外貿業務員的工作內容和工作職責介紹如下:

1、及時安排好打樣。要按客戶的要求,書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素:貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應嚴格參照大貨訂單格式,即貨號-顏色-數量應列出表格,而不能是其它的任何格式。打樣單應由外貿部經理簽字后,方能安排打樣,外貿部經理不在時,由外貿部經理指定的人簽字。如涉及**模、五金模具是否要開,應請示外貿部經理。如打樣需新購原料或輔料,應書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的,應馬上匯報外貿部經理,由外貿部經理決定如何處理。

樣品完成后,應仔細審核樣品,寄出前,必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶,樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付,需請示經理,由經理決定。總的原則是:如果是少量樣品,樣品免費,運費到付。如樣品數量較多,應考慮樣品收費,運費到付。

2、嚴格把握“核價單”,精確地報出美金銷售價格。一般情況下,核價單只要掌握兩種就可,一種是“一般貿易核價單”,一種是“進料加工核價單”。核價單原則上是由計劃部提供的。業務員在向計劃部索取核價單時,應拿到E*cel的電子格式,而不是紙張打印件。拿到計劃部提供的核價單后,業務員應逐字逐行進行審核,檢查是否有任何可能的差錯。特別要有能力看出明顯的錯誤,如發現一個**皮康紙的金額為5元,一個**里布的用量為1米,應立即通知計劃部,要求計劃部立即改正錯誤。

當遇到計劃部未能及時提供核價單,客戶又要馬上提供報價時,業務員應立即動手,收集相應的核價單數據,自己制作出準確的核價單。

業務員一定要看清楚核價單中利潤和銷售利潤率的計算方法的公式是否正確。

利潤=美金賣價*匯率*0.96-成本

銷售利潤率=利潤÷(美金賣價*匯率)*100%

美金賣價確定后,原則上必須經外貿部經理審核后,方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的,業務員必須把事情的來龍去脈向外貿部經理匯報清楚,由經理決定如何操作。

3、積極主動與客戶保持聯系,促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后,應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品,確認客戶樣品收到后,應立即發信給客戶,非常客氣地詢問客戶對樣品的評價,詢問客戶是否有下訂單的可能。

4、業務員應始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業理念。客戶下訂單后,業務員應在第一時間整理出中文訂單,并立即下發到有關部門。客戶下訂單后,業務員應立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情,全身心投入到對客戶訂單的分析,圍繞“貨號-原料-顏色搭配-做法”四個要素,與打樣時的最后確認樣核對(必要時要再次與打樣間溝通),如有客戶交待不清的,應立即發電子郵件與客戶書面確認。客戶確認后,立即打印出中文訂單并下發。從收到客戶原始訂單到中文訂單下發,整個過程的時間,能半小時解決的,堅決不能用1小時解決,能1小時解決的,堅決不能用2小時解決,以此類推。整個過程,最長不能超過48個小時。如果期間業務員正好輪到休息,則無條件調休。如客戶原始訂單有交待不清,業務員發電子郵件后,客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的,此時業務員應立即做兩件事:第一,打電話給客戶,催促客戶盡快書面回復;第二,口頭匯報外貿部經理,講明情況,如外貿部經理提出新的建議的,立即按經理的要求去做。

中文訂單的發文放范圍應在訂單的最上面顯示清楚。顯示發放范圍的標準格式是“發:沈阿瑟(1)、張三(6)、李四(3)、王五(6)、錢六(5)、趙七(1)、李八(1),共23份。”

中文訂單中應絕對杜絕模糊語言,如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關部門”等等。

在中文訂單的右下角,業務員應手工親筆簽下自己的姓名,而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名,表明業務員已對訂單的內容已經徹底審核,已經沒有任何絲毫的差錯,也表明業務員已對此訂單已經完全承擔全部的責任。

當然,訂單最終確認的另一個重要的指標是客戶30%定金到賬,或信用證到手。如定金或信用證未到位,可下發訂單,讓計劃部先計算用料,但要書面通知采購部:“所有物料采購等通知”。

簡要的說,外貿業務員主要負責聯系客戶,簽訂合同。外貿跟單員主要負責合同的執行,主要包括(但不限于)備貨、租船訂艙、報驗、報關、制單結匯、收匯核銷、退稅等。

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篇2:外貿業務員基本能力和工作內容

外貿業務員應具備的基本能力和工作內容介紹如下:

