一、目的

規(guī)范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。

三、職責

1、公司品質(zhì)部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監(jiān)督。

2、各部門和記錄的填寫人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。

四、程序要點

1、記錄的作用

(1)證據(jù)的作用:為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據(jù)。

(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。

(3)追溯的作用:為追溯過程的實施和結(jié)果提供追溯。

2、記錄的形式和來源

(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:

A、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計并要求填寫的格式記錄;

B、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規(guī)定格式形成的記錄。

(2)分供方提供的記錄

3、記錄形成的要求

(1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。

(2)應(yīng)由規(guī)定的人填制。

(3)填寫應(yīng)及時、準確、完整、清晰。

(4)記錄有要求時應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準手續(xù)。

4、記錄的標識

(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》的相關(guān)規(guī)定。

(2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號(No)。

5、記錄的收集

(1)記錄應(yīng)按下列要求進行收集:

A、記錄填寫、編制部門收集;

B、記錄接收部門收集;

C、記錄歸口管理部門收集。

(2)記錄收集時間:

A、連續(xù)收集;

B、按月、季、年集中收集。

6、記錄的編目

品質(zhì)部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發(fā)各部門,作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)。《工作記錄清單》應(yīng)隨記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執(zhí)行《文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定。

7、記錄的查閱

(1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時間進行傳遞,以發(fā)揮記錄的使用價值。

(2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱,具體實施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。

8、記錄歸檔

(1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔:

A、有關(guān)物業(yè)接管驗收的記錄;

B、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄;

C、有關(guān)質(zhì)量策劃――計劃的記錄;

D、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批,更改審批的記錄;

E、有關(guān)組織機構(gòu)設(shè)置,調(diào)整和職責權(quán)限規(guī)定的記錄;

F、有關(guān)重大安全責任事故的記錄;

G、有關(guān)火災、重大治安事件的記錄;

H、有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄;

I、有關(guān)不合格評審、糾正、預防措施的記錄;

J、有關(guān)工作檢查、評比的記錄;

K、有關(guān)員工績效考評的記錄;

L、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄;

M、其他有必要作為原始憑證的記錄。

(2)記錄的形成、保管部門應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)予歸檔的文件交檔,詳見《檔案管理標準作業(yè)程序》。

(3)歸檔文件應(yīng)妥善保存。

9、記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食,確保記錄的完整性、可使用性。

10、記錄的保管

(1)記錄由形成人或形成部門負責保管。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負責保管。

(2)記錄的保管人或部門,不得對所保管的記錄作非授權(quán)的更改、復制、轉(zhuǎn)借。

11、記錄的處置

(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定進行位置。

(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。

五、記錄

《質(zhì)量記錄清單》

六、相關(guān)支持文件

1、《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》

2、《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》

3、《檔案管理標準作業(yè)程序》

篇2:公司質(zhì)量記錄控制工作程序

公司質(zhì)量記錄控制程序

⒈目的:

對質(zhì)量記錄進行控制和管理,提供產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運行的證據(jù)。

⒉范圍:

適用于質(zhì)量體系所有相關(guān)的記錄。

⒊職責:

3.1資料員負責質(zhì)量體系運行所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的歸口管理。

3.2各職能部門負責本部門所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的控制。

⒋工作程序:

4.1質(zhì)量記錄的傳遞與收集

4.1.1質(zhì)量記錄以書寫文件或表格形式傳遞、保管。責任人填寫質(zhì)量記錄,字跡須端正清晰,內(nèi)容真實,數(shù)據(jù)準確,不得用鉛筆填寫。記錄必須有責任人簽名;有審批和批準欄的,必須有主管領(lǐng)導簽名。

4.1.2如質(zhì)量記錄中涉及數(shù)據(jù)的更改,更改人應(yīng)在記錄單上簽署姓名或蓋章。

4.1.3質(zhì)量記錄每月底由各部門質(zhì)量記錄管理員按類別收集,作好標識,妥善保存。

4.2質(zhì)量記錄的編號

4.2.1質(zhì)量記錄的編號和表式更改根據(jù)《管理文件控制程序》規(guī)定執(zhí)行。

4.2.2對于有規(guī)律性的質(zhì)量記錄,量大面廣,可通過日期追溯,只規(guī)定代號。

4.2.3對于不定期使用,用量小且無法按日期追溯控制的質(zhì)量記錄,除按規(guī)定的代號外,同時在記錄右上角手工編號:二位阿拉伯數(shù)字ΧΧ-年代號。

