住宅區檔案資料管理設想

1檔案管理運作環節

1.1資料的收集

1.1.1建立檔案室,采取系統化、科學化、電腦化的先進手段,實施現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經?；取傲惫芾?建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

1.1.2資料的收集堅持系統、完整的原則,根據實體資料和信息資料的內容,從實際需要出發,擴大信息資料的來源,從時間上講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業構成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。

1.2資料分類整理

1.3資料歸檔管理

歸檔就是按照資料自身規律、聯系進行分類保存。根據實際需要,****一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。

檔案的出、入室都有嚴格的規定:出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出,入室時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

檔案的管理環境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質。

1.4檔案的運用

采用先進的檢索軟件,逐步建立電腦網絡系統,充分發揮檔案的貯存和使用價值。

1.4.1外部網:與廣大業戶、主管部門進行聯網,所有管理資料如

住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調用,便于工作監督和檢查。

1.4.2內部網:管理處內部聯網,運用現代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。

2檔案資料的類別

檔案資料大體分為物業管理政策、法規資料,竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。

2.1竣工驗收資料(如下表)

名稱資料內容

工程建筑

產權資料A:規劃圖紙、項目批文、用地批文

B:建筑許可證、投資許可證、開工許可證

C:拆遷安置資料

工程技術資料A竣工圖-總平面圖、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙;

B地質勘察報告;

C工程合同及開工、竣工報告;

D工程預算

E圖紙會審記錄

F工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄);

G隱蔽工程驗收簽證;

H沉降觀察記錄;

I竣工驗收證明書;

K新材料、構配件的鑒定合格證書;

L水、電、采暖、衛生器具、電梯等設備檢驗合格證書;

M砂漿、混凝土試塊試壓報告;

N供水、供暖的試壓報告;

O園林綠化的圖紙和清樣;

P設備清單、安裝調試記錄、使用注意事項說明、質保書和保修單,操作手冊等;

Q有關工程項目的其他重要技術決定和文件

2.2管理檔案資料(含業戶檔案、裝修管理檔案巡視記錄)

名稱資料內容

物業資料小區基本資料、分區資料、環境文化設施資料

住戶資料A:住戶遷入資料

B:住戶人員檔案

C:住戶維修檔案

事務資料A:事務值班表B:事務交接記錄表

C:業戶搬出(入)物品登記表D:日常事務巡視記錄

E:業戶回訪登記表

合格分承包方資料A:維修申請表(附圖紙)B:維修工程隊安全責任書

C:臨時施工人員登記表D:施工單位營業執照

2.3投訴與回訪及其他管理服務

名稱資料內容

維修資料A:維修申報表B:維修服務派工單

C:維修回訪記錄表D:公共設施維修記錄

治安交通

管理資料A:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

B:查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶

C:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄

D:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協議

設備管理

資料A:公用

設施保養維修記錄

B:各項機電設備保養維修運行記錄

C:設備分承包方維修保養記錄

D:設備檢查記錄

社區文化

資料A:活動計劃實施方案、總結記錄

B:文化活動圖片及錄像記錄

C:傳媒報導

員工管理

資料A:員工個人資料、聘用表B:員工業績考核及獎懲記錄

C:員工培訓計劃及實施記錄D:員工培訓考核記錄

E:員工外出考評及參加演練記錄F:員工住房及內務管理記錄

業戶反饋

資料A:服務質量回訪記錄表B:業戶意

見調查、統計記錄

C:業戶投訴及處理記錄表

行政文件

資料A:管理處主管值班及督察記錄

B:政府部門文件

C:物業公司及主管領導部門文件

D:管理處規章制度、通知、通報等文件

E:管理處榮譽一覽表

F:管理處接待來訪參觀記錄表

業主委員會

資料A:籌備成立文件B:成立后運行文件

篇2:住宅售前售后服務工程技術檔案資料管理規范

住宅項目售前售后服務及工程技術檔案資料管理

一、售前服務

公司派出專人積極協調、全力配合建設單位辦理開工之前和各種手續。

積極配合建設單位做好現場的基地工作,為開工做好準備。

積極與當地所管轄的派出所、辦事處、交警取得聯系,搞好周邊關系。

二、售后服務

自工程竣工后驗收交付使用開始,樹立"用戶是上帝"用戶至上的思想意識,嚴格按國家規定的保修期限,進行周到的服務。

在保修期間內,每年定期對用戶不少于二次回訪,了解房屋的使用情況,解決用戶提出的各種問題,為用戶排憂解難。

保修期后,在公司建立用戶熱線,及時熱情解答用戶咨詢和解決用戶困難,隨叫隨到,維修時僅收取材料成本費。

三、工程技術檔案資料管理

認真貫徹執行國家和省計委、檔案局及省建委關于工程檔案資料管理的通知、規定,對工程從開工到竣工全過程,必須按檔案資料的具體內容,填寫程序,紙張規格等,做到規范化和標準化。

