某酒店行政部運作規范

概述:行政部是總經理對酒店進行經營管理的行政部門;行政部的職能主要是服務職能,體現在兩個方面:一是行政職能。既完成總經理交辦的工作;二是參謀職能,即為總經理了解情況或作出決策提供信息等。

行政部的下屬部門有:動力工程維修部(簡稱"工程部")、保安部、行政辦公室、行政部將對這三個部門負有行政管理、工作督導、指導要求的權利,行政部自身的運行規律和管理要求,對于酒店正常良性的經營管理,具有積極意義。

行政部的作用與特點

行政部是總經理的辦事機構,以及對行政部、工程部、保安部日常工作督導,工作的特點是為酒店的經營管理提供服務,并使行政工作各部門的工作達到酒店的統一管理和經營的標準。

一、行政部的地位與作用。

1、行政部在經營管理中,處于一種協調地位,工作中與總經理、酒店各部門及社會有關部門的關系上得到反映。

A、協調酒店內外的關系:對內是整個酒店,對外則是包括客源市場及有關行業管理部門在內的整個社會,除了需要對酒店各部門發揮各自職能以外,還需提供調查,研究、協調等內容的服務。

B、協調酒店內部各部門的關系:酒店各部門之間的協調,各部門與總經理之間的聯系等,行政部在適當的時候,向有關部門下達總經理的管理指示,并檢查落實執情況。了解和掌握各方面的情況。

C、協調與酒店外部有關部門的關系:酒店與社會有關部門的關系,主要表現在接受社會有關部門的行業管理。如營業執照的申辦和年檢、治安、消防食品衛生、安全生產等許可證的辦理。又如接待上述部門來酒店對具體業務的檢查和指導。

2.行政部在酒店經營管理中的作用。行政部圍繞總經理對酒店的經營和管理。主要有以下四個方面的作用。

A、參謀、助手作用。是指行政部為酒店高層管理人員服務的范疇。

B、統籌、協調作用。是指行政部對酒店各部門的統籌的協調作用。

C、樞鈕溝通作用。對上級主管部門或行業管理部門進行聯系,酒店與社會聯系。酒店內部聯系,一般由行政部完成。

D、檢查督導作用。有檢查、有督促、才能落實總經理作出的決策。對于重要工作,行政部將檢查,督促后的情況上報總經理。

二、行政部運行的特點:

1.為總經理經營管理決策和酒店運作提供服務。

總經理經營管理決策,依據一定的客觀條件,在一定的思考和判斷基礎上的,對與經營有關的情況把握,需做調查研究,信息收集,思考及判斷等大量的工作。決策實施工作。行政部始終提供各種服務。

2.行政部的工作特點

A、從屬性,包括兩個方面的內容:一是按照或體現總經理的意圖、總經理的指示,做好各項工作。二是具體工作人員所做的工作都代表著總經理。

B、綜合性。體現在三個方面,一是:內容具有綜合性。二是:手段具有綜合性。三是:工作對象是具有綜合性。

C、事務性。行政部工作可分為兩個部分,一是政務服務。二是事務服務。

行政部的工作內容

一、公文制作。

公文包括傳達信息、交流思想、反映動態等現代科學管理的文字栽體。公文制作,主要負責起草酒店各種總結、報告、備忘錄、計劃、信函等。此外也包含對起草后的公文進行打印、分發等具體制作過程。

二、文書檔案。

酒店所有的經營管理方面的文件收發、立卷、歸案、保管都為行政部專人負責。

三、公務工作。

做好會議的準備、組織和服務工作也是行政部的日常工作。

四、信訪接待。

行政部做好酒店內外來信來訪的接待工作。重要的來信、來訪,也可安排總經理接待。

五、調查研究。

調查研究的目的,是把飯店經營管理需要解決的問題及相應的材料挖掘出來,為總經理經營管理提供的必要材料。

六、行政事務。

行政部承擔酒店經營管理過程中的行政事務以及確保工程、保安,等部門更好、更快的為營業部門的經營管理服務;

七、總經理交辦的其他工作。

行政部的日常管理

行政部的日常管理包括組織、人員、業務、物品等四個方面內容。

一、組織管理

指行政部經理組織管理。包括制定各項規章制度,通過這種規章制度,規范行為,協調業務。

二、人員管理

酒店管理,首先是人員的管理。

三、業務管理

業務管理:一是按照程序做好各項工作。二是所做工作不能偏離為總經理決策和進行經營管理服務這個前提。

四、物品管理

主要為辦公用品的管理。

篇2:酒店行政部運作程序工作流程

酒店行政部運作程序及工作流程

程序化和規范化及科學管理的要求,行政部操作程序和工作流程主要包括:制作、檔案、會議記錄、調研報告、信訪接待。

"備忘錄"制作程序

酒店內部文件一律采用"備忘錄"格式(對外的聯絡或報告以其他規定格式);具體程序:交擬、擬議、撰議、審核、用印和封發。

一、交擬.

由總經理交擬撰寫"備忘錄"。撰稿人接受任務時,對撰稿中有關的問題和文項,應主動詢問領導,明確指示。

二、擬議

擬議包括事先擬定撰稿提綱,收集有關情況,事例,數據等素材,有時還需要調查、咨詢、開會、討論,最后形成撰擬提綱。

三、撰擬

"備忘錄"稿完成后,應附上"備忘錄"初稿,填寫其中的"部門"、"致""報""事由""時間""編號"。然后送上級審核。

四、簽發

以酒店名義的"備忘錄"文稿,行政部經理簽批后下發。部門撰擬的:部門對部門的"備忘錄"帶指令性的"備忘錄"由指令部門經理簽批。部門對本部門內的"備忘錄"由部門經理簽批

五、用印與封發

酒店印章用于對酒店上級主管部門的行文;酒店內部只用于總經理和行政部下發的文件,發文用印,應以總經理簽發時簽字為依據;總經理,經理印章可在相應的"備忘錄"中使用。

會務組織工作程序

會議要經過:會議預案、材料準備、開會通知、會間、會后工作的程序。

一、會議預案

會議前制定會議預案包括:

會名→議題→會期→出席人員→議程→會場布置

二、材料準備

會議涉及的材料要完整的收集。

三、會議通知

會議通知要具備:時間、地點、議題、出席人員。

四、會前檢查

會議之前做充分檢查。

五、會間服務

會議期間,主要服務工作有:發放會議有關材料,會間安排茶水等。

六、會后工作

A、會議決定。編寫會議紀要或簡報,上報或下發。

B、向未到會議的同事傳達會議概況和決定。

C、會議文件立卷歸案。

D、對會議形成的決議,還要協調有關部門落實,并將執行情況報總經理。

文書檔案工作程序

對文件的管理,歸檔的工作程序。

將處理完畢后的公文材料隨時按類目上的條款歸入卷宗,進行有條理的管理。做好系統排列并按次序編上代號,平時還包括收集文件,檢查文件,確定歸卷類目等。

正式立卷與歸檔有六個步驟:

A、檢查、調整歸檔卷宗。

B、排列好卷內公文的順序。

B、編寫案卷標題。

C、填寫卷內目錄和備錄表。

D、填寫案卷封皮和裝訂。

E、案卷歸檔。