一、公文處理辦法

公文是貫徹黨和國家方針、政策、傳達(dá)上級指示,請示、批復(fù)問題,部署

工作,組織生產(chǎn)經(jīng)營和完成各項工作的重要工具。為做到準(zhǔn)確、迅速、提高公文處理工作的效率和質(zhì)量特制定本辦法:

(一)公司負(fù)責(zé)文書管理工作的部門是辦公室,分別負(fù)責(zé)對局機(jī)關(guān)、集團(tuán)等上級黨政公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、立卷和存檔。

(二)來文處理

1、收文

凡發(fā)來公司的一切文件、函電、均由辦公室收發(fā)員接收,其中,人事檔案,掛號信函,在接受時,必須檢查封志是否完整,發(fā)現(xiàn)密封受損應(yīng)拒絕接收。

外出開會人員帶回的文件資料,凡屬發(fā)給公司的或需公司有關(guān)部門貫徹落

實的,應(yīng)立即交收發(fā)員按正常收文手續(xù)辦理,不得自行保存,處理或傳遞。

各部門直接從上級機(jī)關(guān)取回的文件,必須進(jìn)行登記后按收文程序處理。

2、開啟

文件由辦公室人元負(fù)責(zé)開拆,人事檔案交經(jīng)營部檔案負(fù)責(zé)人開拆,開啟機(jī)密文件時,應(yīng)檢查封志是否完整。

3、登記

凡上級下發(fā)的正式公文及有關(guān)部門抄送的文件,由辦公室逐一編號、逐一登記,并附“文件呈批單”。其它一般通知和函電有臨時存查必要的,可另行登記,不編號。

文件必須隨到、隨拆、隨登、隨送。辦公室收到的文件必須當(dāng)天登記。收文時應(yīng)先檢查有無急件,急件必須馬上處理。

4、分轉(zhuǎn)

文件登記完畢后,應(yīng)立即移送辦公室主任,依照職責(zé)分工簽注分辦意見,其中急件應(yīng)及時送領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門閱批。呈送領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件必須有明確記錄,傳閱卷要一人一卷,并設(shè)急件卷。

不編號登記的一般函件,由收發(fā)員依照職責(zé)范圍直接分轉(zhuǎn)。

5、處理

公文處理必須嚴(yán)肅認(rèn)真、注意質(zhì)量和效率,并遵守下列時限:

傳閱文件:每人(單位)一般不得超過一天,閱畢簽字后退還收發(fā)員。承辦文件屬于按明確規(guī)定履行手續(xù)或簡單易辦的,應(yīng)隨到隨辦,最多不超過二天處理完畢(施工期除外),文件中有明確規(guī)定完成時限的必須按要求時間最少提前一天完成,一般問題最多不超過一周處理完畢,個別情況復(fù)雜,工作量大或沒有時限要求的文件,如一周處理不完,必須向辦公室通報。公文處理完畢,主管負(fù)責(zé)人簽注承辦結(jié)果后,退回經(jīng)營部存檔。

6、催辦

公文處理超過規(guī)定的時限,由辦公室人員負(fù)責(zé)催辦,發(fā)現(xiàn)因疏忽大意,拖拉影響公文處理的,應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)提出報告,酌情處理。

7、存檔

上級業(yè)務(wù)部門所發(fā)的業(yè)務(wù)文件,需要辦公室長期保存執(zhí)行的,要把復(fù)印件留存科室保存,原件交回辦公室,其余文件處理完畢后全部交回辦公室,每月進(jìn)行檢查,清點(diǎn),年底交到集團(tuán)辦公室存檔。

(三)發(fā)文處理

1、擬稿

需要通過公文處理的事項,按照職責(zé)分工,由有關(guān)部門擬稿。初稿形成后由主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),特別是向上級呈報的重要請示、報告、單位發(fā)的重要決定、指令、主管經(jīng)理要親自核稿,并在核稿欄內(nèi)簽字。核稿后需要會簽的,由擬辦部門主動與有關(guān)部門協(xié)商會簽、然后交辦公室。

2、審稿

公文的審稿工作,由辦公室主任負(fù)責(zé)。審稿人可以建議擬辦單位撤消、補(bǔ)

充或修改文稿,擬辦和審稿人意見不能統(tǒng)一時,由審稿人報請主管領(lǐng)導(dǎo)決定。

3、簽發(fā)

