門業制造公司公文處理規程

第一條公文處理原則

(一)、公文是企業在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書。公文處理工作應按照國務院2000年發布的《國家行政機關公文處理辦法》執行。

(二)、公司管理公文處理工作的職能部門是行政部,并負責具體指導公司各部門的公文處理工作。

(三)、所有進出公司的正式公文由行政部統一負責傳遞、收發、登記、分辦、核稿、付印、分發、立卷、歸檔和銷毀。

第二條公文辦理程序

公文辦理程序分為收文辦理和發文辦理。

收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。

發文處理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

(一)傳遞與簽收

1、凡屬郵局送來的各類信函、公文、資料等由接待室值班員進行清點,辦理收進手續。同時負責公休日時的各類外來文件資料的收進工作,但值班員應于周一上班時及時與行政部收件員做好有關交接工作。

2、收件員應對掛號信件及重要文件資料逐一登記;有急件,應通知有關人員立即前來領取。

3、公司各部室、屬下各企業報送公司領導審批、審閱的各類文件,由行政部統一收發登記后,由行政部經理負責簽署分辦意見和分發。

(二)拆封登記與編號

1、行政部收件員對公文應隨到隨登記,同時分清閱件與辦件。凡有明確指明部門的一般性閱件(含傳真件)直接分發給各部室;辦件和重要閱件應分別加蓋收文專用印章,編收文流水號,并逐件登記或錄入計算機,然后由行政部經理簽署分辦意見。

辦件指公司給公司各部室的指示,請示或需要辦理的公文,辦件必須有回復件;

重要閱件指行業主管部門或外單位發布的與企業有密切關系的正式公文。

2、凡各部室直接收到的公文,拆封后應將其中的辦件、重要閱件先交至行政部統一登錄編號,加蓋收文印章后再按程序辦理。未經編號和加蓋收文印章的公文,不得直接辦理或呈批。

3、除公司領導直接交辦的事項外,公司各部室和屬下各企業不得直接將文件送至公司領導個人或向公司領導個人報送"簽呈"、"請示"和"報告"。

4、凡不符合行文規則或制作不規范的公文,經行政部審定后,向來文單位說明原因并退回來文單位。

(三)、分辦

1、凡屬重要閱件由行政部登錄并粘貼文件傳閱/閱辦單,提出處理意見,報送公司領導閱批,并根據公司領導意見分送相關部室、人員閱辦,最后呈行政部經理閱知,公司總經理審閱或審批。

2、凡屬辦件由行政部按業務分工登錄后提出分發意見,文件辦理情況應及時登記或輸入計算機,以便催辦、查辦。

3、行政部應根據來文情況加蓋"此件僅一份"、"用后請歸檔"印記的公文,各部室要妥善保管,并按規定及時歸檔。

(四)、批辦、承辦、催辦

1、凡需要辦理的辦件(主要以簽呈形式呈報),先由行政部及時提出擬辦意見送領導批辦,或轉送有關部門辦理。緊急公文,應當提出辦理時限。

2、主辦部室在承辦公文中,涉及其他部室分管的業務,應主動向相關部室或來文單位了解情況,征求意見或協商、會稿。應當十分注意公司對外發文內容的銜接、協調,避免出現相互矛盾的文件。

4、對公文的答復,一般由主辦部室以書面形式草擬回復意見。如口頭答復也應有文字記錄。原則上不得把內部使用的文件閱辦單及公司領導、有關人員簽署的意見原原本本轉給來文單位。

5、有關部室應當抓緊辦理公文,不得延誤、推諉。從收到公文之日起計算辦文時間。特急件隨到隨辦,當天辦結;一般性公文在一周內辦結;重要的規劃性、涉及各部室協調和法規性的公文視情況適當寬限。

(五)擬稿、審核、簽發

1、擬稿。由主辦部室負責,要求通過計算機草擬公文,并應按規定填寫公文處理單,明確主送、抄送單位和印制份數。

2、審核:主辦部室擬草的公文,應經本部室的負責人審核,負責審核文稿的負責人應在審核文稿后簽署意見、姓名和審核日期。

3、簽發

(1)凡公司內部的公文,屬公司各部室下發的,由各部室送行政部按收文規程受理后報有權審批人簽發,各部門上報的公文應有本部門負責人簽發意見。

(2)凡公司向行業主管部門或對外的重要行文應報行政部經理審核并經分管領導或總經理簽發。

(3)簽發的公文,如有會簽的,會簽人有不同意見的應當明確簽署意見,并寫上姓名和簽署時間。如只簽名的,視為同意。

(4)公文經簽發后,付印前,如確需要作修改,應將修改后的文稿及修改理由重新報送負責簽發該文件的領導批準。

(六)核稿、編號

1、經領導簽發的文稿先送至行政部,由行政部負責核查文稿的審批和簽發手續是否完備,發送單位是否準確,主、附件是否一致等,如有不符合要求的文稿,應退回主辦部室,補辦有關手續。

