某集團(tuán)銷售商務(wù)管理制度

一、銷售收入定義和分類。

(一)銷售收入定義:公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中由于銷售產(chǎn)品、商品和提供勞務(wù)等而取得收入。

(二)銷售收入分類。

1、按構(gòu)成分類。

(1)產(chǎn)品銷售收入:公司生產(chǎn)產(chǎn)品收入。

(2)商品銷售收入:公司代理銷售商品以及國內(nèi)廠商商品收入。

(3)技術(shù)服務(wù)收入:維修服務(wù)收入、培訓(xùn)用戶培訓(xùn)費(fèi)收入等其他技術(shù)性收入。

(4)其他業(yè)務(wù)收入:材料銷售、無形資產(chǎn)銷售、固定資產(chǎn)出租、包裝物出租等收入。

2、按收款方式分類。

(1)現(xiàn)金收入。

(2)銀行收入(支票、匯票等)。

(3)轉(zhuǎn)賬收入(預(yù)收貨款、欠款銷售)

3、按購買對(duì)象劃分

(1)集團(tuán)外部銷售:銷往集團(tuán)以外銷售收入。

(2)集團(tuán)內(nèi)部銷售:集團(tuán)內(nèi)部各經(jīng)營公司之間銷售,包括總部與分公司、分公司之間銷售。

(3)公司內(nèi)部銷售:某一對(duì)外核算主體內(nèi)部各核算部門之間銷售。

內(nèi)部核算部門:實(shí)行責(zé)任會(huì)計(jì)核算公司出內(nèi)部資產(chǎn)負(fù)債表部門,不含該部門下小部門之間銷售。

二、銷售收入確認(rèn)。

(一)財(cái)務(wù)核算:財(cái)務(wù)對(duì)外核算按照權(quán)責(zé)發(fā)生制執(zhí)行。

l、采用現(xiàn)金結(jié)算方式,在開具銷售小票和發(fā)票時(shí)確認(rèn)收入實(shí)現(xiàn)。

2、采用支票、匯票結(jié)算方式,在開具銷售小票和發(fā)票時(shí)確認(rèn)收入實(shí)現(xiàn)。

3、采用預(yù)收款結(jié)算方式,自開具銷售小票和發(fā)票時(shí)確認(rèn)收入實(shí)現(xiàn)。

4、采用欠款銷售方式,自開具銷售小票和發(fā)票時(shí)確認(rèn)收入實(shí)現(xiàn);但合同或協(xié)議規(guī)定分期收款按合同規(guī)定收款期確認(rèn)收入。

(二)內(nèi)部考核核算(涉及稅務(wù)問題)。

〈一〉收入現(xiàn)金管理(涉及稅務(wù)問題)。

〈二〉收入支票、匯票管理(涉及稅務(wù)問題)。

〈三〉預(yù)收貨款管理(涉及稅務(wù)問題)。

(三)商品銷售業(yè)務(wù)程序。

1、客戶上門自提。

2、市內(nèi)送貨上門。

3、發(fā)貨市外、外地。

4、直運(yùn)商品銷售。

(1)集團(tuán)公司向供應(yīng)商購進(jìn)商品,不通過集團(tuán)公司倉庫,而委托供應(yīng)商直接撥給客戶,或集團(tuán)公司指派采購商務(wù)或儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)將所購進(jìn)商品,在本地或外埠車站分撥給客戶,可以減少中間環(huán)節(jié),減少商品損耗和資金占用,加速商品流轉(zhuǎn),節(jié)約費(fèi)用開支。

(2)直接轉(zhuǎn)貨。

(四)商品銷售運(yùn)作流程。

1、由客戶向銷售商務(wù)發(fā)出請(qǐng)購訂單,銷售商務(wù)接受銷售訂單。

2、銷售商務(wù)與銷售業(yè)務(wù)部門確認(rèn)分貨原則。

3、銷售商務(wù)向客戶反饋銷售訂單確認(rèn)情況,與客戶溝通等。

4、銷售商務(wù)根據(jù)銷售業(yè)務(wù)部門政策開出銷售清單。

5、銷售商務(wù)到銷售業(yè)務(wù)部門審批清單。

6、銷售商務(wù)根據(jù)審批后清單,數(shù)控開出銷售小票。

7、銷售商務(wù)到財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù),計(jì)算不含稅價(jià)。

8、本公司銷貨清單即客戶進(jìn)貨清單。

第一聯(lián)、附存根聯(lián),第二聯(lián)、附發(fā)票聯(lián)、客戶記賬使用,第三聯(lián)、附記賬聯(lián)、公司記賬使用,第四聯(lián)、附抵扣聯(lián)、客戶交稅務(wù)機(jī)關(guān)。

(五)商品銷售出庫管理。

商品出庫業(yè)務(wù)是商務(wù)部門為公司生產(chǎn)和業(yè)務(wù)經(jīng)營服務(wù)直接環(huán)節(jié),是倉庫業(yè)務(wù)結(jié)束。商品出庫工作好壞,直接影響公司生產(chǎn)和業(yè)務(wù)經(jīng)營正常進(jìn)行,需要保證儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員準(zhǔn)確及時(shí)地把商品發(fā)出,更好地為銷售業(yè)務(wù)部門服務(wù),保證客戶滿意。因此,搞好商品出庫工作有著十分重要意義。

1、貫徹先進(jìn)先出原則,按入庫時(shí)間順序,先入庫商品先出庫,確保在庫商品質(zhì)量完好,對(duì)有保修期、索賠期規(guī)定商品更應(yīng)在保管期限內(nèi)出庫,以免造成不必要損失。儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)認(rèn)真審核《商品銷售單》正確性、完整性,出庫憑證和手續(xù)必須符合公司商務(wù)部物資管理制度要求。

2、銷售出庫規(guī)定。

(1)一切銷售活動(dòng)均須開具銷售小票,各銷售商務(wù)開據(jù)銷售小票時(shí)應(yīng)先查詢儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)提供庫存報(bào)表進(jìn)行數(shù)量、編碼核實(shí)無誤后再開銷售小票,不允許以白條和口頭方式提貨。

(2)開具《銷售單》人員必須是集團(tuán)公司正式員工,只有人員編號(hào)的員工(正式或簽約受控特聘員工)才有權(quán)開具銷售小票。

(3)銷售商務(wù)員必須將《銷售單》各項(xiàng)內(nèi)容打印和填寫完楚,清楚準(zhǔn)確,按單據(jù)規(guī)定項(xiàng)數(shù)填寫商品種類。

(4)銷售小票有條件用票據(jù)打印機(jī)打印,目前無條件機(jī)打可用手填,必須各項(xiàng)內(nèi)容填寫完整,禁止涂改,資金商務(wù)收款臺(tái)檢驗(yàn)無誤后加蓋收款章及人名章,如果有涂改或項(xiàng)目書寫不清楚,儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員有權(quán)拒絕發(fā)貨。

(5)未到貨商品必須與正常入庫商品分別開具銷售小票。

(6)提貨商品是否屬于尚未辦理入庫手續(xù),未辦理入庫手續(xù)商品不得提前提貨即不能未辦理入庫手續(xù)就出庫,各分公司調(diào)貨銷售必須出、入庫手續(xù)同時(shí)辦理。

(7)銷售票在收款臺(tái)加蓋貨款收訖章和收款員名章后一個(gè)月內(nèi)提貨有效。過期已銷未提小票必須由總經(jīng)理審批方可提貨,最長有效期一個(gè)月。