以公司名義發(fā)出的公文,黨政重要文件,分別由總經(jīng)埋、書記簽發(fā),一般

文件由主管副經(jīng)理簽發(fā)。

4、打印

領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文,由辦公室登記、編號、確定發(fā)文單位和份數(shù)后送交印刷。印刷必須注意質(zhì)量和節(jié)約,做到版面端正、字跡清晰、數(shù)量準(zhǔn)確。裝訂公文一律在左右側(cè)裝訂,毛天齊地,毛左齊右,用訂兩枚。裝訂后下發(fā)的文件連同底稿一同交經(jīng)營部寄發(fā)處理。

5、發(fā)出

凡公司發(fā)出的文件,必須用發(fā)文簿逐一登記,由辦公室統(tǒng)一封發(fā),以掛號或機(jī)要發(fā)出的文件、信函、要嚴(yán)格履行規(guī)定手續(xù),并要妥善保管發(fā)文憑據(jù),以備查;直接送交的文件、信函,要有接收人簽字。

二、請示批辦制度

各部門向公司請示的問題,須先送辦公室登記后,送主管領(lǐng)導(dǎo)批辦,主管領(lǐng)導(dǎo)決定不了的,提交辦公會議研究,決定后由辦公室批復(fù)有關(guān)部門。

各主管領(lǐng)導(dǎo)對請示問題的簽注意見,要提出具體明確的批示意見,并有簽

字。

公司向董事會或上級其他部門請示的問題除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,

一律送公司辦公室,按文件報送審批程序辦理,未經(jīng)辦公室批轉(zhuǎn)的文件,均為無效文件。

篇2:客運(yùn)專線公司公文處理實施細(xì)則

第一章?總則

第一條?為使公司公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化,根據(jù)《鐵道部公文處理辦法》,結(jié)合哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司(以下簡稱“公司”)工作實際,制定本辦法。

第二條?公文(包括電報,下同)是公司在行政管理過程中形成的具有規(guī)范體式的文書,是依法規(guī)范建設(shè)管理行為的重要工具。

第三條?公文處理指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)

聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條?公文處理應(yīng)當(dāng)堅持依法合規(guī)、實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條?公司領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。公司綜合部是公文處理工作的管理機(jī)構(gòu),指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。

第六條?公司每一名工作人員都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理有關(guān)規(guī)定,對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。

第二章?公文種類

第七條?公司使用的公文種類主要有:

(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

(二)決定。適用于對重要事項作出的決策和部署,獎懲有關(guān)單位和人員,變更或者撤銷下級機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

(三)命令(令)。適用于公布行政規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施、嘉獎有關(guān)單位和人員。

(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

(五)公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(八)通知。適用于發(fā)布傳達(dá)要求下級單位周知或執(zhí)行的事項,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文、任免和聘用人員。

(九)通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或告知重要情況。

(十)報告。適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復(fù)上級單位的詢問。

(十一)請示。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。

(十二)批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位的請示事項。

(十三)函。適用于不相隸屬的單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

(十四)紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

第三章?公文格式

第八條?公文格式可分為通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在發(fā)文單位標(biāo)志中帶有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相對于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的補(bǔ)充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及紀(jì)要格式等。特定格式公文的作用和效力與通用格式公文相同。

第九條?公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等要素組成。?

(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。

(二)秘級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。

(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”,電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)發(fā)文單位標(biāo)志。通用格式公文由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成;聯(lián)合行文時,發(fā)文單位標(biāo)志中一般并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱,主辦單位排列在前,如發(fā)文單位較多時,也可以單獨(dú)用主辦單位名稱。信函格式公文發(fā)文單位標(biāo)志不加“文件”二字;聯(lián)合行文時,使用主辦單位標(biāo)志。

(五)發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時,使用只主辦單位的發(fā)文字號。

(六)簽發(fā)人。上行公文應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。上行公文需由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

(七)標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。

(八)主送單位。公文的主要受理單位,應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。

(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。

(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。

(十二)成文日期。署會議通過或者公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

為準(zhǔn),聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)的主辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。

(十四)附注。印發(fā)傳達(dá)范圍或公文辦理聯(lián)系人、聯(lián)系電話等需要說明的事項。

(十五)附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。

(十六)抄送機(jī)關(guān)。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位。應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

(十七)印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。

(十八)頁碼:公文頁數(shù)順序號。

第十條?公文中各要素的編排規(guī)則和公文排版、印制、裝訂等要求,按照鐵道部辦公廳發(fā)布的《鐵道部機(jī)關(guān)公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號)執(zhí)行。公文使用的漢字和詞語、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點(diǎn)符號,按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實際需要確定。

?第四章?行文規(guī)則?

