酒店旅游團體接待工作程序

1.預定和接待

(1)預報與確認

①接到國內外旅行社傳真或書信訂房,先與預訂部聯系,了解要求訂房日期是否能安排,然后交領導批示,匯報有關事宜。

②領導批示后,復傳真或書信確認訂房。

③確認傳真,書信發出后,復印一份交預定部訂房。

④把訂房及批復的傳真、書信放到該旅行社的檔案中,同時要作工作記錄,注意其訂房的時間變更及人數增減,及時匯報并與預定部聯系,通知變更情況。

(2)準備工作

①按照對方訂房單(機、車票、接送服務等)要求,與各部門聯系落實。

②團隊抵達前要檢查房間是否按要求安排好;落實訂餐,記錄該團隊進餐的地點。

③檢查機、車票及提出的要求是否落實。

④了解其準確的抵達時間,與有關的旅行社聯系或找到該團地方陪同人員,搞清有關接送及活動安排情況。

(3)接團

①團隊抵達時,要與領隊聯系,了解是否有另外的問題出現或提出什么特別要求,同時落實該團進餐時間,通知宴會部或餐廳。

②與行李組聯系,迅速把該團的行李送到樓層、房間,記錄領隊的房號,以便隨時聯系。

2.與旅行社的書信、傳真來往和簽訂合同

(1)書信

①接到書信后,要了解其內容,針對具體的情況,向領導匯報(特別是報價信)。

②復信寫好后,要認真檢查,交領導審閱認可后,蓋上本部門的印章,復印一份留檔,把原稿寄出。

(2)傳真

①接傳真后,了解其內容,向領導匯報,請示處理的方法。

②復傳真時,要注意檢查電文,特別是報價傳真,一定要審核價格是否準確,以防止出現漏洞。

③復傳真后,凡要求訂房并需經領導確認的,要復印一份交預定部訂房,然后存檔。

(3)合同

①草擬合同前,先要了解該年度(旺、淡季)的團體房價、餐價,司陪房價、餐價及散客價、回扣率。

②合同擬好后,先呈領導審閱,批復后送打字室打印。

③合同取回后要認真審核,確信準確無誤后,蓋上本部印章,呈領導簽署。

④簽后,復印一份存檔,把簽好的合同寄發(或讓對方旅行社到館簽署)。

⑤收到簽復合同后,在登記冊上分類登記,復印一式三份,一份交預定,另兩份交財務。

3.文件檔案工作

(1)來往文件、書信、傳真、計劃要按日期次序存檔,一些重要的文件要寫出內容提要。

(2)凡各人處理完的文件,一定要簽署,以便查核。

(3)參加洽談后,要及時編寫備忘錄。

篇2:某酒店大型團體接待安全管理守則

酒店大型團體接待安全管理守則

為切實做好酒店接待大型會議、團體房活動的消防、治安安全管理和營業場所安全工作,確保各項接待活動安全、有序地開展,特制定酒店大型接待活動安全管理守則如下:

一、凡承接大型會議、團體房、餐飲活動時,應按要求執行通知報告制度,認真填寫《宴會團體房接待通知單》,報送保安部、工程部、西餐廳、前廳部、管家部、總經理辦公室,并呈報總經理及董事長。

二、要求各相關部門做好大型接待的安全檢查工作,確保現場各項安全設備、設施的完好、到位,安全疏散通道的暢通?；顒咏哟陂g,工程部、保安部必須派員協助維持大型活動接待的現場安全監管,落實活動單位按安全規范進行操作,杜絕違規使用高功率聚光燈,亂扔煙頭等安全隱患。

三、保安部負責派員進行現場消防、治安的巡查監控。

四、工程部負責派員做好活動現場的用電安全監控。

五、西餐廳負責抓好食品衛生安全工作。

六、管家部負責派員做好公共區域的衛生、地面防滑工作。

七、營銷員負責做好活動接待的全部跟蹤,協調工作。

八、上述事項,要求各相關部門加以重視,務必做好貫徹落實工作,如有其他問題,請及時與總經理聯系。