(8)欠款銷售必須填寫《欠款結(jié)算單》,由總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字審批方能生效。

(9)以支票付款結(jié)賬,必須三日后方能提貨,如不滿足提貨時(shí)間要求,必須有審批人簽字或特殊情況有總經(jīng)理或授權(quán)人簽字審批。

(10)商品編號(hào)和名稱與集團(tuán)公司相-致。

(11)填寫商品項(xiàng)數(shù)不能超過單據(jù)規(guī)定要求。

3、提貨管理。

(1)商品提貨時(shí),必須是公司正式人員。客戶自提時(shí),如公司正式人員不能親自提貨,必須以書面形式寫委托書,委托書內(nèi)容要注明提貨單位、提貨時(shí)間、商品名稱有規(guī)格、數(shù)量。委托人簽字并加蓋部門章,并與提貨內(nèi)容相一致,客戶方可持委托書和對(duì)應(yīng)出庫憑證到庫房辦理提貨。

(2)銷售人員拿銷售小票,到庫房提貨時(shí)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員必須逐項(xiàng)審核銷售小票的內(nèi)容,傳真FA*件和原件核對(duì),填寫放行條,小票填寫嚴(yán)禁涂改。

(3)銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理必須審核銷售人資格,銷售價(jià)格,付款方式,特殊情況由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能到資金商務(wù)收款臺(tái)交款。

(4)資金商務(wù)收款員審核小票填寫是否正確,審核手續(xù)是否齊全,以支票、匯票結(jié)算堅(jiān)持款到付貨原則,資金商務(wù)收款員要認(rèn)真查驗(yàn)持票人身份證,并登記其號(hào)碼和聯(lián)系電話,在小票上加蓋支票結(jié)算,三日后提貨章。

(5)銷售人員開好銷售小票辦理

完交款后,必須及時(shí)持銷售小票到庫房提貨(當(dāng)月發(fā)生必須在本月25日前辦理)對(duì)暫時(shí)無貨或暫不提貨商品,銷售部門應(yīng)暫不開據(jù)銷售小票。

(6)凡是已到貨但未辦理入庫手續(xù)商品,為了財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確無誤,暫不辦理提貨業(yè)務(wù)。有特殊情況,由總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字后可以持小票辦理提貨業(yè)務(wù),但必須經(jīng)商務(wù)統(tǒng)計(jì)人員核準(zhǔn)后方可辦理提貨業(yè)務(wù)。

(7)以匯款方式結(jié)算,不能以傳真件作為結(jié)算憑證。應(yīng)按欠款銷售處理。

(8)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)根據(jù)出庫憑證內(nèi)容,如商品編號(hào)、品名規(guī)格、數(shù)量等,每項(xiàng)與該商品編號(hào)對(duì)應(yīng)實(shí)物、垛卡核對(duì),出庫點(diǎn)驗(yàn)、核對(duì)削減商品垛卡。

(9)商品出庫必須本著出庫復(fù)核制原則,即一儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)出庫,另一儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)復(fù)核,這樣能減少差錯(cuò)事故出現(xiàn),出庫后,儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)應(yīng)向提貨人員認(rèn)真交接,待提貨人員清點(diǎn)核對(duì)認(rèn)可后,才可進(jìn)行下一項(xiàng)保管業(yè)務(wù)。

(10)蓋章(貨已收、貨已付、私章)分單(儲(chǔ)運(yùn)聯(lián)留存,統(tǒng)計(jì)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)送商務(wù)統(tǒng)計(jì))

(11)每天及時(shí)接收商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗商品編碼,確保票據(jù)及時(shí)錄入電腦登賬、對(duì)數(shù)、出報(bào)表,每日定時(shí)將錄入完票據(jù)向商務(wù)統(tǒng)計(jì)進(jìn)行傳遞(每天至少二至三次)記錄各部門單據(jù)登記部,由雙方簽字并保存,配合商務(wù)統(tǒng)計(jì)核對(duì)差異。

4、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員發(fā)貨前審核內(nèi)容,符合規(guī)定,儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員加蓋貨付訖章和人名章后方可發(fā)貨。

(1)小票有否資金商務(wù)收款臺(tái)蓋章。

(2)票據(jù)填寫是否正確。

(3)提貨日期是否在1個(gè)月內(nèi)。

(4)如為支票付款,提貨日期是否在收款臺(tái)簽章3日后。

(5)所提貨物是否有庫存并已辦理入庫手續(xù)。

5、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員發(fā)現(xiàn)和遇到錯(cuò)誤情況,不予辦理。

(1)有涂改痕跡,項(xiàng)目和內(nèi)容不清楚,不完全。

(2)沒有財(cái)務(wù)章,資金商務(wù)員簽字。

(3)沒有銷售商務(wù)員和業(yè)務(wù)員及總經(jīng)理或授權(quán)人簽字。

(4)《銷售單》開具之日起,超過財(cái)務(wù)結(jié)算月。

(5)以打白條和口頭方式要求提貨。

6、《商品銷售單》格式及使用說明。

(1)第一聯(lián)、資金商務(wù)收款聯(lián),出納記賬、存查。

(2)第二聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)聯(lián),憑此聯(lián)提貨、提貨時(shí)交儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)。

(3)第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)聯(lián),提貨時(shí)交此聯(lián)、由商務(wù)統(tǒng)計(jì)錄入。

(4)第四聯(lián)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對(duì)聯(lián),提貨時(shí)交此聯(lián)、由儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對(duì)提貨。

(5)第五聯(lián)、銷售商務(wù)存查聯(lián)。

7、發(fā)貨后儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員應(yīng)按日及時(shí)將小票其余聯(lián)次傳遞給商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗。

8、商務(wù)統(tǒng)計(jì)人員將審核后銷售小票及時(shí)上機(jī)勾對(duì),并將財(cái)務(wù)聯(lián)傳遞給財(cái)務(wù)人員崗。

9、發(fā)貨后儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員及時(shí)登記垛卡,并及時(shí)錄入銷售小票。

(六)欠款銷售管理。

1、凡欠款銷售必須有部門經(jīng)理或授權(quán)人簽字,并且必須與用戶單位(集團(tuán)內(nèi)銷售除外)簽訂銷售合同書或收取期票,合同書要加蓋單位合同章或者經(jīng)持有用戶單位蓋有公章授權(quán)委托書經(jīng)辦人簽字。

2、凡涉及到有關(guān)工程方面業(yè)務(wù),必須簽訂銷售合同,并明細(xì)各項(xiàng)條款內(nèi)容。

3、銷售合同書必須符合商務(wù)部制定《集團(tuán)公司合同管理辦法》。

4、凡外購商品一律不允許做欠款銷售(行業(yè)用戶配售商品除外)。

5、同一客戶購買不同部門定義商品時(shí),辦理欠款銷售手續(xù)要按定義部門、經(jīng)辦人分別填寫欠款銷售結(jié)算單經(jīng)銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理或其授權(quán)者審批。