第十一條?行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性。行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的單位。?

第十二條?公司內(nèi)設(shè)部門不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他單位制發(fā)公文?！耙院男问健毙形氖侵敢孕藕焦牡母袷叫形?。信函式公文除以“函”的文種外,還可以選擇與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的其他文種。

第十三條?公司制發(fā)的公文一般發(fā)給相關(guān)省、市、縣、區(qū)有關(guān)部門以及與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)等單位。除重大事項需向中國鐵路總公司行文外,凡屬中國鐵路總公司部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)以函的形式向中國鐵路總公司部門行文,涉及幾個部門的可以抄送,亦不必抄送中國鐵路總公司。

第十四條?“請示”應(yīng)一文一事,一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的可用抄送,但不得抄送下級單位。

“意見”用于上行文時,應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理;用于下行文時,一樣體現(xiàn)出強(qiáng)制性和約束力,下級單位應(yīng)遵照執(zhí)行;用于平行文時,所提意見供對方參考。

除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外,不得以公司名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”、“報告”。

?“報告”不得夾帶請示事項。

第十五條?收到參建單位的“請示”或“意見”,公司必須做出處理或答復(fù)?！罢埵尽被颉耙庖姟睂嵭小按咿k查辦通知書”制度,領(lǐng)導(dǎo)閱示后,綜合部送承辦部門,承辦部門限期反饋,綜合部并負(fù)責(zé)答復(fù)來文單位,無承辦部門的,由綜合部負(fù)責(zé)答復(fù)。

第十六條?公文要精簡,注重效用。

(一)凡可一次行文的,不分別行文;可不行文的,不行文。會議已印發(fā)的材料和領(lǐng)導(dǎo)講話材料不再發(fā)文,通過當(dāng)面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式能解決的事務(wù)性問題不再發(fā)文。

(二)轉(zhuǎn)發(fā)的公文法規(guī)性、指令性較強(qiáng)的,可原文照轉(zhuǎn);需部分貫徹執(zhí)行的,可摘要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部分;需結(jié)合實際細(xì)化貫徹的,應(yīng)根據(jù)原文精神另行擬文,原文不再轉(zhuǎn)發(fā)。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文不要抄送原發(fā)文單位。

(三)壓縮文件篇幅和印數(shù)。公文內(nèi)容要簡明扼要,一般不超過3000字;控制發(fā)文范圍和印數(shù),除發(fā)給直接辦理公文及其他有關(guān)單位外,無關(guān)單位一律不抄送。

第五章?發(fā)文辦理

第十七條?公司發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程,一般包括:擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、校對、用印、裝訂、封發(fā)等程序。?

第十八條?以公司名義行文的種類及內(nèi)容劃分如下:

(一)《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司文件》

1.向上級單位或部門請示、報告重要工作;

2.轉(zhuǎn)發(fā)上級單位或部門文件;

3.部署全局性的重要工作;

4.發(fā)布公司管理辦法;

5.發(fā)布重要獎懲事項;?

6.其它需發(fā)《公司文件》的事項。?

(二)《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司函》

1.公司與上級部門商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項;

2.公司與路局、省、市政府各部門(包括地方鐵路),以及有工作關(guān)聯(lián)的區(qū)、縣(包括縣級市)、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)政府及其部門,其他人民團(tuán)體、企事業(yè)單位,商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項。

(三)《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司會議紀(jì)要》。用于記載公司領(lǐng)導(dǎo)主持或委托召開的會議情況和議定事項。

第十九條擬稿草擬公文要按規(guī)定的發(fā)文稿紙格式逐項標(biāo)明。草擬公文要做到:

(一)符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定;

(二)事由清楚,觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,書寫整齊,簡潔明了;

(三)公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定;?

(四)擬制緊急公文,應(yīng)體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度;?

