東莞企業(yè)內(nèi)部溝通制度

一、總則

（一）制定目的

建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通管道并形成制度。

（二）適用范圍

公司內(nèi)部涉及到文件溝通、會議溝通及其他形式溝通時均適用。

（三）管理權(quán)責

1.總經(jīng)理室權(quán)責

（1）總經(jīng)理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會議資料的準備,會議記錄，會議決議追蹤及呈報；

（2）總經(jīng)理信箱（傳統(tǒng)信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈；

（3）企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行；

（4）公司決議事項和總經(jīng)理指令的通知、傳達；

（5）有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。

2.各部門主管權(quán)責

（1）出席要求參加的會議、執(zhí)行會議決議；

（2）根據(jù)會議要求、上級指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達會議決議及公司的政策、規(guī)章、要求等；

（3）定期或不定期向總經(jīng)理或分管副總作述職匯報，及相關(guān)業(yè)務(wù)狀況的呈報；

（4）部門會議的通知、召集、會議資料的準備、會議決議追蹤及呈報；

（5）有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。

二、內(nèi)容

（一）規(guī)定

1.總則

公司組織內(nèi)部的正常溝通管道有如下三種形式：

（1）正式的文件(含文書)溝通。

（2）會議溝通(例行會議、臨時性會議)。

（3）非正式場合、形式的溝通(總經(jīng)理信箱、個別交談等)。

2.文件(含文書)溝通

（1）規(guī)章、制度類文件

A.規(guī)定各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標準并經(jīng)相關(guān)權(quán)責主管審核、批準的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般不針對具體個人、具體時間，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必須遵循的基礎(chǔ)性制度；

B.公司制定的制度規(guī)章，由（總）經(jīng)理室頒布、發(fā)放。

（2）聯(lián)絡(luò)、通知類文書

A.進行各種具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適用期較短，針對性較具體，適用期過后，多數(shù)無保存價值或存檔年限短。另外，有些臨時性或試行性制度也可采用此類形式。

B.各部門之間、公司內(nèi)部之間具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、知會等事宜辦理都可用《聯(lián)絡(luò)單》形式體現(xiàn)、傳遞。

C.上級主管、上級部門的事項通知、指令的傳達、發(fā)布,也都可用《聯(lián)絡(luò)單》形式體現(xiàn)。

（3）簽（呈）、報告、報表類文書

A.下級呈報上級，下屬部門呈報直接主管部門、主管部門向公司或總經(jīng)理的述職報告，專項工作匯報、簽呈及各項業(yè)務(wù)報表等，分為定期及不定期的呈遞；

B.須定期呈報有：

●生產(chǎn)計劃報表、生產(chǎn)月報表、品質(zhì)分析報表、毛利預(yù)算表、財務(wù)收支預(yù)算、采購資

金計劃表等；

●業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)報表、銷售及費用月計劃表及相關(guān)分析報告等；

●財務(wù)部的財務(wù)報表、財務(wù)分析報告、責任單位成本績效報告；

●下級主管對上級主管的述職報告、工作報告。

C.不定期呈報

●專項工作報告；

●具體事項呈報核準。

（4）會議記錄類文書

A.各類會議由主持人指定人員做《會議記錄》，（副）總經(jīng)理主持召集的會議原則上由（總）經(jīng)理室負責《會議記錄》；

B.對會議決議涉及具體工作安排，須確認追蹤結(jié)果，由會議記錄者形成《決議事項追蹤表》，經(jīng)主持人指定專人進行追蹤、確認。（副）總經(jīng)理主持會議的決議事項的追蹤、確認，除非總經(jīng)理另行指定，原則上由（總）經(jīng)理室負責；

C.對會議決議涉及一般事項的規(guī)定須傳達、通知、知會的，由會議記錄者形成《聯(lián)絡(luò)單》，經(jīng)主持人簽名確認后，發(fā)放相關(guān)單位人員；