6、經(jīng)辦人持總經(jīng)理簽字商品銷售單和欠款銷售結(jié)算單到資金商務(wù)收款臺(tái)檢驗(yàn)無誤后蓋章,再到庫房提貨。

7、凡辦理欠款銷售應(yīng)給用戶發(fā)票暫留財(cái)務(wù)部(集團(tuán)公司內(nèi)銷售發(fā)票由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一分發(fā)郵寄)待用戶貨款全額收到后,銷售人員持欠款銷售結(jié)算單第三聯(lián)到財(cái)務(wù)領(lǐng)走發(fā)票。國稅局規(guī)定,增值稅發(fā)票未按規(guī)定時(shí)間(兩個(gè)月)取得不予抵扣稅款,因此客戶應(yīng)盡快付清貨款,以便及時(shí)領(lǐng)走發(fā)票。用戶因不及時(shí)付款而造成不能抵扣,而要求財(cái)務(wù)重開、補(bǔ)開增值稅專用發(fā)票,財(cái)務(wù)部一律不予辦理。

8、業(yè)務(wù)人員應(yīng)對(duì)已經(jīng)辦理,但未收到貨款欠款銷售及時(shí)催收。

(七)銷售退回管理:客戶由于商品質(zhì)量或品種不符合規(guī)定要求,或其他某種特殊原因而將已購商品退回我公司。

1、原則。

(1)凡是代用戶外購商品,庫房一律不允許辦理沖紅和退貨。如原供應(yīng)商同意退貨,方可辦理給用戶退貨手續(xù)。

(2)售出超過一個(gè)月,因質(zhì)量問題或非質(zhì)量問題需要退貨,原則上不予辦理。特殊情況必須由產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理或總經(jīng)理或授權(quán)人簽字審批后方予辦理退貨手續(xù)。

(3)在商品售出一個(gè)月內(nèi)確因質(zhì)量等原因,為開拓市場保護(hù)用戶利益,由銷售業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員填寫退貨報(bào)告單,必須有銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理簽字,經(jīng)技術(shù)人員對(duì)商品進(jìn)行檢驗(yàn)證實(shí)確有質(zhì)量問題,按照財(cái)務(wù)部門和商務(wù)部有關(guān)規(guī)定辦理退貨手續(xù)(流程說明)。

〈1〉銷售業(yè)務(wù)人員根據(jù)原銷售小票填開沖紅清單或小票,由資金商務(wù)收款臺(tái)機(jī)打沖紅小票,銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批。

〈2〉銷售業(yè)務(wù)員持總經(jīng)理簽字機(jī)打沖紅小票、原銷售小票存查聯(lián)和退庫商品到庫房辦理退庫手續(xù)。儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)按商務(wù)部規(guī)定驗(yàn)收商品并核查。主管在各聯(lián)沖紅小票蓋退貨收訖章并簽字,在發(fā)票蓋作廢章。

〈3〉銷售業(yè)務(wù)人員持經(jīng)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)簽字蓋章沖紅小票、原銷售小票和原增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)或稅務(wù)部門開具退貨證明,到資金商務(wù)收款臺(tái)辦理退貨手續(xù)。資金商務(wù)收款臺(tái)復(fù)核有關(guān)票據(jù)后,開具沖紅發(fā)票。

〈4〉銷售業(yè)務(wù)人員持經(jīng)資金商務(wù)收款臺(tái)蓋章沖紅小票到財(cái)務(wù)部門出納崗或者預(yù)收崗辦理退款手續(xù)。

(4)內(nèi)部核算銷售業(yè)務(wù)部門之間交叉銷售后形成退貨,需經(jīng)商品定義部門經(jīng)理簽字認(rèn)可,方可辦理退庫手續(xù)。

(5)公司降價(jià)處理商品,售出后概不退貨。

2、已提貨商品退貨步驟。

(1)銷售人員或儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)在資金商務(wù)收款臺(tái)機(jī)打或手填沖紅小票,在沖紅《銷售單》上填寫原銷售單號(hào)和銷售時(shí)間其格式及聯(lián)次同正常銷售小票。銷售人員持經(jīng)總經(jīng)理審批后沖紅小票到庫房辦理手續(xù)。

(2)退庫前應(yīng)由技術(shù)部門主管經(jīng)理對(duì)退庫商品進(jìn)行技術(shù)鑒定,填寫檢驗(yàn)報(bào)告并封箱。對(duì)退回商品,維修技術(shù)員鑒定后填寫《商品鑒定單》,單據(jù)上有授權(quán)人,檢驗(yàn)人簽字。

(3)銷售人持總經(jīng)理簽字沖紅小票、原銷售小票存查聯(lián)、購貨發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告及實(shí)物一并到庫房辦理退庫手續(xù)。

(4)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)審核沖紅小票,是否有總經(jīng)理簽字,確認(rèn)商品是否為本公司售出商品,是否有技術(shù)部門檢驗(yàn)報(bào)告。不能退回原銷售單

,需要先重新開沖紅銷售單后,再開正確銷售單,核對(duì)單據(jù)和貨物。

(5)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員確認(rèn)符合手續(xù)后,在原銷售小票存根聯(lián)蓋已退貨章,在沖紅小票蓋退貨收訖及人名章,發(fā)票蓋已作廢章。經(jīng)過儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)核實(shí)后,業(yè)務(wù)員或儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員將包裝箱封好。

(6)業(yè)務(wù)辦理人員或儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員到財(cái)務(wù)部辦理手續(xù)后必須當(dāng)天將單據(jù)傳給儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員。

(7)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)將貨物入庫,與其他商品分開碼放,同時(shí)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)將沖紅小票的財(cái)務(wù)聯(lián)和統(tǒng)計(jì)聯(lián)傳給商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗。

(8)《沖紅銷售單》聯(lián)次同銷售單,商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗審核票據(jù)并錄入。

(9)銷售人持儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)員簽字沖紅小票,原銷售小票,原增值稅發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)到資金商務(wù)收款臺(tái)辦理退貨手續(xù)。

(10)資金商務(wù)收款臺(tái)審核有關(guān)票據(jù)是否齊全,方可開具紅發(fā)票。

(11)銷售人員持資金商務(wù)收款臺(tái)蓋章沖紅小票到出納崗辦理退款手續(xù)。出納崗審核沖紅小票是否有收款臺(tái)蓋章,才辦理退款業(yè)務(wù)。

3、已提貨,需要變更客戶名稱。

在沖紅小票及新開藍(lán)小票上加蓋換票章及資金商務(wù)收款員人名章,資金商務(wù)收款臺(tái)將蓋過此章小票傳遞給商務(wù)部統(tǒng)計(jì)員。

4、未提貨商品的退貨。

銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)持原銷售小票中三聯(lián)(提貨聯(lián)、統(tǒng)計(jì)聯(lián)、存查聯(lián))到資金商務(wù)收款臺(tái)辦理而不再經(jīng)庫房驗(yàn)收。即開一沖紅銷售小票沖原來蘭銷售小票,沖紅銷售小票及蘭銷售小票上都加蓋換票章后,再開新蘭小票資金商務(wù)收款臺(tái)應(yīng)將紅蘭對(duì)沖小票傳給商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬備查。銷售退回同時(shí)購貨,退貨單位與客戶名稱必須一致。

5、換貨情況。

(1)商品編碼,售出價(jià)格相同。

〈1〉一次拆箱不合格商品由維修部人員驗(yàn)機(jī)、封箱、蓋章,庫房負(fù)責(zé)換貨。

〈2〉不屬于此情況,一律經(jīng)總經(jīng)理簽字認(rèn)可,方能換貨。

(2)商品編碼相同、售出價(jià)格不同或售價(jià)相同、編碼不同。

總經(jīng)理簽字認(rèn)可,并由技術(shù)檢驗(yàn)部門驗(yàn)機(jī)、封箱、蓋章后,開具紅蘭銷售小票,調(diào)整商品編碼和銷售差價(jià),方可到庫房換貨。