4.2.4對4.2.3中用量大的質(zhì)量記錄,除按規(guī)定代號外,在該記錄右上角打印記錄本身流水號。

4.2.5如同一質(zhì)量記錄同時有幾個職能部門使用,在該記錄右上角注明文件分發(fā)號。

4.3質(zhì)量記錄的歸檔與貯存

4.3.1質(zhì)量記錄由該記錄職能部門歸檔,發(fā)至其他部門的質(zhì)量記錄由收文部門歸檔。

4.3.2質(zhì)量記錄最短的貯存期限如下:

4.4質(zhì)量記錄的保管和處理:

4.4.1相關(guān)質(zhì)量記錄的格式裝訂成冊,統(tǒng)一存放。

4.4.2各部門應(yīng)把質(zhì)量記錄保存在干燥和安全的地方,避免損壞、變質(zhì)或丟失。

4.4.3質(zhì)量記錄可用磁盤、磁帶形式保存,但必須要有備份,作好標識,并異地妥善保存。

4.4.4質(zhì)量記錄不外借,如顧客需要則按顧客要求經(jīng)管理者代表審批才可提供原稿或復印件。

4.4.5保管期滿后的質(zhì)量記錄由資料員填寫文件銷毀清單,經(jīng)管理者代表審批后,由資料員負責銷毀。如需保留,須由該部門領(lǐng)導提出申清,經(jīng)管理者代表審批后,由該部門質(zhì)量記錄保管者在封面上標識"過期保存"字樣,予以保存。

4.5質(zhì)量記錄如需換版,則在換版后的記錄上標識修改狀態(tài),第一次修改為"1",以此類推,原質(zhì)量記錄自然作廢,如需保留,則在該記錄上標識"作廢保留"字樣。

⒌相關(guān)文件:

5.1QS/TSB20501-20**《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》

5.2QS/TSB20502-20**《技術(shù)文件和資料控制程序》

⒍相關(guān)記錄:

見清單。

質(zhì)量記錄保存規(guī)定表

職能部門質(zhì)量記錄保存年限

質(zhì)量管理體系QMS資料質(zhì)量體系運行記錄5

統(tǒng)計技術(shù)5

質(zhì)檢部檢驗和試驗/檢驗報告3/15

不合格品控制3

技術(shù)部技術(shù)文件和資料同技術(shù)檔案保存期限一致

設(shè)備有關(guān)資料與設(shè)備使用期限一致

工裝記錄現(xiàn)行生產(chǎn)服務(wù)期加一日歷

生產(chǎn)部生產(chǎn)計劃及生產(chǎn)有關(guān)報表3

采購部采購訂單及修訂單現(xiàn)行生產(chǎn)服務(wù)期加一日歷年

業(yè)務(wù)部銷售合同現(xiàn)行生產(chǎn)服務(wù)期加一日歷年

服務(wù)有關(guān)資料與業(yè)務(wù)關(guān)系保持一致

生產(chǎn)件批準文件現(xiàn)行生產(chǎn)服務(wù)期加一日歷年

計量室檢測設(shè)備記錄與檢測設(shè)備使用期限一致

財務(wù)部培訓記錄與職工在職期一致

篇3:化工公司質(zhì)量記錄管理工作程序

化工公司質(zhì)量記錄管理程序

1.目的

對質(zhì)量記錄進行控制和管理,旨在提供產(chǎn)品質(zhì)量或法律法規(guī)達到規(guī)定要求和質(zhì)

量管理體系有效運行的證據(jù)。

2.適用范圍

適用于本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有質(zhì)量記錄的控制。

3.職責

ISO辦公室制定本程序,相關(guān)部門配合執(zhí)行。

4.定義

4.1質(zhì)量記錄:是指本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的證據(jù),如某產(chǎn)品的檢驗記錄等。

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1ISO辦公室負責建立"質(zhì)量記錄一覽表",包括名稱、保存期限、保存地點等。

5.2質(zhì)量記錄的表格格式版本的更改與作廢按《文件管理程序》執(zhí)行。

5.3質(zhì)量記錄要求字跡端正清楚、內(nèi)容詳盡真實、項目填寫齊全、數(shù)據(jù)可靠,各部門負責人應(yīng)對本部門的質(zhì)量記錄的真實性和完整性負責,且應(yīng)指定專人負責本部門質(zhì)量記錄的定期收集、分類編目、歸檔保管和查閱處理以及保存等。

5.4質(zhì)量記錄保存時須注意防潮、防霉、防火、防蟲、防鼠以及防止丟失。

5.5因工作需要,非本部門人員查閱本部門質(zhì)量記錄時,需經(jīng)部門主管批準。

5.6非本公司人員查閱本公司記錄時,須管理者代表以上負責人批準方可。

5.7質(zhì)量記錄保存期滿后,由各部門負責銷毀,并做銷毀記錄在工作記錄上。

6.附件

6.1附件一、質(zhì)量記錄一覽表

7.參考文件

7.1文件管理程序