2、符合要求的文稿由行政部根據領導簽署的意見或文稿的內容,確定其公文文種、主題詞,并核查擬定的標題、主送、抄送機關、密級、急緩程度、發文機關、成文時間等格式是否符合規定。符合規定要求的,按規定印發。

(六)印制、用印、分發、傳遞

1、印制

凡非批量的公文一律由行政部負責印制。大批量需外送印刷的,由主辦部室負責監印和外送印制。

2、分發

(1)印成的公文如系向公司各部室、屬下各企業內部發放的,由行政部按送印前制定的發文表分發。

(2)印成的公文如系向公司外部單位發放的,由行政部通知主辦部室,由主辦部室辦理領用手續后自行分發。

(3)行政部應及時將發文情況登記或登錄計算機,提供查詢、統計和歸檔。

(七)立卷、歸檔和銷毀

1、公文辦結后,行政部應當根據公司的檔案管理規定及時將公文底稿、正本和有關材料一同歸檔。

2、公文歸檔,應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映公司的主要工作情況,以便于保管和利用。

3、聯合辦理的公文,原件由主辦單位立卷,其他單位保存復制件。

4、公文復制件作為正式文件使用時,應當加蓋復制機關證明章,視同正式文件妥善保管。

5、凡歸檔的案卷,應當確定保管期限。

6、沒有歸檔和存查價值的公文,經過鑒定和主管領導批準,可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應當進行登記,由二人監銷,保證不丟失

、不漏銷。

附相關表單:

1.收、發文登記本;

2.文件傳閱單;

3.文件催單;

4.公文處理單;

5.檔案收件單。

篇2:某工程監理公司機關公文處理辦法

工程監理公司機關公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成:

(一)發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦機關應當排列在前;

(二)秘密公文應當分別標以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機密”,公文應當標明份數、序號,緊急公文應分別標明份數序號;還應分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發文字號,包括機關代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號;

(四)公文標題,應當準確簡要地概括公文的主要內容,并準確標明公文文種。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號;轉發文件時,在原文件標題前加轉發字樣;連續轉發可沿用原轉發標題,在正文中說明行文機關轉發過程;

(五)主送單位應用全稱或規范簡稱;

(六)公文如有附件,應當在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉發、印發、批轉件不作為附件處理;

(七)公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯合發文時,聯合發文機關應按順序加蓋印章;

(八)成文時間以領導人簽發的日期為準:聯合下文,以最后簽發機關領導人的簽發日期為準;

(九)上報的公文,應當按照上級機關的公文主題詞表標注主題詞。上報其他部門和下發的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標注。主題詞標注在抄送欄上左側,詞目之前要有適當的詞目間隔;

第二條公文用紙一般采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側裝訂,右下緣對齊;

第二章行文規則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機關各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機關行文;

第五條請示應逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應抄報越過的上級機關。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機關有權退回;

第六條“請示”應一文一事,只報一個主送機關,如需同時送其他機關,應用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機關。對一文數事的請示公文,收文機關有權退回重辦。除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導個人;

第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文,收文機關只按報告處理,不予答復;

第八條上行的公文必須按規定的份數報送。份數不足的,收文機關可要求發文機關補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報總公司的公文,屬于營運管理處職責范圍的(包括收費、養護、路政、稽查、中控等),直接報營運管理處,由營運管理處負責處理。需總公司領導批示的,由總公司辦公室送領導批閱。涉及財務方面的,要抄送總公司財務處。屬于總公司機關其他各處室職責范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀檢及行政事務等),主送有關處室的,直接送各有關處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領導批示或有關處室辦理;

第十條聯合上報的公文,主辦機關應當主動與有關部門協商一致,并交有關部門會簽;如有關方面意見不一致,應當在會簽欄如實反映;

第十一條減少重復行文。對需貫徹執行的上級行政機關公文,凡上級文件已有明確規定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復印件上加蓋復制單位或部門印章后下發。凡能面對面協商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應當不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文。有關領導和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報,按其內容分別送有關領導和業務部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領導按領導人分工或各部室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領導閱示。對需要多個部室承辦的公文,應明確一個部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。經領導現場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發送有關部門處理;

(六)承辦。有關業務部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按規定時限辦結,一般公文在15日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在2日內退回公司辦公室并說明理由;

下級機關請示上級機關或主管部門的公文,上級機關或主管部門應認真負責地研究,及時處理和答復。問題重大或協調處理復雜,不能按時辦結的,應主動將辦理情況告知呈報機關;

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室領導或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導同志要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領導或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報;

第十四條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭

指示,由辦公室或有關部室工作人員負責撰擬。

草擬公文應做到:

1.符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定;

2.情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅簡短;

3.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日;

4.結構層次序數,第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國家法定計量單位;

6.用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱;

(二)審核。擬文部室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發,各部門不得越級直送。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發。文頭為“安徽省高等級公路工程監理有限公司文件”的,由公司領導按工作分工簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,領導人一般不要接收和簽發未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦。繕印應按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改印公文內容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(八)分發。繕印好的公文由辦公室統一裝訂、分發、封裝。