(3)編碼不同、售價(jià)不同:經(jīng)過總經(jīng)理簽字認(rèn)可,采用正常退貨,正常銷售方式處理。

6、已銷未提管理。

(1)原則:商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗每天接收資金商務(wù)收款臺(tái)銷售數(shù)據(jù),并依據(jù)紅、蘭小票核減已銷未提庫。

(2)已銷未提商品管理。

〈1〉商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗對(duì)已銷未提庫應(yīng)經(jīng)常維護(hù),保證操作正確,及時(shí)對(duì)數(shù),確保實(shí)物仍在庫房和已銷未提庫真實(shí)性。

〈2〉商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗每月打印已銷未提清單上報(bào)總經(jīng)理。

〈3〉對(duì)超過半年未提商品,財(cái)務(wù)部應(yīng)與業(yè)務(wù)部進(jìn)行核對(duì),提出處理意見,上報(bào)總經(jīng)理審批后進(jìn)行清理。同時(shí)將清理結(jié)果及明細(xì)表上報(bào)分公司管理部門、商務(wù)部、財(cái)務(wù)部備案。

(八)銷售折扣與折讓

〈一〉銷售折扣:為鼓勵(lì)客戶多購和盡快付款,從應(yīng)付貨款中支付一定比例金額。

銷售折讓:客戶由于商品質(zhì)量或品種不符合要求,但商品不作退回,而要求在價(jià)格上給予某些折讓(即退部分貨款)。

〈二〉銷售折扣與折讓。

1、辦理銷售折扣折讓時(shí),應(yīng)持銷售折扣折讓小票連同銷售小票一起到資金商務(wù)收款臺(tái)辦理預(yù)留折扣折讓手續(xù)。

2、銷售折扣使用,需憑藍(lán)銷售折扣折讓小票辦理沖紅,若要購貨,則開具藍(lán)銷售小票,如果繼續(xù)有余款,再以藍(lán)銷售折扣折讓形式留存,資金商務(wù)收款臺(tái)不再開具發(fā)票。

3、轉(zhuǎn)出銷售折扣折讓必須在貨款收妥后才可辦理。

4、預(yù)留折扣折讓有效期為開票后半年,過期部分不得再購貨或轉(zhuǎn)款,經(jīng)辦人應(yīng)持銷售小票到財(cái)務(wù)部辦理增加部門利潤手續(xù)

三、銷售收入核算與統(tǒng)計(jì)。

(一)對(duì)外核算。

1、各核算單位應(yīng)加強(qiáng)銷售收入管理,認(rèn)真組織會(huì)計(jì)核算,按銷售構(gòu)成分類方式、核算部門等設(shè)定會(huì)計(jì)科目,按日將銷售小票錄入,返填銷售庫,經(jīng)核對(duì)無誤后打印銷售日?qǐng)?bào)。

2、收入核算崗按日接收資金商務(wù)收款臺(tái)傳送銷售數(shù)據(jù),并與日?qǐng)?bào)、發(fā)票記賬聯(lián)進(jìn)行核對(duì),根據(jù)收款方式生成記賬憑證,打印整理完憑證后送交會(huì)計(jì)復(fù)核員進(jìn)行復(fù)核,記賬。

3、銷售收入按月歸集、結(jié)轉(zhuǎn)。

(二)內(nèi)部核算。

各經(jīng)營公司根據(jù)管理需要實(shí)行內(nèi)部責(zé)任會(huì)計(jì)核算,真實(shí)計(jì)算反映各核算部門經(jīng)營業(yè)績,提供考核評(píng)價(jià)依據(jù)。

1、部門間內(nèi)銷會(huì)計(jì)事項(xiàng)。

(1)因外銷引起內(nèi)銷:對(duì)外銷售過程中開票人所屬部門與定義商品部門不一致而引起內(nèi)銷。

(2)因領(lǐng)用引起內(nèi)銷:公司內(nèi)部因領(lǐng)用物品或固定資產(chǎn)而該商品定義部門與領(lǐng)用部門不一致形成內(nèi)銷。

(3)因部門間商品調(diào)撥而引起內(nèi)銷。

2、內(nèi)部結(jié)算價(jià)格確定:根據(jù)不同事項(xiàng)可選擇不同方法確定,經(jīng)營單位在一個(gè)財(cái)政年度內(nèi)不再變動(dòng)。

(1)成本價(jià):即按該商品月末計(jì)算平均單價(jià)作為內(nèi)部結(jié)算價(jià)。

(2)成本加成:即在成本價(jià)基礎(chǔ)上加上一定比例作為內(nèi)部結(jié)算價(jià)。

(3)協(xié)商價(jià):即內(nèi)部購銷雙方協(xié)商確定結(jié)算價(jià)。

3、內(nèi)銷、內(nèi)購流程。

各部之間內(nèi)銷、內(nèi)購事項(xiàng),財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期和內(nèi)銷部門提供清單,由內(nèi)銷部門填列齊結(jié)算價(jià)格、金額后返換回財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理,內(nèi)部結(jié)算價(jià)應(yīng)含增值稅。

4、公司銷貨收入如不開銷貨發(fā)票,則不能通過銀行結(jié)算,收取現(xiàn)金或通過內(nèi)部賬戶,如有可能則補(bǔ)開發(fā)票。

(三)銷售收入統(tǒng)計(jì)。

公司銷售收入實(shí)行日、周、月報(bào)統(tǒng)計(jì)制度,各經(jīng)營單位按期將銷售收入按部門、類別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總,詳細(xì)反映各類產(chǎn)品、商品銷量、金額和毛利狀況。統(tǒng)計(jì)報(bào)表按分公司系統(tǒng)匯總,由集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部集中上報(bào)。

篇2:集團(tuán)企業(yè)采購商務(wù)管理制度

某集團(tuán)采購商務(wù)管理制度

(接受訂單-申請(qǐng)編碼-在途監(jiān)控-提貨或接貨-辦理入庫)

一、采購原則:具備條件,方能進(jìn)行采購。

1、有符合流程及規(guī)定銷售訂單支持。

2、依據(jù)市場分析和預(yù)測,確能保障銷路。

3、依據(jù)總公司任務(wù)或者月季預(yù)算。

二、采購審批規(guī)定。

1、商品購入一律實(shí)行訂單管理制,凡是采購商品(無論是主營商品或外購商品或公司內(nèi)部進(jìn)貨還是當(dāng)?shù)夭少?均需要填寫采購定單。

2、各分公司采購商務(wù)根據(jù)本公司庫存、銷售情況,以及隨時(shí)收集的儲(chǔ)運(yùn)和銷售人員提出采購建議,及時(shí)填寫請(qǐng)購?fù)ㄖ獑?并上報(bào)至主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理。

3、主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理根據(jù)市場及經(jīng)營情況審批合理采購計(jì)劃,并簽字認(rèn)可后,報(bào)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。

4、經(jīng)總經(jīng)理審批后采購訂單由采購商務(wù)員統(tǒng)一執(zhí)行。

(1)集團(tuán)內(nèi)部統(tǒng)一購貨,由采購商務(wù)人員統(tǒng)一向集團(tuán)內(nèi)各分公司訂購,確認(rèn)采購訂單生效。

(2)集團(tuán)外部購入,由采購商務(wù)員或指定專人統(tǒng)一購貨,并在確認(rèn)采購訂單生效后向商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗申請(qǐng)外購商品編號(hào)。