第一步:作為業務人員的心態:記住該記住的,忘記該忘記的。改變能改變的,接受不能改變的。談業務人員的心態,就必然會涉及兩個方面:招聘和應聘。如果以業務人員/銷售代表的身份進入公司,工作職責就是:維護好客戶,多接訂單。如果以業務助理的身份進入公司,工作職責就是:做好業務經理分配的工作。兩者工作內容相同,但待遇卻有相差。一般來說,業務人員/銷售代表是有業務提成的;而業務助理是沒有提成的。在招聘和應聘時,公司與業務人員雙方需就待遇問題談好細節條件。這就對雙方提出要求。對公司來說,一整套完善的業務薪資體制需要出臺;對業務人員來說,不要讓不確定因素模糊下去。一個連自己利益都不會去爭取的業務人員會為公司爭取利益嗎從發展來說,業務人員應與公司的發展同步。即,業務人員的工作為公司帶來穩定的發展,得到應得的報酬。業務人員在進入公司時,就必須做好在公司工作3-5年以上的準備。因為一個業務人員從熟悉產品到積累固定的客戶最好也需要1年以上。也就是說到第2年,業務人員才能真正從自己的工作成果中獲利。公司的相應待遇制度也應該建立在3-5年以上而且用好業務人員的這3-5年時間,為公司謀取更大的利益。任何事都沒有對與錯,它是一種經歷;人生也只是一種經歷。所以要怎么樣去做,盡管大膽地去做吧!

第二步:做到正規,注重細節為什么要正規和注重細節對外貿易與其他的貿易不同,因為地理、文化背景等方面的不同,它需要操作人員使用一套已經被廣泛接受并沿用的系統。它就是我們在書本上學習到的那些知識和規范。從溝通的細節中客戶會看到你的工作態度,工作是否嚴謹及是否可以信任。如何正規和注重細節從業務人員來說,所有與客戶有接觸的文件都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規范。所以盡量使用正規的商務信函,正規的合同格式,正規的樣品發票等文件。在實際操作中從以下幾方面做到:

1.對客戶的回復使用正規商務信函格式。

2.在每一封信函中正確使用簽名格式

3.努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的語言。

4.使用常用的字體及字號。公司如有規定,使用公司規定的字體,字號及顏色。

5.不使用非正規縮寫。如:asap.

6.規范使用英文大小寫。不使用全部大寫,以方便客戶閱讀

7.尊重客戶,使用禮貌用語。勿出現商務忌諱用語或太粗俗語言。

第三步:熟悉產品一個連產品都不熟悉的業務人員,能將產品推銷給客戶嗎會贏得客戶的信任嗎從以下方面來熟悉產品:

1.如果是生產型企業,業務人員多到生產車間和樣品制作部去;如果是貿易企業,多與工廠負責人溝通并將得來的資料進行比較。一方面可以了解生產工藝,另一方面可以全面了解產品相關知識。

2.如果你是接手以前業務人員手上的工作,整理以前與客戶溝通過的信函,會讓你了解許多有關產品方面的知識。

3.不懂一定要問。因為客戶既然敢下訂單,說明他對產品還是有一定了解的,甚至說非常了解。而你要做的就是比他更專業,因為你要賣你的產品給他。把客戶當傻瓜是最不明智之舉。

4.如果還有其他業務人員,創造機會讓你們成為朋友。如果他愿意幫你,你可以省很多時間和精力。

5.做個有心人。將在日常訂單跟進過程中的產品相關知識整理成文檔并默記在心中。

第四步:做到“分析—反饋—溝通”,“建議”和“守諾”溝通心態及目標:將客戶每個詢價變成訂單。即使這次溝通沒有接到訂單,也要讓客戶在下次有類似的產品詢價時,第一時間想到你或你的公司。分析—反饋—溝通在收到客戶信函和詢價時,第一件事就是認真閱讀,然后進行分析;主要分析客戶的意向是什么,客戶需求什么及客戶希望得到哪些方面的信息。根據多年對客戶來函的統計及匯總,可以將其分為如下幾類:

1.建立業務關系函件這樣的信函主要內容是介紹公司的情況,表達建立業務關系的意向及客戶經營范圍。回復方式:感謝客戶對公司的關注,簡單介紹公司的服務,體現公司實力,引導客戶嘗試公司提供的服務。

2.產品大類的詢價函件此類信函客戶意向比較明顯—他需要什么類別的產品,作途是什么等。這時,有針對性的推薦一些產品給客戶并配合客戶了解更全面的產品。主要以體現企業在這些產品上及服務上的專業為中心。因為要推薦產品,所以必不可少的會涉及到產品圖片。什么樣的產品圖片是最合適的呢

1)產品圖片規格(單個產品):大小(以最長的一邊算)不要超過24CM,分辨率72-100DPI為合適。這時圖片大小在200K以內為好。這樣產品圖片即清晰,體積也不大。通過電子郵箱發送也很方便。如果多個產品在一個圖片上,大小以不超過24CM為好,分辨率為100DPI為合適。圖片大小在400K左右。這里就涉及到一些簡單圖片處理的知識了。在PHOTOSHOP的入門教程上有介紹。到網上搜索或到書店買本書來學習一下。

