某物業管理公司用戶檔案管理規程

1.用戶檔案的管理工作由服務中心文員負責。

2.服務中心文員每天將當天的用戶資料、往來文件按房號整理歸檔。

3.大廈用戶資料按房號一戶一檔建立,以樓層為序,統一存放在客戶資料文件柜內。

4.用戶檔案內存放現有用戶資料,遷出用戶資料裝訂后另存于行政部文件柜內。

5.每個用戶檔案的排列順序為:按日期順序,最新的文件擺在最前面。具體排列方式如下:

A.用戶來函、復函

B.非辦公時間加班申請

C.公司水牌制作申請

D.電話開通通知單(電話開通通知單;電話分機租用申請表等)

E.室內安全及物品放行(關于下班后鎖好房門的通知;用戶室內物品放行協議書;大門封板申請;破鎖申請等)

F.租戶資料(業主授權書;租戶承諾書;用戶資料;租賃合同復印件;營業執照副本復印件;公司負責人身份證復印件;關于配備滅火器材、自救面具的通知;防火責任人任命書;關于確定防火責任人的通知;用戶收樓登記表;用戶室內設施檢驗記錄表)

G.裝修資料(用戶室內裝修申請;大門密碼鎖安裝批準書;用戶室內設施日常巡檢記錄;用戶室內裝修整改通知書;用戶室內裝修竣工驗收申請;貨梯使用申請表;臨時出入證辦證表等)

H.業主資料("業主資料"作為永久性文件保存于用戶檔案內。收樓證明書;業主身份證復印件或營業執照副本復印件等)

I.用戶遷出(用戶變動通知;用戶遷出的通知;業主同意租戶搬離通知書;安檢資料;遷出用戶調查問卷等)

J.其他資料

6.用戶檔案的標簽須與檔案內現用戶的公司名稱吻合。

7.服務中心文員每月根據業主、租戶的聯系途徑、聯系人等變更情況,及時更新檔案內用戶資料。

篇2:某物業項目用戶檔案管理規程

物業項目用戶檔案管理規程

1目的

規范用戶檔案的保管與跟蹤工作。

2適用范圍

適用于管理中心用戶檔案的保管與跟蹤。

3職責

3.1物業助理負責監控用戶檔案保管與跟蹤工作。

3.2物業管理員負責依照本規程具體實施用戶檔案的建立、保管與跟蹤。

4工作流程

4.1建立《用戶檔案》,其內容包括:

4.1.1《入伙通知書》;

4.1.2購房合同;

4.1.3《用戶檔案資料表》(用戶營業執照的復印件張貼于表后面);

4.1.4經用戶簽署后的《委托物業管理服務協議》;

4.1.5經用戶簽署后的《用戶公約》;

4.1.6經用戶簽署后的《裝修管理責任書》;

4.1.7《房屋交付驗收表》;

4.1.8《裝修申報表》、相關圖紙及裝修單位資料;

4.1.9《委托銀行代收費協議書》;

4.1.10《違章處理通知書》及處理結果資料;

4.1.11各類申請電話、有線電視、管道燃氣等開通的申請書等其他應保存的資料。

4.2檔案盒的制作

4.2.1根據檔案盒的規格準備相應的檔案標貼紙。

4.2.2在檔案標簽貼紙上打印出不同字號的檔案類別名稱,其格式一般是由文檔名稱、組織機構、編號、棟號?樓層號?房號等幾部分組成,表達式如下:

×××-××-×?×?×

以YK大廈為例:CPM-AVIC-001

CPM:**物業管理有限公司

AVIC:--園管理中心

001:編號001

標簽效果圖如右所示:

4.2.3將制作好的檔案標簽紙貼在檔案盒左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

4.3用戶檔案的建立

4.3.1準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

4.3.2將寫有"棟號、樓層號、房號"的標簽貼紙貼在檔案袋封面上。

4.3.3將用戶的有關資料存放在相應的檔案袋內。

4.3.4將各用戶的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。

4.3.5按檔案盒內的各用戶的檔案排列順序,將檔案有關內容登記在《用戶檔案》內。其內容包括:序號、用戶姓名、棟號房號、聯系電話、檔案編號、入住時間、備注等欄目。

4.4用戶檔案的跟蹤

4.4.1當發生下列情況變化時,物業管理員應將變化情況記錄在《用戶檔案》中:

a.通訊電話聯絡方式發生變化時;

b.用戶產權發生更替時;

c.住房使用人發生變化時。

4.4.2《用戶檔案》跟蹤管理,由事務管理員每季度進行一次用戶情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他費用一個月以上的用戶,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

4.5《用戶檔案》屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理中心經理批準,經行政部資料檔案員辦理登記手續后方可查閱。

4.6《用戶檔案》應永久保存。

4.7將各用戶資料輸入電腦進行無紙化管理。

4.8本規程執行情況作為行政部資料檔案員績效考評的依據之一。

5相關文件和質量記錄表格

5.1《管理處文件、資料管理規程》

5.2《入伙登記冊》