管理處與業(yè)主委員會溝通協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（1）

2024-07-16 閱讀 1917

管理處與業(yè)主委員會溝通、協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(一)

1.0目的

規(guī)范管理處與業(yè)主委員會溝通、協(xié)調(diào)工作,確保物業(yè)管理工作的順利開展。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理處在日常的管理服務(wù)工作中與業(yè)主委員會的正常工作往來。

3.0職責(zé)

管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)與業(yè)主委員會的溝通、協(xié)調(diào)。

管理處公共事務(wù)負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實(shí)施與業(yè)主委員會的正常工作往來。

4.0程序要點(diǎn)

4.1與業(yè)主委員會的溝通協(xié)調(diào)方式

4.1.1工作協(xié)調(diào)、溝通會議:

管理處應(yīng)當(dāng)每季度至少與業(yè)主委員會進(jìn)行一次例行工作溝通會議,會議的方要內(nèi)容是向業(yè)主委員會通報(bào)一個季度的財(cái)務(wù)支出狀況和工作簡況,解決需經(jīng)業(yè)主委員會協(xié)助支持方能完成的問題。

4.1.2專題解決問題會議

在遇到需經(jīng)業(yè)主委員會同意方能進(jìn)行工作時(shí),管理處經(jīng)理應(yīng)該申請召開專題業(yè)主委員會會議,協(xié)調(diào)解決專項(xiàng)問題。

4.1.3每年6月底和12月底,管理處應(yīng)匯同拜訪業(yè)主委員會,召開專題工作茶話會,向業(yè)主委員會做全面的年度、半年度工作匯報(bào)。

4.1.4定時(shí)工作溝通制度:

每月5日前向業(yè)主委員會報(bào)送管理處財(cái)務(wù)損益表;

每月10-15日期間接受業(yè)主、業(yè)主委員會的質(zhì)詢、審計(jì):

每季度的頭個月向業(yè)主委員會報(bào)送社區(qū)文化報(bào)刊、宣傳品。

4.2下列物業(yè)管理工作應(yīng)當(dāng)及時(shí)向業(yè)主委員會申報(bào),請求支持

4.2.1計(jì)劃使用本體維修基金對樓宇本體進(jìn)行大、中修時(shí)。

4.2.2計(jì)劃使用公用設(shè)施專項(xiàng)維修基金更新公用設(shè)施時(shí)。

4.2.3物業(yè)管理服務(wù)工作涉及到部分業(yè)主利益。需業(yè)主委員會出面協(xié)調(diào)時(shí)。

4.2.4物業(yè)管理處制度制訂了的管理措施需要業(yè)主委員會支持工作時(shí)。

4.2.5其他需向業(yè)主委員會請示、尋求支持的工作。

4.3下列情況出現(xiàn)時(shí),物業(yè)管理處應(yīng)當(dāng)及時(shí)通報(bào)業(yè)主委員會

4.3.1新的物業(yè)管理法規(guī)頒布執(zhí)行時(shí)。

4.3.2所管理的物業(yè)出現(xiàn)了重大變故或發(fā)生重大事件時(shí)。

4.3.3業(yè)主委員會的個別委員與管理處有重大的工作歧無法解決時(shí)。

4.3.4有重要的活動(如創(chuàng)優(yōu)迎檢)時(shí)。

4.3.5物業(yè)管理處對個別業(yè)主執(zhí)行違約金時(shí)處罰時(shí)。

4.3.6其他應(yīng)當(dāng)向業(yè)主委員會通報(bào)的情況發(fā)生時(shí)。

4.4物業(yè)管理處向業(yè)主委員會申報(bào)工作應(yīng)當(dāng)提前15日進(jìn)行,通報(bào)情況應(yīng)當(dāng)在事實(shí)發(fā)生(決定)后的3個工作日內(nèi)進(jìn)行。