5、分公司采購商務(wù)員確認(rèn)采購訂單生效后,應(yīng)于當(dāng)日將單據(jù)其他聯(lián)次傳送給儲(chǔ)運(yùn)、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)主管。

6、財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購訂單對(duì)到貨后入庫金額進(jìn)行復(fù)核、監(jiān)控。儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)根據(jù)采購訂單對(duì)庫房貨物存放地點(diǎn)做好接貨準(zhǔn)備,對(duì)貨物到貨周轉(zhuǎn)情況提供信息。財(cái)務(wù)主管對(duì)資金作出合理安排。

7、對(duì)未按定單方式進(jìn)行管理的商務(wù)及負(fù)責(zé)人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。

8、定單按月分類單獨(dú)歸檔、備查。

三、接受采購訂單流程。

1、采購商務(wù)接受由銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理所下采購訂單。

2、采購商務(wù)審核銷售業(yè)務(wù)部門采購訂單,不合格采購訂單返回銷售業(yè)務(wù)部門,發(fā)出合格采購訂單。

3、采購商務(wù)將采購訂單發(fā)給儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),由儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)做接貨準(zhǔn)備。

4、采購商務(wù)負(fù)責(zé)將采購訂單替換成通用格式發(fā)給供應(yīng)商。

四、進(jìn)口商品付稅、付匯流程。

1、銷售業(yè)務(wù)部門發(fā)出付稅或付匯通知。

2、資金商務(wù)填寫支票借款單,到財(cái)務(wù)部審批備案。

3、資金商務(wù)傳遞數(shù)據(jù),通知財(cái)務(wù)部當(dāng)日用款。

4、資金商務(wù)持簽字后借款單到財(cái)務(wù)部借支票。

5、資金商務(wù)將支票送到海關(guān)或銷售業(yè)務(wù)部門。

6、每周由資金商務(wù)報(bào)給財(cái)務(wù)部資金計(jì)劃,每季報(bào)銷售業(yè)務(wù)部門作資金盤點(diǎn)。

五、聯(lián)系供應(yīng)商和貨運(yùn)公司、進(jìn)口商品報(bào)關(guān)、在途商品監(jiān)控管理。

1、目的。

(1)開展在途商品管理,監(jiān)控各分公司、供貨商各方面執(zhí)行貨物計(jì)劃情況,明確各自責(zé)任和關(guān)系。

(2)監(jiān)控集團(tuán)公司總部至外地分公司物資流通過程和貨物在各個(gè)環(huán)節(jié)中狀態(tài)。

(3)在途商品管理工作側(cè)重于對(duì)貨物在途時(shí)間、在途數(shù)量、在途金額及供應(yīng)商發(fā)運(yùn)能力控制。

(4)跟蹤集團(tuán)公司和供應(yīng)商及分公司之間調(diào)撥商品在途時(shí)間、數(shù)量和金額,為相關(guān)部門提供真實(shí)和準(zhǔn)確在途信息。

2、國內(nèi)在途意義。

(1)為貫徹集團(tuán)公司物資管理目標(biāo),在各個(gè)物資流通環(huán)節(jié)監(jiān)控到每一件貨物,商務(wù)部開展了國內(nèi)在途業(yè)務(wù)。

國內(nèi)在途:主要指分公司之間因內(nèi)部銷售而產(chǎn)生在途商品。

(2)在途商品定義:貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán),正在運(yùn)輸途中或已運(yùn)達(dá)企業(yè)但未驗(yàn)收入庫商品。

3、國內(nèi)在途目的。

(1)監(jiān)控分公司在途商品管理,明確銷售業(yè)務(wù)部門、運(yùn)輸公司、分公司各方面責(zé)任。

(2)對(duì)分公司在運(yùn)輸途中產(chǎn)生在途商品數(shù)量、金額以及狀況進(jìn)行監(jiān)控,縮短運(yùn)輸時(shí)間,加快物資流通速度,提高資金周轉(zhuǎn)速度。

(3)收集、匯總、加工、整理在途數(shù)據(jù),掌握物流信息,根據(jù)在途數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)問題促使銷售部盡快解決。

4、在途商品確認(rèn)。

集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部傳遞銷售給分公司發(fā)票清單及銷售數(shù)據(jù)和商務(wù)部向地區(qū)分公司發(fā)送的發(fā)貨信息及時(shí)傳送到相應(yīng)分公司商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)生效后,即視為在途商品。

5、在途商品管理。

分公司商務(wù)統(tǒng)計(jì)人員每日接收發(fā)貨信息后,根據(jù)實(shí)際到貨數(shù)量統(tǒng)計(jì)本公司在途情況,并逐日向集團(tuán)公司商務(wù)部傳送在途數(shù)據(jù)。對(duì)超出正常期限在途商品標(biāo)注、說明,便于供應(yīng)商及時(shí)協(xié)調(diào)與解決。對(duì)未按規(guī)定進(jìn)行監(jiān)管或雖已監(jiān)管但未及時(shí)準(zhǔn)確提交在途信息而造成損失分公司,其損失由分公司分擔(dān),同時(shí)責(zé)任人應(yīng)寫出書面報(bào)告上報(bào)總經(jīng)理。

6、國內(nèi)操作流程。

(1)集團(tuán)公司商務(wù)部采購商務(wù)員將到貨清單遞交商務(wù)統(tǒng)計(jì)。

(2)商務(wù)統(tǒng)計(jì)根據(jù)《到貨登記單》和《商品入庫單》及發(fā)貨清單核減在途商品數(shù)量、金額和計(jì)算在途時(shí)間。

(3)商務(wù)統(tǒng)計(jì)將到貨清單上商品與實(shí)際到達(dá)商品差異表傳遞財(cái)務(wù)部。

(4)財(cái)務(wù)部依據(jù)商務(wù)統(tǒng)計(jì)傳遞《到貨登記單》和《商品入庫單》辦理付款手續(xù)。

(5)商務(wù)統(tǒng)計(jì)將在途商品差異信息傳遞相關(guān)部門。

(6)對(duì)在途時(shí)間監(jiān)控:掌握商品貨運(yùn)周期。同時(shí),注重發(fā)現(xiàn)長期未到,滯留途中貨物情況,促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決提高物流周轉(zhuǎn)速度,加快資金周轉(zhuǎn),搶占市場。

(7)對(duì)商品在途數(shù)量、在途金額監(jiān)控:使分公司掌握在途商品規(guī)模及占用資金量大小,促使銷售業(yè)務(wù)部門加緊運(yùn)輸力度,加速資金周轉(zhuǎn)。

(8)對(duì)供應(yīng)商監(jiān)控:體現(xiàn)在運(yùn)輸貨物能力和返款速度,供應(yīng)商發(fā)運(yùn)能力高低直接影響貨物周轉(zhuǎn)速度,周轉(zhuǎn)速度越快越有助于分公司降低貨物風(fēng)險(xiǎn)系數(shù),返款速度快慢,影響分公司資金周轉(zhuǎn)及利潤取得

(9)生成結(jié)果:對(duì)分公司在途商品管理,側(cè)重于從商品在途數(shù)量、在途金額;在途時(shí)間,供貨商運(yùn)作能力方面提供在途信息。

7、國內(nèi)在途程序所需數(shù)據(jù):財(cái)務(wù)數(shù)量+以銷未提=統(tǒng)計(jì)結(jié)存。

(1)銷售數(shù)據(jù):資金商務(wù)收款臺(tái)銷售庫數(shù)據(jù)(已銷數(shù))和庫房提貨數(shù)據(jù)(已提數(shù))進(jìn)行核對(duì)后,生成已銷已提商品數(shù)據(jù)庫,包括銷售單號(hào)、銷售日期、發(fā)票號(hào)、商品編號(hào)、代理編號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等內(nèi)容。

