物業公司供方評價選擇控制程序
物業公司供方評價和選擇控制程序
1.0目的
通過對提供產品或服務的供方的評價與選擇,確保選擇合格的供方來保證公司的服務質量。
2.0范圍
為企業提供材料、物品和服務的供方的評價、選擇和控制(物業管理委托方除外)。
3.0職責
3.1公司各單位負責權限內供方的選擇,并對其進行定期的評價,確保合格。
3.2公司部門對相關專業供方的選定和評價結果須經公司主管領導批準。
3.3管理處對供方的的選定和評價結果須經管理處主任批準。
4.0程序
4.1選擇供方
4.1.1公司對影響服務質量且符合以下條件的供方必須在評價后,方可由其為公司或顧客提供物品或服務。
4.1.2供方作為正式的法人,條件符合以下條件之一的,應參加我司的選擇評價和復評:
1)提供物品/服務覆蓋我司管理范圍的30%以上;
2)提供物品/服務的金額超過2000元/年;
3)提供物品/服務的次數在10次以上/年。
4.1.3根據供方提供物品/服務對質量的影響程度,應從以下幾個方面有選擇的進行評價:
1)營業執照、資質證書、經營許可證的具備條件;
2)了解社會及其它客戶對其能力的評價及后續服務的反映;
3)內部管理情況(同等條件下優先選擇ISO9001認證的供方);
4)現場調查、考察記錄;
5)必要時考慮物品、服務試用結構;
6)價格因素;
7)特殊要求,如政府指定企業、重要設備部件的型式試驗報告等;
8)其他要求。
4.1.4選擇供方的主管部門按上述條款內容對供方進行評價,必要時相關單位也應參與評價。
評價意見及合格與否的結果應填寫在《供方評價表》中經主管領導批準后,方可成為合格供方,并登記在《合格供方名單》,合格供方應在三家以上供應商中擇優而定。
4.2供方行為的監督
4.2.1有關部門根據主管領導批準合格供方,擬定與供方合作的合同、協議、訂單,經主管領導審核后,確定有關正式文本。
4.2.2執行部門根據已簽署的相關文件要求供方具體實施。
4.2.3在供方為公司提供物品/服務時,相關部門應根據相關文件和標準的要求對其進行檢查,填寫相關記錄,并保存供方相關的重要質量記錄。
4.2.4如發現問題,執行部門應在2日內會同相關部門和供方查明原因,并在5日內通知供方,要求其限期整改;相關部門還應對整改情況進行跟蹤驗證,整改合格可繼續使用,否則可依據合同、文件等要求解除其合格供方資格。
4.3合格供方的評審
4.3.1對供方的評審按合同簽定的執行,對沒有規定評審周期的供方進行評審的頻次不得低于1次/年。
4.3.2評審的對象為《合格供方名單》中的供方,對社會信譽好的大企業在條件允許的情況下積極要求對方配合評審。
4.3.3相關部門應根據以下原則對供方進行評審,并填寫《合格供方年度評審記錄》。
4.3.4評審內容是供方當年提供物品/服務的實際狀況,包括供給的質量、品牌、及時性、價格、后續服務、環境影響等方面的評審。
4.3.5評審依據是對其進行的檢查記錄及整改記錄、供方合同及合同執行情況等資料。
4.3.6評審標準
1)對物品及服務質量的評審:依據物品驗證方法及標準對所供物品進行驗證。根據驗證結果的統計,來確定對方是否保持合格供應商的資格。如不合格物品累計超過抽查數量10%,公司將考慮重新選定新的合格供方。對服務質量的評審根據各管理處反饋意見進行,并確定供方是否合格。
2)對物品品牌的評審:品牌應和公司所確定的此項物品的合格品牌相符,不應為假冒偽劣之物(如沒有訂購品牌,則供貨的質量應滿足品牌質量,價格大致相當)。如一年內有三次(含三次)以上違反,則將考慮重新選定合格供方。
3)物品/服務及時性的評審:供方應遵照合同等要求及時到位提供物品/服務,不超過2日。緊急采購時,不得超過3小時。無特殊情況(此種情況由公司掌握),延期交付超過三次(含三次),公司應考慮重新選定合格供方。
4)價格方面的評審:供方所提供的物品/服務價格應合理,單種物品/服務價格根據當天各供
方供貨的平均價格上浮不超過5%。如上浮超過5%(市場調查除外),公司應拒絕驗貨,此類事情如發生三次(含三次)以上,公司應考慮重新選定合格供方。
5)后續服務的評審:后續服務應按照雙方的協議或合同規定的執行,并在不能達到我方標
準或要求的條件下,應在我方規定的時間內完成相關整改工作,直到驗收合格。對一年內后續服務出現3次以上的不合格,應給予供方警告通知。
6)在評審時,應考慮環保方面的要求。在有新的環保產品推出時,在價格及質量允許的情況下,建議采用環保產品或綠色產品。
4.3.7對未達到評審要求的供方可取消其合格供方資格。
5.0相關文件與記錄
QR-7.4.2-01《供方評價表》
QR-7.4.2-02《合格供方年度評審記錄》