4.5物業(yè)管理處向業(yè)主委員會申報(bào)工作、通報(bào)情況均應(yīng)以書面形式送達(dá)。

4.6對業(yè)主委員會質(zhì)疑、建議、要求的處理要求

4.6.1對業(yè)主委員會的質(zhì)疑、建議、要求。管理處經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真傾聽、記錄。

4.6.2合理的質(zhì)疑、建議、要求,應(yīng)當(dāng)在3個工作日內(nèi)答復(fù)1解決。

4.6.3對不合理、合法的質(zhì)疑、建議、要求,管理處應(yīng)當(dāng)記錄后迅速上報(bào)公司總經(jīng)理,司總經(jīng)理尋求解決方案。

4.7物業(yè)管理處與業(yè)主委員會來往的工作的信函、記錄、決議,一律在管理處歸檔,長期保存。

5.0記錄

6.0相關(guān)支持文件

篇2:某酒店?duì)I銷部與各部門溝通協(xié)調(diào)操作程序

程序與標(biāo)準(zhǔn)PROCEDURE與各部門溝通協(xié)調(diào)操作程序與標(biāo)準(zhǔn)編號REF.NO.YLCCH/S&M—04-017第1版/第0次修改執(zhí)行職位POSITIONRESPONSIBLE高級公關(guān)經(jīng)理涉及部門DEPT.CONCERNED各部門政策制定人PREPAREDBY吳潔審批人APPROVEDBY裘紅萍執(zhí)行日期EFFECTIE2004.9.1一、與各部門溝通協(xié)調(diào)的操作程序:(一)市場營銷部與前廳部1、市場營銷部對收到的每份客戶訂房傳真、已確認(rèn)的團(tuán)隊(duì)訂房、已確認(rèn)的會議、已確認(rèn)的長包房,應(yīng)及時(shí)填寫相關(guān)表單交前廳部客房預(yù)訂。2、市場營銷部應(yīng)將所接待的重點(diǎn)賓客客人等級及餐飲、住房安排標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容及時(shí)填寫相關(guān)表單交前廳部客房預(yù)訂,由前廳部客房預(yù)訂負(fù)責(zé)通知其他相關(guān)部門。3、預(yù)訂單上有關(guān)旅游團(tuán)隊(duì)、散客餐飲標(biāo)準(zhǔn)信息的,市場營銷部應(yīng)根據(jù)規(guī)定及時(shí)通知前廳預(yù)訂組。4、市場營銷部應(yīng)將所有海內(nèi)外客戶的詳細(xì)地址、郵政編號、電話、傳真、聯(lián)系人名單及酒店給予該公司的折扣標(biāo)準(zhǔn)等信息以表格形式遞交前廳部客房預(yù)訂。5、關(guān)于旅游團(tuán)隊(duì)延長住房的房價(jià),市場營銷部應(yīng)與前廳部協(xié)商,并由市場營銷部將協(xié)商后的價(jià)格通知團(tuán)隊(duì)領(lǐng)隊(duì)。6、市場營銷部應(yīng)將海外訂房中心及網(wǎng)絡(luò)的銷售價(jià)格、產(chǎn)品組合、訂房情況和流量報(bào)告及進(jìn)程報(bào)告通知前廳部。7、市場營銷部應(yīng)及時(shí)向前廳部反饋賓客意見,并與前廳部共同安排好來酒店參觀者的有關(guān)工作。(二)市場營銷部與餐飲部1、市場營銷部接到海內(nèi)外客戶有關(guān)餐飲預(yù)訂內(nèi)容的電話、傳真時(shí),應(yīng)填寫有關(guān)通知單送交餐飲部。2、市場營銷部對特殊團(tuán)隊(duì)、散客需要免費(fèi)、優(yōu)惠用餐的,經(jīng)報(bào)營銷總監(jiān)審批同意后送交餐飲部執(zhí)行。3、涉及在餐飲場所進(jìn)行的重大促銷活動或經(jīng)營活動,市場營銷部應(yīng)事先向餐飲部送達(dá)任務(wù)通知單,并就任務(wù)落實(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)、擬寫備忘錄。