(2)入庫數(shù)據(jù):各分公司商品入庫數(shù)據(jù)包括入庫單號(hào)、入庫日期、發(fā)票號(hào)、商品編號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等內(nèi)容。

8、核對(duì)依據(jù):以銷售方發(fā)票號(hào)作為核對(duì)依據(jù),依據(jù)每張發(fā)票發(fā)票號(hào)、商品編號(hào),同分公司入庫單上發(fā)票號(hào)和商品編號(hào)自動(dòng)進(jìn)行核減生成各地在途商品信息。

9、國外在途商品管理。

(1)定義。

〈1〉在途存貨:包括運(yùn)入在途存貨和運(yùn)出在途存貨是指貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán)正在運(yùn)輸途中或已運(yùn)達(dá)公司尚未驗(yàn)收各種存貨。

〈2〉商務(wù)部在途商品:進(jìn)口商對(duì)集團(tuán)公司進(jìn)行銷售并開制發(fā)票,貨物尚未運(yùn)抵各目的地商品。商務(wù)部對(duì)在途商品管理主要通過核對(duì)進(jìn)口商發(fā)票和分公司入庫單據(jù),監(jiān)控公司在途物資狀況,多角度、多側(cè)面反映物資流通狀況。

(2)意義。

〈1〉開展進(jìn)出口商在途管理,跟蹤進(jìn)出口商、分公司各方面執(zhí)行貨物計(jì)劃情況,明確各自責(zé)任和關(guān)系。

〈2〉監(jiān)控進(jìn)出口商至集團(tuán)公司或分公司物資流通過程,對(duì)貨物在各環(huán)節(jié)中狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控、過程監(jiān)控,檢查進(jìn)、出口商運(yùn)作能力,降低風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。對(duì)在途商品管理工作,側(cè)重于對(duì)長期在途商品及進(jìn)出口商發(fā)運(yùn)能力控制。

10、具體物控工作流程。

(1)工作內(nèi)容:依據(jù)進(jìn)口商發(fā)貨資料核對(duì)公司入庫信息,獲取在途數(shù)據(jù)。

(2)進(jìn)口商發(fā)貨,商務(wù)部采購商務(wù)接收各種發(fā)貨資料流程。

〈1〉商務(wù)部采購商務(wù)每日接收進(jìn)口商和銷售業(yè)務(wù)部門各種發(fā)貨資料。進(jìn)口商涉及單據(jù)有:發(fā)貨通知書、裝箱單、發(fā)票、進(jìn)口發(fā)貨單、訂單。銷售業(yè)務(wù)部門單據(jù):貨物清單。

〈2〉商務(wù)部采購商務(wù)整理各種單據(jù),并分別在登記本中詳細(xì)記錄。

〈3〉核對(duì)裝箱單與發(fā)票中商品品名、型號(hào)、數(shù)量、金額,保證單據(jù)配套性、一致性。

〈4〉核對(duì)裝箱單與銷售業(yè)務(wù)部門貨物清單。檢驗(yàn)單據(jù)中發(fā)票號(hào)、發(fā)運(yùn)編號(hào)、發(fā)貨日期、品名規(guī)格、數(shù)量等信息是否一致,還有貨物清單、銷售業(yè)務(wù)部門制定分貨計(jì)劃,還提供貨物運(yùn)抵不同目的地、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。

〈5〉依據(jù)進(jìn)口商發(fā)貨單核查每周進(jìn)口商發(fā)貨規(guī)模。

〈6〉單據(jù)核對(duì)過程中,針對(duì)有問題單據(jù)向有關(guān)各方(進(jìn)口商、銷售業(yè)務(wù)部門)進(jìn)行必要信息反饋,補(bǔ)充、更正單據(jù)信息,最終進(jìn)行存檔、備查。

〈7〉各種單據(jù)審核無誤后,將進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票錄入程序中。

(3)貨物抵庫,商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計(jì)核減在途流程。

〈1〉貨物抵庫,采購商務(wù)人員填寫到貨登記單和入庫單。

實(shí)物運(yùn)抵集團(tuán)公司,采購商務(wù)按到貨、入庫流程,依據(jù)實(shí)到貨數(shù)量填寫相應(yīng)國外到貨登記單和入庫單實(shí)物運(yùn)抵各分公司,銷售商務(wù)開制銷售小票和內(nèi)容相對(duì)應(yīng)國外到貨登記單和入庫單辦理入庫。對(duì)于實(shí)物入庫和小票入庫,采購商務(wù)在途崗可以通過單據(jù)上庫別欄信息加以區(qū)分。

〈2〉每日采購商務(wù)在途崗接收商務(wù)統(tǒng)計(jì)審核后到貨登記單和入庫單,在單據(jù)傳遞交接過程中要有相應(yīng)交接手續(xù),記錄在冊。采購商務(wù)在途崗將對(duì)國外到貨登記單和入庫單進(jìn)行再次審核重點(diǎn)。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號(hào)和裝箱單號(hào)、發(fā)運(yùn)編號(hào)等于在途統(tǒng)計(jì)息息相關(guān)內(nèi)容,檢驗(yàn)單據(jù)中各項(xiàng)填制內(nèi)容是否一致。

〈3〉審核過程中注重進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對(duì)應(yīng)關(guān)系(一張發(fā)票針對(duì)一張貨物清單一張發(fā)票對(duì)應(yīng)一張或多張到貨登記單;一張發(fā)票對(duì)應(yīng)一張入庫單;一張到貨登記單可對(duì)應(yīng)多張入庫單),將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。

〈4〉錄入到貨登記單后,程序自動(dòng)核減發(fā)票信息,通過報(bào)表顯示在途變化情況。

(4)單據(jù)查詢流程。

(5)報(bào)表預(yù)覽、打印流程。

(6)在途數(shù)據(jù)傳輸流程。

(7)分析流程。

〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。

〈2〉分析角度:在途時(shí)間、在途數(shù)量、金額、進(jìn)出口商運(yùn)作能力。

〈3〉分析重點(diǎn):統(tǒng)計(jì)長期在途商品(在途時(shí)間超過一個(gè)月),定期向銷售業(yè)務(wù)部門反饋,促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決。

11、損失調(diào)賬:貨物在運(yùn)輸過程中,因丟失、損壞而產(chǎn)生差異情況,在途崗與銷售業(yè)務(wù)部門協(xié)商后,進(jìn)行賬面調(diào)整。

(1)屬于進(jìn)出口商責(zé)任,造成貨物丟失調(diào)賬方法。

〈1〉貨物丟失,銷售業(yè)務(wù)部門查清責(zé)任,落實(shí)賠償事宜。

〈2〉銷售業(yè)務(wù)部門開制銷售小票,將丟失貨物進(jìn)行銷售,即視同銷售給索賠責(zé)任人。

〈3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫,采購商務(wù)在途崗核減在途商品。

(2)屬于運(yùn)輸公司責(zé)任,致使貨物丟失調(diào)賬方法。

〈1〉銷售業(yè)務(wù)部門在確認(rèn)貨物丟失的同時(shí)通知商務(wù)部。

〈2〉銷售業(yè)務(wù)部門落實(shí)賠償、獲得索賠款后,將填制索賠通知單,并傳真給商務(wù)部(要求通知單有銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理簽章,附有賠償款的證明資料)

