作需要,公司內有關部門或人員借用成本檔案時,須填寫《成本檔案借閱登記表》(見支持文件一),經部門或公司負責人(一股由成本管理部經理批準,重要檔案的借閱還應得到成本管理部主管副總的批準)批準后方可借閱;檔案管理員負責檔案的借閱經辦工作,辦理檔案借閱的登記手續,在借閱人歸還檔案時,還應負責檢查檔案的完好情況,借出的文件資料由檔案管理人員負責及時收回井檢查完整情況,如發現遺失,需在《成本檔案借閱登記表》的"備注"欄加以注明,追究借閱者責任。

4.3.3.8在與公司之外進行學習交流時,在維護成本檔案的機密性的同時,還要注意雙方應進行對等交流。

4.3.3.9公司正常開展的審計、工作檢查,則成本管理部須全力配合,井做好資料借閱的登記、回收工作。

4.3.3.10應建立成本檔案臺帳,以記載檔案收進、發出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員的變動情況,檔案人員還要做好統計工作,統計數據以原始數據為準,以便輸入計算機,充分利用計算機進行工程成本檔案的輔助管理。

4.3.3.11各項目成本管理部務必嚴格執行本管理辦法,在執行過程中,如與實際情況有不適合之處,各公司成本管理部可根據實際情況作修改之請示,報事業部經濟合同部核實,經分管領導批準后方可實施。

5.文件

5.1《工程成本檔案借閱登記表》

借閱

日期借閱

部門/人文件資料名稱數量借閱期限借閱

用途檔案

管理員審批人簽名歸還

日期歸還人簽名備注

篇3:物業檔案管理標準作業程序

一、目的

規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

二、適用范圍

適用于物業部各類檔案的管理。

三、職責

1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。

2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。

3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

四、程序要點

1、檔案的編號

(1)公司、物業部編號:

①物業部編號為:W?Y(英文縮寫)。

(2)部門編號:

①辦公室;

②財務部;

③事務處;

④工程處;

⑤護衛處;

(3)年份編號:引用年份序號―2000、20**、20**……。

(4)檔案順序號:采用阿拉伯數字取3位有效數字―001、002、003……。

(5)檔案編號舉例:

①物業部編號:

※※※―※※―※※※―※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業部編號

②物業部編號:

※※※―※※―※※※―※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業部編號

2、檔案的分類

(1)區分全宗,按物業管理的組織機構劃分,全宗可分為以下幾類:

①行政、人事類;

②財務類;

③公共事務類;

④保潔類;

⑤園林綠化類;

⑥機電維修類;

⑦經營類;

⑧品質類。

(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規律出發,符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯系,它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性,我們采用組織機構――問題分類法,如:

收文類

發文類

合同類

①辦公室

員工人事檔案類

圖紙類

后勤類

收文類

發文類

報表類

②財務部

帳冊類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發文類

業主檔案類

③事務部員工檔案類

維修類

投訴類

回訪類

有償服務與多種經營類

計劃總結類

……

3、立卷與編制目錄

(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:

①根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標準貼紙;

②在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:

――物業行政部、人事部收文:※※※―*?Z―收文;

――物業財務部報表:※※※―C?W―報表;

――物業部服務處業主檔案:

※※※―※※※―F?W―業主檔案。

③將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3CM位置處,并排列在檔案柜中;

④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾內)。

(2)編制目錄:

①檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;

②每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。

4、檔案的保管期限

(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(2)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。

5、檔案的保管

(1)檔案保管的工作任務是:

①便于查閱;

②保證檔案的安全;

③防止檔案的損壞;

④采取修復技術,延長檔案壽命。

(2)檔案保管的責任部門:

①財務部保管財務檔案;

②辦公室保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業租憑和多種經營資料;

③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業部各職能部門需要保管的其他檔案;

④各職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

(3)檔案的保管程序:

①各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;

②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統一編號;

③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

④檔案原則上保管原則件。

6、檔案的密級

(1)檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通;

①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;

②機密檔案包括:ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;

③普通檔案包括:

公司的通知、通告等普通性文件。

7、檔案的查閱權限

(1)總經理可查閱公司所有檔案。

(2)副總經理(總經理助理)可查閱分管工作的檔案。

(3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。

(4)其他人員根據審批查閱有關檔案。

8、檔案的查閱/借閱/復制

(1)查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:

①權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理;

②權限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續:

③屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處經理審批;屬公司的檔案,由總經理審批;財務類的檔案也應由總經理審批。

9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

10、須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由人事部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。

11、檔案的銷毀

(1)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業規程)每年編制銷毀計劃及清單位,報行政部、人事部經理審核。

(2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。

(3)總經理審批同意后由行政部、人事部經理指定3名監銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

(4)監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。

五、記錄

1、《檔案目錄》

2、《檔案查閱/借閱/復制審批表》

3、《檔案查閱/借閱/復制登記表》

4、《檔案銷毀清單》

六、相關支持文件

1、《文書管理標準作業程序》

2、各部門有關《標準作業程序》