(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引發(fā)文單位名稱、標(biāo)題,后引發(fā)文字號。使用非規(guī)范簡稱時,應(yīng)先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時,應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文含義或規(guī)范的中文全稱。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日;

(六)公文出現(xiàn)結(jié)構(gòu)為兩個層次時,序數(shù)順序為“一”、“1.”;結(jié)構(gòu)為多層次時,序數(shù)順序為“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。

(七)使用國家法定計量單位;

(八)根據(jù)來文擬辦的文稿,來文應(yīng)附在文稿后,以便審核、歸檔;

(九)公文中的數(shù)字,除規(guī)章條目、成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字;

(十)受文單位要寫全稱或規(guī)范的統(tǒng)稱、簡稱;單位名稱不能表明所在地時,要在擬稿紙上注明地址以便及時投送;

(十一)擬寫、修改、簽發(fā)、批示公文,應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水,禁用純藍(lán)墨水和圓珠筆、鉛筆;可使用計算機(jī)打印設(shè)備擬寫文稿。

(十二)文件標(biāo)題字號應(yīng)使用二號宋體,正文標(biāo)題應(yīng)使用三號黑體,正文應(yīng)使用三號仿宋體;字間距應(yīng)用“標(biāo)準(zhǔn)”,行間距應(yīng)用“單倍行距”,同時根據(jù)需要可用“固定值”調(diào)整行間距。

第二十條?會簽:會簽公文,主辦部門應(yīng)先簽署意見,然后交協(xié)辦部門依次簽署意見。

凡涉及其他部門職權(quán)范圍的事項,主辦部門必須與之協(xié)商、會簽,取得一致意見后方可行文。如有分歧,主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)參加協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致,主辦部門應(yīng)列明各方理據(jù)并附協(xié)辦、主辦部門的書面意見,報主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

第二十一條?審稿、核稿:對文稿質(zhì)量要層層負(fù)責(zé)把關(guān)。公司發(fā)文必須先由擬稿部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真審稿、把關(guān),然后送綜合部核稿后,由綜合部送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。涉及有關(guān)法律事務(wù)的公文,必要時經(jīng)法律顧問核稿。上行公文和重要公文,須經(jīng)綜合部部長復(fù)核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā);文稿改動較大,由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認(rèn)公文無誤后,應(yīng)簽名并注明日期。

審稿、核稿的重點(diǎn)是:是否需要行文;行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文要求,公文格式是否規(guī)范;文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策規(guī)定;處理意見是否明確具體,切實可行;與其他有關(guān)文件精神有無矛盾、重復(fù);涉及其他部門的問題是否已經(jīng)協(xié)商一致;發(fā)送范圍是否恰當(dāng);主題詞標(biāo)引是否準(zhǔn)確。

第二十二條?校對:校對工作是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確、及時。公司發(fā)公文由擬稿部門校對,每件公文至少全面校對兩遍,改正較多時,應(yīng)按程序復(fù)校,在確認(rèn)無誤后方可付印,校對人應(yīng)在文稿上簽名。綜合部在付印前,對文件及格式要全面檢查,如對文稿內(nèi)容有疑問,應(yīng)與核稿人聯(lián)系,不得隨意處理。

第二十三條?簽發(fā):以公司名義制發(fā)的公文,由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或主管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人要署明姓名和日期,并對公文全面負(fù)責(zé)。經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文稿不得擅自改動,如必須改動,應(yīng)由核稿人報經(jīng)簽發(fā)人同意。

第二十四條?繕印:公司發(fā)文由綜合部統(tǒng)一編號。繕印要符合公文規(guī)定格式,字跡清楚,整潔美觀,印數(shù)準(zhǔn)確。發(fā)文中如有非打印設(shè)備能繪制的圖表線條等,由擬稿部門自行繪制。

第二十五條?翻印:上級單位公文除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或綜合部部長批準(zhǔn)可以翻印。翻印時,應(yīng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。復(fù)制件作為正式公文使用時,應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章或公章,視同正式公文妥善保管。

第二十六條?用印:蓋章時,應(yīng)檢查原稿是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),打印是否清晰,印數(shù)是否準(zhǔn)確,對不符合規(guī)定的公文不予蓋章。

第二十七條?裝訂:裝訂前由擬稿部門對繕印的公文進(jìn)行檢查。檢查的重點(diǎn)是:密級、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文標(biāo)題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時要毛天齊地,毛左齊右,切忌多頁、少頁、倒頁,訂釘位置要按規(guī)定辦理,做到整齊美觀。公司發(fā)公文由擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂,會議材料由主辦部門和擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂,其他簡報、材料由擬稿部門裝訂。

