小區(qū)業(yè)戶檔案管理規(guī)定

1、為便于掌握小區(qū)內(nèi)業(yè)戶的基本情況,服務(wù)中心實(shí)行建立業(yè)戶一戶一檔并實(shí)行電腦管理制。

2、業(yè)戶檔案統(tǒng)一由客服部建立并管理,客服部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)業(yè)戶檔案柜鑰匙的管理。

3、業(yè)戶檔案包括:業(yè)戶入住資料、裝修資料、業(yè)戶給物業(yè)公司的書面信件(包括投訴、表?yè)P(yáng)、建議)、物業(yè)公司的回復(fù)、業(yè)戶產(chǎn)權(quán)變更或出租(商住)資料、費(fèi)用支付情況等。

4、業(yè)戶檔案資料應(yīng)分類分戶建立、保存(一戶一檔),并要建立統(tǒng)一的目錄,各類目錄上要列明所有應(yīng)保留的業(yè)戶資料名稱,如果有該資料,則在該內(nèi)容前畫勾,以顯示目前業(yè)戶都有哪些檔案在冊(cè)。

5、在業(yè)戶的聯(lián)系方式、物業(yè)產(chǎn)權(quán)等發(fā)生變化時(shí)客戶主任應(yīng)及時(shí)對(duì)業(yè)戶資料進(jìn)行變更并在總臺(tái)備案,保證資料的完整性及有效性。由客戶主任每季度進(jìn)行一次業(yè)戶家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)和其他費(fèi)用一個(gè)季度以上的業(yè)主,各區(qū)域客戶主任應(yīng)每7天跟蹤一次。

6、業(yè)戶檔案必須嚴(yán)密保管,嚴(yán)禁非客服部人員查看,其他部門人員若需查看,必須經(jīng)客服部負(fù)責(zé)人許可,并填寫《業(yè)戶檔案查閱登記表》。嚴(yán)禁將業(yè)戶檔案資料帶離檔案存放地點(diǎn)。

7、業(yè)戶檔案需鎖放在指定檔案柜中,鑰匙由客服部負(fù)責(zé)人保管。存放地點(diǎn)周圍要保持清潔、干凈、通風(fēng)、干燥,檔案存放地點(diǎn)禁止吸煙、堆放雜物,以避免引起火災(zāi)。

8、客戶主任在日常工作中,嚴(yán)禁將業(yè)戶任何信息透露給其他人,以保護(hù)業(yè)戶的隱私,同時(shí)也維護(hù)了物業(yè)公司的形象。

9、嚴(yán)格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客戶主任應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)業(yè)戶將房屋的出租情況或商住情況到客服部辦理登記手續(xù),并填寫《租戶情況登記表》。

10、業(yè)戶檔案建立后,應(yīng)將所有情況輸入電腦,形成《業(yè)戶情況一覽表》,以便及時(shí)查找,更正有關(guān)內(nèi)容。

支持文件:

1、《業(yè)戶檔案查閱登記表》

2、《租戶情況登記表》

3、《業(yè)戶情況一覽表》

篇2:物業(yè)某項(xiàng)目業(yè)戶檔案管理流程

物業(yè)項(xiàng)目業(yè)戶檔案管理流程

1、職責(zé)

(1)客服部負(fù)責(zé)業(yè)戶身份資料相關(guān)信息管理。

(2)工程部做好業(yè)戶裝修資料、各種圖紙管理。

(3)保安部做好業(yè)戶物品出入申請(qǐng)、車輛等相關(guān)資料管理。

2、工作程序

(1)管理要求

①.業(yè)戶情況發(fā)生變更時(shí),應(yīng)及時(shí)修訂檔案。

②.業(yè)戶文件資料屬秘密級(jí)文件,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關(guān)借閱記錄。