D.重要會議的《會議記錄》，經(jīng)主持人簽名確認后，由會議記錄者復印分發(fā)或傳閱與會人員或相關(guān)人員。

（5）文件溝通途徑說明

A.審批、發(fā)布

●公司性制度由（總）經(jīng)理室組織制定，經(jīng)相關(guān)權(quán)責主管審核，總經(jīng)理批準后，頒布、

發(fā)放；

●各單位部門內(nèi)部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制定，經(jīng)部

門經(jīng)（副）理審核，總經(jīng)理批準后，頒布、發(fā)放；

●報批前須送（總）經(jīng)理室會審，確認同公司相關(guān)制度無矛盾、抵觸。

①發(fā)出的“聯(lián)絡(luò)單”須經(jīng)發(fā)出部門（單位）主管簽章確認并抄送（復印）上二級主管，須回復者須經(jīng)受文部門（單位）主管簽章確認，并抄送（復印）其上二級主管；

②對會議記錄類的文書按本制度4.2.4.條款執(zhí)行；

③對須張榜公布的公告、任命、通知等文書發(fā)布前，由（總）經(jīng)理室負責審稿，必要時，上呈總經(jīng)理審閱(核)方可；

④所有簽（呈）報告、報表均需層呈至上二級主管。

B.發(fā)放記錄

●對傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對象在《傳閱記錄表》簽章記錄；

●對正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門要求收件者在《文件分發(fā)記錄表》上簽收登錄；

●對《聯(lián)絡(luò)單》、《決議事項追蹤表》等的文書，必要時，發(fā)出部門可要求收文者在《文

件分發(fā)記錄表》簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過處分。

C傳遞規(guī)定

●文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“××部門專用”字樣外，用不同

顏色色標區(qū)分文件性質(zhì)；

●“急件”使用紅色色標，“密件”使用白色色標，一般性呈閱文件使用黃色色標，部

門間傳遞文件或部門內(nèi)傳閱文件采用綠色色標；

●收文者在接收來文后需在規(guī)定的時間內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜，其中“急件”

時限為1小時，其他文件為4小時；

D文件存檔由（總）經(jīng)理室負責，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一份。

3.會議溝通

（1）會議類別

A.例行性會議；

B.臨時性會議。

（2）例行性會議

（3）臨時性會議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責主管依需要時動議召集

（4）會議管理

A.例行性會議如有變更原則上應(yīng)提前半個工作日通知，如無變更則不另行通知；

B.臨時性會議原則上應(yīng)至少提前1小時通知參加人員；

C.會議參加者必須準時出席并簽到，因故無法到會者,事先須向主持人請假并取得許可，或派代理人出席(代理人應(yīng)向主持人報備)，遲到、早退者須向主持人報備,取得諒解及同意；

D.會議應(yīng)事先明確主題，與會人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準備(包括資料、數(shù)據(jù))；

E.主持人應(yīng)控制會議時程，盡量在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議；

F.會議決議的落實實施情況，應(yīng)作為下次會議議題之一。

4.非正規(guī)場合、形式的溝通

（1）由（總）經(jīng)理室設(shè)置總經(jīng)理信箱，并負責定期的收集、呈遞總經(jīng)理；

（2）除工作接觸外，各級主管應(yīng)定期或不定期與下屬進行交談溝通，以增進彼此了解，掌握各層次人員的動態(tài)信息，幫助決策層把握方向，適當準確地制定相關(guān)政策，原則上：

A.總經(jīng)理、部門經(jīng)（副）理等直接部屬每個月應(yīng)有一次交談溝通，總經(jīng)理同下二級部屬，每季度應(yīng)有一次交談溝通；

B.經(jīng)（副）理同直接部屬每周應(yīng)有一次交談、溝通，同其他部屬每月應(yīng)有一次交談、溝通。

員工倒休單

.員工核對表

員工核對表

篇2:外部聯(lián)系內(nèi)部溝通合理化建議管理制度

根據(jù)《金屬非金屬礦山安全標準化規(guī)范》要求,制定本制度

一、外部聯(lián)系

1、外部聯(lián)系主要指與全事項相關(guān)的各級政府安全生產(chǎn)監(jiān)管部門,蔻人事部門、當?shù)毓膊块T、當?shù)乇O(jiān)察部門、礦山救護隊、消防部門、醫(yī)院、工傷保險單位、上級主管單位及礦區(qū)周邊居民等。

2、根據(jù)已識別的外部聯(lián)系對象采用文件化的形式及時向外界披露和溝通企業(yè)重大安全事項。對外溝通事項包括:外部關(guān)注的安全和事項,外部團體或個人的報怨、直接的社會要求等。