〈3〉商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計(jì)依據(jù)索賠通知單,核減在途差異。

12、代運(yùn)商品:索賠、贈(zèng)品、配件、樣機(jī)等貨物。

(1)辦理原則:所有權(quán)屬于集團(tuán)公司銷售業(yè)務(wù)部門,無價(jià)格或價(jià)格為零代運(yùn)商品,運(yùn)抵目的地后,需辦理入庫手續(xù)。

(2)具體操作方式:提供該類商品在途信息,同時(shí),定期反饋代運(yùn)商品在途情況,督促銷售業(yè)務(wù)部門盡快辦理入庫。

13、匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。

(1)分公司各銷售業(yè)務(wù)部門在途商品一覽表。

控制每批貨物在途時(shí)間、在途數(shù)量、在途金額。對(duì)于長期未到貨商品,應(yīng)及時(shí)提請(qǐng)銷售業(yè)務(wù)部門重視,確定貨物滯留原因,加速運(yùn)輸,縮短貨物周轉(zhuǎn)時(shí)間,降低或減少貨物風(fēng)險(xiǎn)。

(2)分公司銷售業(yè)務(wù)部門主要商品進(jìn)貨概況(按商品大類)。

按銷售業(yè)務(wù)部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額,比較不同商品占用資金量大小。

14、匯總分公司在途時(shí)間一覽表。

(1)分公司入庫商品貨運(yùn)周期一覽表。

(2)分公司在途商品在途時(shí)間一覽表。

〈1〉控制入庫商品運(yùn)輸周期,加快運(yùn)輸力度。

〈2〉明確在途商品在途時(shí)間,及在途商品占?jí)嘿Y金量大小。

〈3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運(yùn)能力,加速貨物周轉(zhuǎn),降低風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

六、商品到貨、驗(yàn)收、入庫管理。

(一)商品到貨、接貨和驗(yàn)收管理。

商品到貨是庫房管理工作開始,是商品驗(yàn)收前期準(zhǔn)備工作,其工作好壞直接影響到商品驗(yàn)收工作質(zhì)量。為保證商品到貨和驗(yàn)收工作及時(shí)準(zhǔn)確完成,提高驗(yàn)收效率,要求對(duì)商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質(zhì)量和運(yùn)輸情況進(jìn)行檢查和確認(rèn)。采購商務(wù)認(rèn)真按照要求填寫單據(jù),保證商品在途管理工作順利開展,為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎(chǔ)。

1、接貨規(guī)定:分公司采購商務(wù)每天根據(jù)總公司發(fā)送到貨信息,以到貨通知單形式于當(dāng)日通知儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),以便其及時(shí)組織人力、物力,調(diào)劑存貨場地。

2、操作流程。

(1)采購商務(wù)必須提前三天將需入庫商品詳細(xì)清單交給儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),確定商品編號(hào)、數(shù)量、到貨日期。

(2)商品抵達(dá)指定庫房后,采購商務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)依據(jù)到達(dá)貨物清單共同清點(diǎn)商品種類、拆包、分包點(diǎn)驗(yàn)。按商品的品種、規(guī)格、型號(hào)核對(duì)實(shí)物質(zhì)量和實(shí)際到貨數(shù)量及檢查外包裝質(zhì)量,是否破損,把好入庫前數(shù)量、質(zhì)量關(guān)。

(3)商品驗(yàn)收后,采購商務(wù)立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、及時(shí)迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期,在裝箱單號(hào)處填寫供應(yīng)商全稱。詳細(xì)填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量,備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號(hào)或貨單號(hào)。如果發(fā)票未到達(dá),待采購商務(wù)拿到發(fā)票后,填寫入庫單備注欄。單獨(dú)注明有外包裝破損或質(zhì)量問題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認(rèn),各分公司內(nèi)部調(diào)撥商品也要填寫《到貨登記單》。

(4)《到貨登記單》填寫后,必須由采購商務(wù)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)共同簽字確認(rèn)后方可有效。

(5)商品到庫當(dāng)日(如晚上到貨,可在次日)必須辦理正式入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理入庫手續(xù),儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)有權(quán)拒絕發(fā)貨并責(zé)成當(dāng)事人寫出書面報(bào)告報(bào)總經(jīng)理或授權(quán)人對(duì)其進(jìn)行處理解決。

(6)采購商務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)應(yīng)妥善保管好到貨登記單,以便查詢,商務(wù)統(tǒng)計(jì)根據(jù)到貨登記單審核入庫單正確性,同時(shí)便于核減在途數(shù)量。

3、《到貨登記單》出現(xiàn)錯(cuò)誤情況時(shí),儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)要求采購商務(wù)重新辦理。

(1)有涂改痕跡,內(nèi)容和項(xiàng)目不清楚和不完全。

(2)商品編碼和規(guī)格名稱與集團(tuán)公司不一致。

(3)數(shù)量不正確。

(4)《到貨登記單》格式、使用說明、單據(jù)辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。

第一聯(lián)、采購商務(wù),第二聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì),第四聯(lián)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。

(二)商品驗(yàn)收入庫管理。

1、入庫目的。

(1)為加速商品流通速度,保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性。

(2)為商品在途管理和在途控制崗提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),保證在途控制環(huán)節(jié)暢通,更好地為銷售業(yè)務(wù)部門服務(wù)。

(3)把好審核關(guān),為財(cái)務(wù)成本核算準(zhǔn)確及時(shí)提供必要條件。

2、入庫操作辦法。

(1)商品驗(yàn)收完畢,填寫《到貨登記單》后,采購商務(wù)依據(jù)《到貨登記單》內(nèi)容在當(dāng)日(特殊情況,如晚間到貨可在次日)按商品批次和發(fā)票內(nèi)容填寫入庫單(注意不要將相同商品累加),辦理入庫手續(xù)。采購商務(wù)在辦理入庫手續(xù)時(shí),根據(jù)《到貨登記單》到商務(wù)統(tǒng)計(jì)處核對(duì)商品編號(hào),無誤后及時(shí)填寫《商品入庫單》。

(2)入庫單由采購商務(wù)填寫,儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)簽字。

〈1〉按單據(jù)規(guī)定項(xiàng)數(shù)填寫商品種類數(shù)。

〈2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。

〈3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內(nèi)容填寫商品編號(hào)、數(shù)量、名稱、金額。

〈4〉填寫《到貨登記單》號(hào)和供應(yīng)商名稱。

〈5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時(shí)間,按照商品順序填寫發(fā)票號(hào)和金額。

〈6〉相關(guān)人員填寫姓名及人員編號(hào)。

〈7〉特別注意商品編號(hào)、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致,要求商務(wù)員字跡清楚、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和及時(shí)迅速。

(3)批量到貨如果到貨數(shù)量不全,采購商務(wù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際到貨數(shù)量,隨時(shí)辦理入庫手續(xù),做好該批商品收欠登記手續(xù)。

(4)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)先統(tǒng)計(jì)到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計(jì)到貨后數(shù)量,再倒擠出到貨數(shù)量。

(5)填寫好入庫單應(yīng)由儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)簽字審核,傳真FA*件與原件核對(duì),到貨登記單與入庫單核對(duì)后,并確認(rèn)后蓋章貨收訖后,方能生效。入庫單不得涂改。

(6)消耗品和不必逐個(gè)檢驗(yàn)商品,由采購商務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)共同清點(diǎn)數(shù)量后,當(dāng)時(shí)辦理入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。