③.文件、資料要進(jìn)行合理歸檔,分類整理。

④.檔案要經(jīng)常進(jìn)行清理,以免資料堆積混亂,對(duì)過(guò)期的文件資料要及時(shí)清理。

⑤.部門須指定專人負(fù)責(zé),做到業(yè)戶檔案資料既服務(wù)于工作,又不向無(wú)關(guān)人員泄露。

⑥.業(yè)戶的檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。

3、檔案管理

(1)當(dāng)業(yè)戶的第一份資料(含內(nèi)部流轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)戶的信息及業(yè)戶本身填報(bào)信息)轉(zhuǎn)到項(xiàng)目管理中心相關(guān)部門后,按一戶一檔的原則,立即建立相應(yīng)業(yè)戶檔案。

(2)為便于管理,每一份業(yè)戶檔案資料需同時(shí)建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關(guān)信息增減時(shí),需同時(shí)修改目錄。

(3)主管部門可依據(jù)本部門所存檔案資料的特點(diǎn)及性質(zhì),選擇適用于本部門的業(yè)戶檔案管理存放方式:

①.客服部可采用掛牢分類存放等方式,便于日常頻繁的查閱。

②.工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。

③.保安部可視每戶信息量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。

④.各部門需依據(jù)要求,于當(dāng)日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業(yè)戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。

(4)業(yè)戶發(fā)生變更后,原業(yè)戶的相關(guān)資料單獨(dú)存放,確認(rèn)保管年限。超過(guò)保管年限后,經(jīng)部門主管查閱后審批后銷毀,并做好相關(guān)銷毀記錄。

(5)客服部主管每周一對(duì)照《業(yè)戶檔案一覽表》,對(duì)本部門上周建立的檔案進(jìn)行全面檢查或抽查,發(fā)理問(wèn)題及時(shí)予以指導(dǎo),簽署相應(yīng)評(píng)語(yǔ)。

(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,匯總成書面報(bào)告,由部門主管批閱后,上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理。

(7)項(xiàng)目經(jīng)理組織每半年對(duì)下屬部門進(jìn)行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。

(8)相關(guān)部門借閱檔案時(shí),需經(jīng)部門主管同意,辦理相關(guān)手續(xù)。

篇3:誠(chéng)粵公寓業(yè)戶檔案管理方案

誠(chéng)基公寓業(yè)戶檔案管理方案

管理處建立業(yè)戶權(quán)籍檔案時(shí),應(yīng)將業(yè)戶的個(gè)人資料、報(bào)修記錄、服務(wù)記錄等一并歸檔。

1.管理處負(fù)責(zé)建立業(yè)戶檔案,業(yè)戶檔案一戶一檔。

2.業(yè)戶檔案的管理辦法按公司檔案要求操作。

3.物業(yè)管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)戶檔案的收集、整理、歸檔、利用。

4.管理處在每月5日前把上月的有關(guān)業(yè)戶資料、產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單整理好并歸檔。

5.管理處經(jīng)理每季度檢查一次業(yè)戶檔案工作,對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)立即整改。

5.1權(quán)籍檔案中包含以下內(nèi)容:

5.1.1入伙通知書

5.1.2入伙手續(xù)書

5.1.3業(yè)主使用公約

5.1.4裝修管理協(xié)議

5.1.5房屋驗(yàn)收表

5.1.6入伙手續(xù)資料簽收單

5.1.7產(chǎn)權(quán)清單

5.1.8租賃清單

5.1.9合同復(fù)印件

5.1.10權(quán)證復(fù)印件

5.1.11有關(guān)業(yè)戶其他資料

5.1.12業(yè)主信息表

5.1.13報(bào)修項(xiàng)目表

5.1.14服務(wù)項(xiàng)目表

5.1.15保管鑰匙委托書

5.1.16代辦服務(wù)委托書

5.1.17安全責(zé)任書

每月由經(jīng)理將上述資料進(jìn)行檢查歸檔,發(fā)現(xiàn)疏漏,立即補(bǔ)齊。