第二十八條?封發(fā):綜合部應(yīng)建立發(fā)文登記制度,印發(fā)的公文由擬稿部門進(jìn)行封發(fā)。公文封發(fā)時,擬稿部門要對公文質(zhì)量進(jìn)行檢查,重點(diǎn)檢查繕印是否清晰,有無多頁、少頁、倒頁等差錯,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系糾正。

第二十九條?積極推進(jìn)辦公自動化建設(shè)步伐,逐步實現(xiàn)無紙化辦公,提高公文周轉(zhuǎn)速度和公文處理的效率。

第三十條?嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他有關(guān)保密規(guī)定,加強(qiáng)秘密公文的管理。秘密公文在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中,均應(yīng)辦理交接并采取相應(yīng)的保密措施,保證公文安全。閱辦機(jī)要電報,應(yīng)按保密規(guī)定按時收回,由綜合部保存。轉(zhuǎn)發(fā)秘密公文或密碼電報時,必須貫徹“密來密去”的原則,嚴(yán)禁密電明復(fù)或密明混用。絕密級公文不得利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸,其他秘密公文傳輸時,必須采用加密裝置。

第六章?收文辦理

第三十一條?收文辦理指對收到公文的辦理過程,一般包括:簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視,指定專人負(fù)責(zé)本部門的公文處理工作,收文處理工作歸口綜合部統(tǒng)籌管理。

第三十二條?收文:綜合部應(yīng)執(zhí)行收文登記制度,指定專職人員統(tǒng)一簽收、拆封、分類、編號、登記,加貼《公文處理單》后,送交綜合部部長或主管副部長按照領(lǐng)導(dǎo)分工分別簽署呈批意見;綜合部文電管理人員按照綜合部部長或主管副部長簽署的意見,將公文分送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批,待領(lǐng)導(dǎo)批示后由綜合部文電管理人員送其他領(lǐng)導(dǎo)傳閱或送主辦部門辦理;綜合部部長和主管副部長同時因公出差,由綜合部文電管理人員直報領(lǐng)導(dǎo)閱批,并按照領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理;節(jié)假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文,綜合部文電管理人員需要向綜合部部長或主管副部長說明文電內(nèi)容、緊急程度,由綜合部部長或主管副部長向領(lǐng)導(dǎo)匯報后,由綜合部文電管理人員按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。

公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加會議或從其他渠道收到的公文,應(yīng)交綜合部登記后辦理。

收到上報的公文如不符合本實施細(xì)則規(guī)定的,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可退回發(fā)文單位并說明理由。

第三十三條?公文承辦:承辦部門收到交辦的公文后,應(yīng)按照公文事由或領(lǐng)導(dǎo)要求及時辦理,不得延誤、推諉,一般公文應(yīng)在1個工作日內(nèi)辦結(jié),做到日事日畢;內(nèi)容緊急的公文要指定專人,跟蹤處理,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦。各主辦(承辦)部門當(dāng)日辦理的公文要于17時前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過辦理時限的,主辦部門應(yīng)預(yù)先說明理由。對不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應(yīng)及時向交辦領(lǐng)導(dǎo)匯報或與交辦部門聯(lián)系,并退回公文原件。

第三十四條?公文傳閱:領(lǐng)導(dǎo)間傳閱公文,由綜合部文電管理人員根據(jù)實際情況,在領(lǐng)導(dǎo)傳閱后第一時間完成傳遞程序。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出差在外不能及時傳閱時,重要文電由綜合部文電管理人員將公文復(fù)印后放在出差領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上待閱,原文按照程序繼續(xù)傳閱或承辦;遇有緊急待辦公文,由綜合部主管副部長或文電管理人員第一時間向外出領(lǐng)導(dǎo)匯報,按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。需要相關(guān)部門傳閱的公文,由綜合部文電管理人員送傳,傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發(fā)生一次閱辦部門或閱辦者的轉(zhuǎn)移,均要經(jīng)綜合部登記,不要直接傳遞和橫傳,以隨時掌握公文去向,避免漏傳或延誤,保證辦理或查詢及時方便。

第三十五條?審批公文:主批人應(yīng)簽署明確意見,并寫全姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間),應(yīng)視為同意。沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。?