(九)傳遞。報送總公司機關的文件,應送總公司公文交換站交換。對于急件、機要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準確、安全、保密。

第十五條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項目結束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水。嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水。不得在文稿左側裝訂線外簽批或修改。

第十八條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經公司領導或辦公室負責人批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。

篇3:A房地產公司公文處理制度

E房地產開發公司公文處理制度

1.0公司文件處理工作,有其自身的規律和程序,關鍵在于跟蹤文件的行程,監督和發揮文件本身應有的功能,起到完成行政管理的作用。

2.0公司文件處理必須經過下列程序:

2.1收文收文是指公文的收進,登記與傳閱。

2.1.1文件入門,無論是郵寄件還是送達件,都必須專人仔細清點,接收。

2.1.2對于專人遞送的機要、掛號及各種函件,要注意把住外查、驗戶、清點三關。

2.1.2.1外查,即對機要件、函件的信封信套進行外部檢查,查看與發文薄或回執單是否相符。

2.1.2.2驗戶,即核對收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。

2.1.2.3清點,即對投遞清單上的件數與實收件數是否一致。簽收時,一般都須注明收件的日期,分清責任。

2.2擬辦擬辦是指對來文進行閱讀后提出初步處理意見,由辦公室經理負責。

2.2.1收文登記后,要立即閱讀,弄清文件的性質、內容、密級、閱讀對象、來文份數和具體要求,并且考慮公司領導的分工,各部門的職能和其他實際情況,簡明扼要地擬出初步處理意見,簽署在文件處理單的擬辦意見欄內。

2.2.2擬辦意見應明確批閱對象、部門和閱讀范圍等。

2.2.3送閱(批)后的文件,應注意急件先處理。對特急的送批件,可提出處理時限,需送外單位的,應在信封上注明“急件”字樣,限時送達或通知來取。

2.3批辦批辦是指按照職權范圍與分工有權處理與文件相關事項的領導,在閱讀文件和擬辦意見后,對處理文件、辦理文件相關事項提出意見。

屬辦公室受理范圍的文件,可由辦公室主任批辦。批辦意見須明確、具體,要指明承辦的部門,辦法和承辦的期限。需由幾個部門共同完成的,須明確牽頭或為主者。對已有擬辦意見的呈批件,要批明是否同意擬辦意見,有何補充或修正意見。

2.4承辦承辦是指根據擬辦和批辦意見,具體辦理文件涉及的工作事項。

2.4.1承辦有兩種情況:

2.4.1.1閱知文件精神后,即行貫徹執行。

2.4.1.2須具文回復來文,或者形成文件以及指導具體工作,在接受承辦任務后,應迅速根據批辦意見,考慮執行的方案和計劃(方案和計劃需經領導批準同意的,要待批復后再辦)。

2.4.1.3凡屬幾個部門聯合承辦的事項,由牽頭部門主動做好協商工作,爭取協辦部門的積極配合,對于一段時間內的多項批辦的事項,要注意優先處理緊要文件及工作事項。

2.5傳閱傳閱是指組織有關人員閱讀一些不由他們承辦的文件,也包括閱讀單份或份數有限的文件。

2.5.1傳閱一般采用輪輻式的方式,即依次傳閱,不應“橫傳”。

2.5.2傳閱文件須建立嚴格的制度,文件上要貼附文件傳閱單,設置專用的卷宗或文件夾,屬于機密、緊急的文件應在文件夾上加以區分,以鮮明的標記提醒閱件人。

2.5.3文件傳閱過程中要進行必要的催閱,以防文件滯留。如漏閱、漏簽,應及時補辦。

2.6催辦催辦是指對文件承辦工作的督促和檢查,包括對內催辦和對外催辦兩個方面。

2.6.1催辦的文件主要有:需要辦理的收文,要求回復的發文,與外單位合辦的文件和送交領導審批的公文。

2.6.2催辦的重點應放在對內催辦和對急件、要件的催辦上。

2.6.3催辦形式可以視情況,或采用直接面詢、電話問詢、發函問詢等方法;或采取檢查、匯報、指導等辦法。

2.72.7.1公司辦事效率在很大程度上取決于辦復工作是否及時。凡投訴信件,上級或同級以及不相隸單位等需要答復的材料,承辦完畢后,都要對來文單位或個人作一一答復。

2.7.2對所需辦復的文件、信件或來訪,要件件有著落,事事有回音。凡是電復或面復的,還須注明當事人、時間、情況和答復意見,以便核查。

2.7.3辦復之后,有關文字材料即可歸卷保管。

3.0歸卷程序

3.1編制歸卷類目,包括歸卷類別和歸卷條目。

3.2進行系統的排列,并按次序在歸卷公文的箱柜或卷宗封面上編排代號。

3.3將整理好的案卷移交檔案管理員歸檔,需對案卷按照一定順序進行排列和編號,使卷與卷之間形成一定的聯系,清晰地反映出公司的工作情況。

3.4案卷排列編號后,填寫《歸檔案卷移交目錄》,雙方認真仔細清點、核對無誤后,再辦理簽收手續。