4、將接到的訂餐、酒會、宴會及其他有關(guān)任務(wù)及時(shí)通知餐飲部。5、市場營銷部負(fù)責(zé)協(xié)助餐飲公司進(jìn)行營業(yè)場所內(nèi)所需的廣告、橫幅、裝飾設(shè)計(jì)及各項(xiàng)餐飲促銷活動宣傳單片的設(shè)計(jì)、制作工作。(三)市場營銷部與財(cái)務(wù)部1、市場營銷部制定各項(xiàng)促銷價(jià)格需及時(shí)通知財(cái)務(wù)部。2、市場營銷部與相關(guān)單位簽定的應(yīng)收帳協(xié)議需符合財(cái)務(wù)部的有關(guān)規(guī)定,應(yīng)收帳協(xié)議文本應(yīng)交財(cái)務(wù)部留存。3、市場營銷部每月收到財(cái)務(wù)部開具的各類長包房及應(yīng)收款帳單時(shí),應(yīng)積極配合做好催款工作。(四)市場營銷部與總經(jīng)理室1、市場營銷部將搜集的賓客意見和重大投訴及時(shí)以書面形式報(bào)告總經(jīng)理閱示,遵照指示妥善處理,并將處理結(jié)果反饋給賓客。2、市場營銷部須于每年的10月份將次年的市場計(jì)劃、重大活動計(jì)劃、市場信息報(bào)告及各類預(yù)算上報(bào)總經(jīng)理室。(五)市場營銷部與工程部1、市場營銷部接到重要團(tuán)隊(duì)或重大接待任務(wù)需臨時(shí)增加設(shè)備、設(shè)施時(shí),應(yīng)至少提前三天將有關(guān)計(jì)劃和要求預(yù)先通知工程部。2、市場營銷部接到租用長包房、租賃或承包酒店經(jīng)營場所等業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)至少提前三天將租用方需用的電器設(shè)備的情況及時(shí)通知工程部,由工程部負(fù)責(zé)對租用區(qū)域內(nèi)的電器容量進(jìn)行測定審核后方可使用。若承租方提出需對租用場所進(jìn)行必要的裝修改造時(shí),市場營銷部應(yīng)與工程部共同研究提出實(shí)施方案,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由工程部落實(shí)實(shí)施。(六)市場營銷部與人力資源部1、根據(jù)本部門工作需要和人力資源部安排,做好員工崗位調(diào)整工作和崗位培訓(xùn)工作。2、根據(jù)工作需要向人力資源部提出用工申請,參與員工面試并做好新進(jìn)員工培訓(xùn)。3、市場營銷部除做好自身各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)外,應(yīng)積極配合人力資源部做好本員工崗位資源培訓(xùn),提高員工的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。4、市場營銷部應(yīng)配合人力資源部做好考勤、業(yè)績考核和工資獎金的評議和發(fā)放工作以及部門員工福利性待遇和醫(yī)療費(fèi)用的審核。5、市場營銷部應(yīng)做好長包房的住宿登記管理,積極配合保安部做好長包房承租人有效證件的查驗(yàn)和安全協(xié)議書的簽訂工作。6、由市場營銷部組織的大型活動應(yīng)事先將活動方案報(bào)人力資源部,請其協(xié)助維持治安秩序和現(xiàn)場安全檢查。二、與各部門溝通協(xié)調(diào)的工作標(biāo)準(zhǔn):1、所有的通知都必須以書面的形式發(fā)出,雙方需簽字認(rèn)可。2、信息的傳遞與反饋必須及時(shí)準(zhǔn)確,最長不可超過24小時(shí),急事急辦。3、注意工作方式,杜絕用強(qiáng)硬、命令的口吻。

篇3:管理處與業(yè)主委員會溝通協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（1）