篇2:物業:供方評價和選擇控制程序
物業程序文件:供方評價和選擇控制程序
1.0目的
通過對提供產品或服務的供方的評價與選擇,確保選擇合格的供方來保證公司的服務質量。
2.0范圍
為企業提供材料、物品和服務的供方的評價、選擇和控制(物業管理委托方除外)。
3.0職責
3.1公司各單位負責權限內供方的選擇,并對其進行定期的評價,確保合格。
3.2公司部門對相關專業供方的選定和評價結果須經公司主管領導批準。
3.3管理處對供方的的選定和評價結果須經管理處經理批準。
4.0程序
4.1選擇供方
4.1.1公司對影響服務質量且符合以下條件的供方必須在評價后,方可由其為公司或顧客提供物品或服務。
4.1.2供方作為正式的法人,條件符合以下條件之一的,應參加我司的選擇評價和復評:
1)提供物品/服務覆蓋我公司管理范圍的30%以上;
2)提供物品/服務的金額超過2000元/年;
3)提供物品/服務的次數在10次以上/年。
4.1.3根據供方提供物品/服務對質量的影響程度,應從以下幾個方面有選擇的進行評價:
1)營業執照、資質證書、經營許可證的具備條件;
2)了解社會及其它客戶對其能力的評價及后續服務的反映;
3)內部管理情況(同等條件下優先選擇ISO9000認證的供方);
4)現場調查、考察記錄;
5)必要時考慮物品、服務試用結構;
6)價格因素;
7)特殊要求,如政府指定企業、重要設備部件的型式試驗報告等;
8)其他要求。
4.1.4選擇供方的主管部門按上述條款內容對供方進行評價,必要時相關單位也應參與評價。評價意見及合格與否的結果應填寫在《供方評價表》中經主管領導批準后,方可成為合格供方,并登記在《合格供方名單》,合格供方應在三家以上供應商中擇優而定。
4.2供方行為的監督
4.2.1有關部門根據主管領導批準合格供方,擬定與供方合作的合同、協議、訂單,經主管領導審核后,確定有關正式文本。
4.2.2執行部門根據已簽署的相關文件要求供方具體實施。
4.2.3在供方為公司提供物品/服務時,相關部門應根據相關文件和標準的要求對其進行檢查,填寫相關記錄,并保存供方相關的重要質量記錄。
4.2.4如發現問題,執行部門應在2日內會同相關部門和供方查明原因,并在5日內通知供方,要求其限期整改;相關部門還應對整改情況進行跟蹤驗證,整改合格可繼續使用,否則可依據合同、文件等要求解除其合格供方資格。
4.3合格供方的評審
4.3.1對供方的評審按合同簽定的執行,對沒有規定評審周期的供方進行評審的頻次不得低于1次/年。
4.3.2評審的對象為《合格供方名單》中的供方,對社會信譽好的大企業在條件允許的情況下積極要求對方配合評審。
4.3.3相關部門應根據以下原則對供方進行評審,并填寫《合格供方年度評審記錄》。
4.3.4評審內容是供方當年提供物品/服務的實際狀況,包括供給的質量、品牌、及時性、價格、后續服務、環境影響等方面的評審。
4.3.5評審依據是對其進行的檢查記錄及整改記錄、供方合同及合同執行情況等資料。
4.3.6評審標準
1)對物品及服務質量的評審:依據物品驗證方法及標準對所供物品進行驗證。根據驗證結果的統計,來確定對方是否保持合格供應商的資格。如不合格物品累計超過抽查數量10%,公司將考慮重新選定新的合格供方。對服務質量的評審根據各管理處反饋意見進行,并確定供方是否合格。
2)對物品品牌的評審:品牌應和公司所確定的此項物品的合格品牌相符,不應為假冒偽劣之物(如沒有訂購品牌,則供貨的質量應滿足品牌質量,價格大致相當)。如一年內有三次(含三次)以上違反,則將考慮重新選定合格供方。
3)物品/服務及時性的評審:供方應遵照合同等要求及時到位提供物品/服務,不超過2日。緊急采購時,不得超過3小時。無特殊情況(此種情況由公司掌握),延期交付超過三次(含三次),公司應考慮重新選定合格供方。
4)價格方面的評審:供方所提供的物品/服務價格應合理,單種物品/服務價格根據當天各供方供貨的平均價格上浮不超過5%。如上浮超過5%(市場調查除外),公司應拒絕驗貨,此類事情如發生三次(含三次)以上,公司應考慮重新選定合格供方。
5)后續服務的評審:后續服務應按照雙方的協議或合同規定的執行,并在不能達到我方標準或要求的條件下,應在我方規定的時間內完成相關整改工作,直到驗收合格。對一年內后續服務出現3次以上的不合格,應給予供方警告通知。
6)在評審時,應考慮環保方面的要求。在有新的環保產品推出時,在價格及質量允許的情況下,建議采用環保產品或綠色產品。
4.3.7對未達到評審要求的供方可取消其合格供方資格。
5.0相關文件與記錄
5.1《供方評價表》
5.2《合格供方年度評審記錄》