2)單個郵件大小不要超過800K。最好在600K以內。這樣方便客戶接收郵件。如果超出800K,則可以分多封信函進行發送。

3)產品圖片必須給客戶直接印象并讓客戶清楚了解產品所有細節。我們產品必須有產品合起及打開時的圖片。如有增加配件需單獨附上。在報價中不包括的配件,最好單獨附圖片。

4)業務人員使用的產品圖片必須清楚,能真實反映產品顏色,結構,配件等款式不可缺少的因素。所以要求產品在拍攝時使用正片拍攝。正片拍攝費用也不貴,正片分兩種:#120和#135.一般以120為主,個體較小的產品(如錢包等)使用135拍攝在成本控制方面較為劃算。#120:50元/張,#135:30元/張。大約值,具體請與拍攝公司確認。

篇3:外貿業務員的工作內容

外貿工作千頭萬緒,做為主心骨的業務人員,只有清晰地了解自己的工作內容,認識工作職責,才能更好地完成工作。針對外貿業務員日常工作,總結出以下十四個方面。

一、業務人員在國外采購商的詢價,做出產品報價前,應了解客戶基本信息,包括是否終端客戶、年采購能力、消費區域,以及產品的用途、規格及質量要求,我公司是否能夠生產等。這項工作,隨著外貿管理軟件的研發應用,信息化工具的不斷完善,已經能夠自動化統計顯示。在富通天下、暢想等外貿管理軟件中,都具備這樣的功能,相對富通天下在這個功能挖掘得更深一些,做得更成熟一些。

二、對于外商的郵件、傳真,原則上在24小時內答復;特殊情況需要延期的,應及時向外商解釋及大概需要的時間。外貿業務員工作繁雜,詢盤郵件眾多,難免有遺忘的時候。但是隨著富通天下等外貿管理軟件功能不斷完善,系統能自動提醒業務人員:哪些郵件未回復哪些郵件已經多時未跟蹤這很好地起到了一個提示的作用。

三、對于外商的產品報價,原則上按照公司財務部門經核算后的價格表(外銷)執行;公司財務部門根據市場狀況及生產成本,定期進行核算,對產品價格進行調整。

四、對于定單數量較大,外商所能接受的價格低于我公司公布的價格的,業務人員應先上報部門經理批準實施;部門經理不能批復的,報總經理批準后實施。

五、對于C&F及CIF報價,需要我方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗的等事項,業務人員應事先聯系相關中介機構進行確定,選擇中介機構應考慮業務熟練、服務效率高及收費合理。

六、對于外商的寄樣要求,原則上要求到付;對于樣品數額較大,原則上對方承擔成本費用。在正式定單后,可以扣除成本及寄樣費用。特殊情況,如關系比較好的老客戶,我方可以預付并免收樣品,報部門經理批準后執行。費用較大的,可報總經理批準后執行。

七、對于外商需要打樣的,業務人員應和生產部門協調,確保樣品的質量及規格符合要求;樣品需要部門經理審核后寄出;外商對于產品有包裝或嘜頭要求的,正式包裝或印刷前需經外商確認。

八、付款方式上,原則上考慮前TT全部或部分作為定金,剩余見提單傳真件付款,及全部短期信用證。收匯銀行和業務員負責對信用證做形式和內容的檢查,發現差異的,應及時通知外商修改。信用證審查無誤后,報部門經理復核。

九、原則上,公司在收到外商的全部貨款、部分定金及信用證經復核無誤后,開始安排生產計劃,組織貨源,進行生產。

十、在定單生產階段,業務人員應到生產車間會同生產主管對產品生產進行監督、檢查,發現問題及時解決;或由部門經理協調解決,或部門經理上報總經理解決。嚴格把握產品的規格、質量、包裝、生產時間符合同外商的約定。

十一、對于C&F、CIF價格條款的,業務人員應在生產結束前一周,安排好貨代,確定定艙事宜;一般在船期前二日,安排裝柜、運輸。

十二、需要委托中介機構進行報關、商品法定檢驗、保險的,業務人員應及時準備相關資料交中介機構辦理;辦理過程中,業務人員可以協助。

十三、收匯方式為信用證的,業務人員必須細心操作,謹慎處理,注意單證的一致性,做到安全收匯。

十四、全部收匯后,業務人員請對相關資料進行整理,將相關單據較財務部門及時外匯局、稅務局辦理核銷、退稅。并注意對外商的售后服務,進行跟蹤,以建立長期的可信賴合作伙伴關系。