公司主管生產的經理和總工程師負責領導和督促公司有關部門和項目經理認真履行各自的職責,定期進行檢查、督促,確保檔案資料的完整、準確。

工程施工的技術資料、土建和安裝均應同建設單位、設計院、質檢站、建材生產廠家等密切配合,使各類資料能及時、準確、完整的按規定完善歸檔。

項目技術負責人指導內業技術人員做好工程施工各類資料的辦理、收集、整理、匯編等工作,并按歸檔資料的規定,必須字跡清晰,圖樣清晰。施工中的隱蔽、技術核定、材料代換、通知等應及時辦理并簽字。分部分項工程和單位工程質量檢查評定,由專職質安員逐項檢查填表后,經工程人簽字。做到工程竣工驗收和竣工資料驗收同步進行,并按康南市檔案管理的規定整理立卷,交有關部門審核簽字。分部分項工程和單位工程質量檢查評定,由專職質安員逐項檢查填表后,經工程人簽字。做到工程竣工驗收和竣工資料驗收同步進行,并按康南市檔案管理的規定整理立卷,交有關部門審核。

附:本工程科技檔案一覽表

科技檔案一覽表

土建施工文件資料:

序號文件名稱責任人

1施工合同書公司法人

2開工報告項目經理

3技術交底、圖紙會審紀要內業技術員

4施工組織設計或施工方案項目技術負責人

5設計變更通知單、核定單內業技術員

6原材料出廠質量證明書材料員

7原材料試驗報告試驗員

8施工定位測量記錄測量員

9基礎及主體工程隱蔽記錄施工員

10分部分項單位工程質量評定表及質量事故處理報告質量安全員

11交工驗收證明書內業技術員

12施工總結、技術總結項目技術負責人

13竣工報告(含停、復工報告)項目經理

14施工日志、大事記施工員

竣工圖

序號文件名稱責任人

1土建建施竣工圖土建內業技術員

2土建結施竣工圖土建內業技術員

篇3:房地產檔案資料管理系統規范

某某房地產檔案資料管理系統

一、總則

第一條為了完整、系統地保存本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案,提高歸檔文件材料的質量,以適用公司領導決策科學化和公司各項工作的需要,為公司積累門類齊全、結構合理的檔案史料,特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負責與歸口管理

第二條本公司的檔案管理為"兩級分工管理制"即公司為"一級管理"由綜合部部負責;各職能部門為"二級管理",由各部門自行負責。

第三條鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大,因此必須分工歸口管理,具體分工管理如下:

1、公司一級管理歸檔范圍:

(1)部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規劃。

(2)部門(含部門)以上的各種總結、報告。

(3)部門(含部門)以上的各種重要通知、通報。

(4)部門(含部門)以上的各種文件、紀要、大事記。

(5)各種協議書、合同書。

(6)各種工程圖紙底圖。

(7)各種設備檔案及說明書。

(8)各類工程檢測、鑒定報告。

(9)公司財務部、公司年初財務預算報告及年終財務報告。(10)公司各種審計報告、資產評估報告。

(11)公司各種管理規章制度。

(12)公司各種注冊、登記證件、政府批文。

(13)公司各種法律、公證文件。

(14)公司各部門經理人事檔案(其余員工的人事檔案由人事主任保管)。

(15)有董事會成員總經理參加的重大奠基、慶典、新聞發布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片。

(16)公司發展大事記。

(17)公司總經理親自起草或修改的重要文稿。

(18)公司通訊。

2、部門二級檔案管理歸檔范圍:

(1)公司、部門及職員的各種計劃、方案、規劃。

(2)公司、部門及職員的各種總結、報告。

(3)公司、部門及職員的各種重要通知、通報。

(4)公司、部門及職員的各種文件、紀要、大事記。

(5)公司的各種管理制度。

(6)其它各種職能業務性文件資料等。

三、公司檔案分類表類別細目名稱經營決策經營管理類計劃工作統計工作公司管理財務管理物資管理編號

基本范圍公司規劃,重大經營戰略性決策,公司發展規劃,方案目標管理等。公司中長期計劃,年(季)度計劃,各項專業發展計劃,全面計劃管理工作。各種統計報表,公司綜合性統計分析工作等。公司行政管理、各種管理制度。資金管理,價格管理,會計管理,資金流通管理。物資供應,倉庫管理,廢舊物資回收與修舊利廢等。市場分析,客戶調查,樓宇銷售,廣告宣傳,售后服務工作等。公司綜合性行政事務工作,司務會議,總經理辦公室工作,文秘工作,機要保密工作等。消防,保衛等。合同管理,涉外法律事務等。行政管理樓宇租賃、售租、行政事務安全保衛法律事務

類審計工作人事管理勞動管理培訓工作檔案和信息管理醫療衛生后勤福利外事工作生產調度質量管理、各專項審計工作活動等。干部管理,工人招聘、錄用、調配工作等。勞動定額、定員,勞動調配,勞動工資,勞動保護等。職工在職培訓,管理干部開發等。公司檔案工作,各類數據管理,電子計算機系統,情報工作,圖書資料工作等。

員工防病治病,計劃生育工作等。員工生活福利,宿舍等。公司涉外活動等。生產組織、調度指揮工作等。公司質量管理,樓宇質量檢測和質量控制工作等。能源消耗定額管理,功能降耗工作等。安全生產,工傷事故處理,職工安全教育等。新工程開發,技術成果管理,技術引進,技術創新和采用新技術,合理化建議等。環境保護檢測與控制,污染治理等。

各種計量檢測工作。公司標準化管理工作,各種標準檔案

。同一工程項目內,包含工程的勘探測繪圖、總體規劃圖、各類設計圖、施工圖、水電圖、竣工驗收和工程創優的全過程。同一設備儀器類,含設備購