文件和資料的管理程序

1.目的

對公司文件和資料進(jìn)行規(guī)范化管理、控制,以滿足規(guī)定的要求。

2.適用范圍

2.1本程序適用控制公司物業(yè)管理中如下文件:

A.政府法規(guī)、法律、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件;

B.程序文件;

C.作業(yè)指導(dǎo)書;

D.公開文件;

E.技術(shù)資料。

3.引用文件

3.1質(zhì)量手冊4.5文件和資料的管理。

3.2ISO9002標(biāo)準(zhǔn)4.5文件和資料的管理。

4.職責(zé)

4.1程序文件由ISO9000工作小組負(fù)責(zé)制定,并由相關(guān)授權(quán)人員批準(zhǔn),作業(yè)指導(dǎo)書由各職能部門編制,報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.2ISO9000工作小組負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放修改和控制。

4.3物管部負(fù)責(zé)政府法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件和技術(shù)資料的接收和借閱。

5.程序

5.1文件和資料的編制和存檔

5.1.1程序文件由ISO9000工作小組組織編制,管理者代表審核后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書由各職能部門歸口編制,部門經(jīng)理批準(zhǔn),公司質(zhì)量體系文件原件由ISO9000工作小組存檔保管。

5.1.2國家法律/法規(guī)、專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等外來文件和技術(shù)資料由物管部統(tǒng)一接收存檔。

5.1.3公司文件由各職能部門編制,部門經(jīng)理批準(zhǔn),存檔在各職能部門。凡是以物業(yè)管理公司名義對外發(fā)放的文件,必須填好發(fā)文審批單由總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批并蓋章。

5.1.4物管部負(fù)責(zé)存檔文件和資料分類、編目、登記、上柜。

5.2文件和資料的發(fā)放

5.2.1公開文件由各職能部門發(fā)放,并填制公開文件發(fā)放登記表。

5.2.2ISO9000工作小組負(fù)責(zé)編制《質(zhì)量體系文件清單》和《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放。

5.2.3物管部負(fù)責(zé)編制法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件目錄清單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)至各部門。

5.2.4工程部編制技術(shù)資料目錄清單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)放至各部門,并負(fù)責(zé)借閱管理。

5.3文件和資料的借閱及歸還。

5.3.1各部門需借閱文件和資料時(shí),應(yīng)填用《文件/資料借閱登記表》、經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。

5.3.2歸還借閱資料時(shí),借閱人應(yīng)如數(shù)歸還資料,經(jīng)管理員清點(diǎn)無誤后,在《文件/資料借閱登記表》注銷。

5.4文件和資料的更改。

5.4.1文件需修改時(shí),各相關(guān)部門提出修改申請,說明建議修改內(nèi)容,經(jīng)原審核批準(zhǔn)的人員審核批準(zhǔn),并按照5.2文件和資料的發(fā)放程序予以發(fā)布,同時(shí)收回作廢文件集中銷毀。

5.4.2作廢文件原件加蓋“作廢”章后,由物管部、ISO9000工作小組存放于過期檔案柜。

6.支持文件和質(zhì)量記錄。

6.1外來文件清單

6.2公開文件發(fā)放登記表

6.3質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表

6.4深圳融發(fā)物業(yè)管理有限公司發(fā)文審批單

6.5文件/資料借閱登記

6.6質(zhì)量體系文件清單

6.7文件修改申請表

篇2:企業(yè)經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個(gè)人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經(jīng)營部會(huì)議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。

一、目的

通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動(dòng)的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、管理職責(zé)

3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負(fù)責(zé)對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

3.3經(jīng)營部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級(jí)審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級(jí)審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報(bào)告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營部會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對有效文件進(jìn)行分類整理編號(hào),并就文件名稱、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進(jìn)行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。

五、獎(jiǎng)懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。

5.2經(jīng)營部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。

5.4對于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰,并作為工作考核、評定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.5對于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項(xiàng)目應(yīng)對與安全保證體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制、確保各有關(guān)作業(yè)場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責(zé)

項(xiàng)目副經(jīng)理是文件控制的主要領(lǐng)導(dǎo);

資料員是文件管理的主要部門,負(fù)責(zé)登記、傳閱及分發(fā);

項(xiàng)目安全員是收集文件并匯編的責(zé)任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業(yè)指導(dǎo)書,安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)、施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施組,各項(xiàng)施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標(biāo)識(shí)及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經(jīng)過受控標(biāo)識(shí),在項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標(biāo)識(shí)

凡是文件都需標(biāo)識(shí),加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標(biāo)識(shí)。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標(biāo)識(shí)明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內(nèi)留存。

4文件的批準(zhǔn)

4.1安全標(biāo)準(zhǔn)體系手冊由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,報(bào)公司各部門審批后,由公司副總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)布。

4.2施工組織設(shè)計(jì),由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項(xiàng)目無權(quán)銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關(guān)資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關(guān)部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準(zhǔn)記錄