(7)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)依據(jù)庫房情況整齊碼放,及時(shí)建立、增加垛卡,登賬。

3、出現(xiàn)錯(cuò)誤情況,儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)拒絕辦理。

(1)有涂改痕跡,項(xiàng)目內(nèi)容不清楚,不完全。

(2)缺少采購商務(wù)和總經(jīng)理或授權(quán)人簽字。

(3)商品項(xiàng)數(shù)超過單據(jù)規(guī)定要求。

(4)商品編碼和規(guī)格名稱與集團(tuán)公司不一致。

(5)《商品入庫單》格式與使用辦法。

第一聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)記賬,第二聯(lián)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)存檔,第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬,第四聯(lián)、采購商務(wù)存查。

5、入庫核算:商品、材料入庫后,經(jīng)辦人應(yīng)持入庫單第二聯(lián)(即財(cái)務(wù)聯(lián))增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián),及時(shí)到財(cái)務(wù)部辦理付款或報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)根據(jù)入庫資料及發(fā)票、定單信息經(jīng)復(fù)核無誤后及時(shí)做商品增加賬務(wù)處理。

(三)外購商品管理。

1、外購商品規(guī)定:由于經(jīng)營需要而到集團(tuán)外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。

2、操作流程。

(1)采購商務(wù)或銷售人員進(jìn)行采購前,應(yīng)填寫請(qǐng)購?fù)ㄖ獑斡煽偨?jīng)理或授權(quán)人簽字確認(rèn)后方能到財(cái)務(wù)借款外購。

(2)借款后必須在一周內(nèi)辦理完驗(yàn)收、報(bào)銷手續(xù)。

(3)采購商務(wù)或銷售人員在進(jìn)行賒銷采購前,應(yīng)由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字同意,并填寫賒銷采購專用欠款登記單,同時(shí)單據(jù)上加蓋本公司公章方能進(jìn)行欠款采購。

(4)一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù),辦理時(shí)必須持入庫單、與之對(duì)應(yīng)銷售單,并持實(shí)物進(jìn)行驗(yàn)收。

(5)特殊情況不能持實(shí)物驗(yàn)收,應(yīng)經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意,并持用戶收貨證明,方可辦理入庫手續(xù)。

(6)凡外購商品一律辦理入庫手續(xù),辦理時(shí)到儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)處驗(yàn)收后加蓋貨收訖章,方能到財(cái)務(wù)報(bào)銷。

(7)銷售單與入庫單編號(hào)、名稱、數(shù)量必須一致,銷售金額必須大于入庫金額,確保有合理毛利。

(8)一次性外購商品不允許有庫存積壓。

(9)必須由采購商務(wù)或指定專人辦理采購、報(bào)銷、驗(yàn)收手續(xù)。

(10)外購商品不允許做欠款銷售。

(11)如不符合規(guī)定,應(yīng)報(bào)分公司總經(jīng)理審批后方能辦理驗(yàn)收手續(xù)。

(12)一次性外購為便于統(tǒng)計(jì)與管理,應(yīng)把入庫單與銷售單捏對(duì)粘貼,進(jìn)行入賬和留存。

(13)所有外購商品實(shí)行比率控制,一般不得超出當(dāng)期進(jìn)貨額(除稅)7%,特殊情況需報(bào)分公司管理部門批準(zhǔn)。

(14)商務(wù)員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果,均視同個(gè)人行為,并不代表公司名義,公司不承擔(dān)任何責(zé)任。

3、有關(guān)一次性外購特殊規(guī)定:非本公司主營產(chǎn)品,為滿足用戶特殊要求或?yàn)殇N售合同執(zhí)行,而一次性采購商品。

(四)暫存商品管理。

1、范圍:符合條件,可以辦理暫存手續(xù)。

(1)接貨時(shí)由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴(yán)重質(zhì)量問題暫不能辦理入庫商品。

(2)由采購商務(wù)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商交涉聯(lián)系解決某些問題,而暫不能及時(shí)辦理入庫手續(xù)。

(3)公司已經(jīng)處理后積壓及報(bào)廢商品。

(4)由于其他原因經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)暫時(shí)放置庫房里商品。

(5)待點(diǎn)驗(yàn)商品:商品已到,尚待驗(yàn)收入庫商品,當(dāng)月份終結(jié),仍應(yīng)包括在商品采購賬戶余額內(nèi)。

2、規(guī)定。

(1)暫存商品應(yīng)單獨(dú)設(shè)置庫區(qū),與正式商品區(qū)別碼放。

(2)進(jìn)入暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存入庫單》,領(lǐng)取暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存出庫單》。

(3)對(duì)于暫存庫貨物,應(yīng)設(shè)立備查賬,隨時(shí)登記入庫、出庫情況。

(4)對(duì)未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失,上報(bào)總經(jīng)理或授權(quán)人對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處理解決。

(5)單據(jù)格式及使用說明:第一聯(lián)、經(jīng)辦人存查,第二聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬,第三聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)記賬。

(五)購入商品計(jì)價(jià):按實(shí)際價(jià)值入賬:買價(jià)+買方負(fù)擔(dān)外埠運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)+途中合理損耗+關(guān)稅估價(jià)。

1、集團(tuán)公司內(nèi)購入存貨:其估價(jià)入庫依據(jù)應(yīng)是集團(tuán)公司提供發(fā)票清單及銷售記錄。

2、集團(tuán)公司外購入存貨,其估價(jià)入庫依據(jù)應(yīng)以采購訂單注明價(jià)格扣除稅后估價(jià)入庫。

3、凡是按估價(jià)成本入賬,在收到發(fā)票等結(jié)算憑證后均需調(diào)整為實(shí)際成本。

(1)如估價(jià)金額與實(shí)際金額一致,只做賬務(wù)分錄調(diào)整,可用原入庫單復(fù)印件。說明內(nèi)容:原入庫單號(hào)、估價(jià)賬務(wù)時(shí)間、憑證號(hào)。

(2)當(dāng)估價(jià)金額與實(shí)際金額不一致時(shí),必須沖銷原入庫單,重新辦理入庫手續(xù),財(cái)務(wù)據(jù)此處理賬務(wù)。

4、公司用現(xiàn)金采購進(jìn)貨要有供應(yīng)商已收款證明,收取供應(yīng)商進(jìn)貨發(fā)票,沒有發(fā)票則不能入賬。

5、如果供應(yīng)商不開進(jìn)項(xiàng)發(fā)票,則公司采購進(jìn)貨費(fèi)用不能通過銀行結(jié)算,支付現(xiàn)金或通過內(nèi)部賬戶。

6、進(jìn)貨發(fā)票在同一個(gè)月內(nèi)入賬,可不受開票日期限制,否則要用暫估價(jià)入賬。

7、暫估價(jià)入賬需要有上一批次進(jìn)貨發(fā)票復(fù)印件或暫估價(jià)抵扣憑證。

8、供應(yīng)商銷貨清單即本公司進(jìn)貨清單,需要有發(fā)票專用章和財(cái)務(wù)專用章,填寫不含稅價(jià)。

第一聯(lián)、供應(yīng)商存根聯(lián),第二聯(lián)、附發(fā)票聯(lián)、公司記賬使用,第三聯(lián)、記賬聯(lián)、供應(yīng)商記賬使用,第四聯(lián)、抵扣聯(lián)、公司交稅務(wù)機(jī)關(guān)。