3、保存外部的安全投訴記錄。

4、外部聯(lián)系由企業(yè)安環(huán)部管理,指定專人外部聯(lián)系和協(xié)調(diào)安全安全產(chǎn)事項。

二、內(nèi)部溝通

1、建立文件化的內(nèi)部溝通制度,明確溝通方式,時機、內(nèi)容、職責及信息處理。

2、企業(yè)在每季度末召開一次全員安全工作會議,就企業(yè)安全生產(chǎn)形勢、存在安全問題,今后安全工作要求向全體員工溝通。

3、企業(yè)安環(huán)部每月組織召開一次安全事項討論會,吸收各部門主管安全工作的負責人,專職安全員,員工代表、“問題解決小組”組長,標準化負責人參加,回顧前段安全工作情況,收集員工關(guān)心國家大事的安全和健康問題,并對問題及時處理。

4、基層管理要每月召開一次安全工作會議,討論安全生產(chǎn)事項,對重要安全生產(chǎn)事項與員工進行計劃性對話,收*議中員工關(guān)心國家大事的安全生產(chǎn)事項。

5、基層管理所在以在向職工分派任務(wù)時,要進行了正確執(zhí)行任務(wù)說明。

6、每次內(nèi)部溝通活動,要做好記錄保存。

三、合理化建議

1、建立員合理化建議制度。

2、企業(yè)總部和基層單位均設(shè)合理化建議箱或建議表格,并放置于醒目的位置,以方便員工獲取。

3、對收集的合理化建議進行了評估,對已采納的建議進行認可,對建議以進行表揚,對未采納的建議,給予建議以必要的解釋。

4、基層要設(shè)立專欄展示安全設(shè)備善和使用情況。

5、企業(yè)安環(huán)部負責合理化建議管理,并指定專人負責。

6、認真保管合理化建議,并做好合理化建議評估記錄。

篇3:外部聯(lián)系與內(nèi)部溝通制度

一內(nèi)部聯(lián)系

完善的企業(yè)內(nèi)部溝通體系有利于保證企業(yè)戰(zhàn)略的實施、營運流程和過程的控制,保證執(zhí)行過程與執(zhí)行結(jié)果與計劃目標的一致。通過對公司中所存在的不足分析,制訂構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部溝通體系的初步方案:確定溝通目標,創(chuàng)建鼓勵性的溝通氛圍,構(gòu)建內(nèi)部溝通的多種網(wǎng)絡(luò),根據(jù)溝通內(nèi)容確定溝通方式及方法和建立內(nèi)部溝通監(jiān)督評估機制。

企業(yè)內(nèi)部溝通渠道單一或不完善,缺乏靈活性,進而企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞進程緩慢,嚴重影響了企業(yè)的運作進程和決策效率。因此,建立完善的企業(yè)內(nèi)部溝通體系,有利于提高組織決策的正確性和員工的歸屬感,及時化解組織的危機,實現(xiàn)組織的目標,從而為企業(yè)創(chuàng)造良好的內(nèi)部工作環(huán)境,更好地實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。

1、確定溝通目標

構(gòu)建公司內(nèi)部溝通體系的總體目標,是為了配合企業(yè)管理的根本經(jīng)濟和社會目的。更具體的來講,是通過構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部溝通體系,實現(xiàn)提高員工滿意度和歸屬感,降低離職率,為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益,保證企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

2、根據(jù)溝通內(nèi)容確定溝通方式及方法

企內(nèi)部溝通的內(nèi)容可歸納為:情感溝通,業(yè)務(wù)信息溝通,戰(zhàn)略決策溝通,制度溝通,企業(yè)文化溝通五大類。

二外部聯(lián)系

為推動我公司安全標準化在全國范圍內(nèi)全面、持久地開展,促進礦山不斷提高安全管理水平,制訂了外部聯(lián)系制度,具體內(nèi)容如下:

組織職工到周邊企業(yè)相關(guān)單位進行參觀走訪和調(diào)查。

通過對周邊企業(yè)相關(guān)單位進行參觀走訪和調(diào)查,組織其他員工進行學習。

通過進行參觀走訪和調(diào)查,組織其他員工進行學習,將先進思想和技術(shù)應(yīng)用到各自崗位上,并定期對改進后的實際情況進行檢查和分析總結(jié)。