第三十六條?公文督辦:凡帶有“請**部門閱辦”、“上報”、“反饋”、“落實”等字樣批示的公文,由綜合部跟蹤督辦,承辦部門要按照時限要求及時上報,同時向綜合部反饋情況,保證工作得到落實。

第七章?公文歸檔、銷毀

第三十七條?立卷歸檔:公文辦結(jié)后,應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定,及時將公文以及公文原稿和有關(guān)材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產(chǎn)生公文以及公文原稿和有關(guān)材料的部門負(fù)責(zé);聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本;公司綜合部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查檔案的日常管理工作。

立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映本單位(部門)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按公司有關(guān)檔案管理辦法規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標(biāo)題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實,卷皮字跡要工整。

(五)實行公文無紙化傳遞后,在電子檔案未推行前,仍按原辦法立卷、歸檔。

(六)各部門要嚴(yán)格按照歸檔時間、歸檔范圍和歸檔程序開展公文歸檔工作。

第三十八條?銷毀:沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)本單位(部門)有關(guān)人員鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷、歸欄工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳記或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第三十九條?單位合并時,全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;單位撤銷時,需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

第四十條?工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第四十一條?公司文件主辦部門名稱及代字:綜合部-綜合,工程管理部-工程,計劃財務(wù)部-計財,安全質(zhì)量部-安質(zhì),物資設(shè)備部-物設(shè)。

第四十二條?以《公司文件》行文,其發(fā)文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)〔201*〕**號”。

第四十三條?以《公司函》行文,其發(fā)文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)函〔201*〕**號”。

第八章?附則

第四十四條?公司公文處理有關(guān)簿冊式樣由綜合部統(tǒng)一規(guī)定。司法、外事文書等特殊公文,依照有關(guān)規(guī)定辦理。

第四十五條?公文被撤消,視作自始不產(chǎn)生效力。公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第四十六條?本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第四十七條?本辦法自發(fā)布之日起實行。

篇3:工會審計業(yè)務(wù)公文處理規(guī)定

工會審計業(yè)務(wù)公文處理規(guī)定

第一條為規(guī)范審計業(yè)務(wù)公文處理工作,根據(jù)審計署《審計機(jī)關(guān)公文處理的規(guī)定》和《全國總工會機(jī)關(guān)公文處理辦法》及補(bǔ)充規(guī)定,制定本規(guī)定。

第二條審計業(yè)務(wù)公文種類

1、審計通知適用于工會經(jīng)費(fèi)審查委員會(以下簡稱經(jīng)審會)及工會經(jīng)費(fèi)審查委員會辦公室(以下簡稱經(jīng)審會辦公室)在實施審計前向被審計單位通知有關(guān)實施審計的事項。

2、審計報告適用于審計組對審計事項實施審計后,就審計工作情況和審計結(jié)果向派出機(jī)構(gòu)提出的書面文書。

3、審計意見適用于經(jīng)審會及經(jīng)審會辦公室審定審計報告后,對審計事項作出評價,向被審計單位提出改進(jìn)財務(wù)收支管理的意見。

4、審計決定

5、審計建議

6、審計結(jié)果報告

7、復(fù)議受理通知

8、不受理復(fù)議裁定通知

9.復(fù)議決定

第三條公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、頁號、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送(抄報)等部分組成。

第四條公文用紙一般為16開型(長260毫米、寬184毫米;左側(cè)裝訂)。

第五條審計業(yè)務(wù)文書文頭規(guī)定如下:發(fā)文機(jī)關(guān)用全稱,字體為2號宋體,文書名稱字體為0號宋體,發(fā)文字號為3號仿宋體,發(fā)文字號下的細(xì)實線長140毫米,寬約1毫米。

發(fā)文機(jī)關(guān)、文書名稱字體和細(xì)實線均為紅色。

公文管理標(biāo)識域上下間距為50毫米。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識域上下間距為30毫米。

發(fā)文字號標(biāo)識域上下間距為25毫米。

細(xì)實線與發(fā)文字號標(biāo)識域下線重合,距左白邊(訂口)為25毫米,距右白邊(翻口)為19毫米。

第六條文字從左至右橫寫、橫排。文件標(biāo)題用2號宋體,正文用3號仿宋體。每頁排19行,每行25個字。主題詞按發(fā)文機(jī)關(guān)規(guī)定標(biāo)注。主題詞位于(抄報)抄送機(jī)關(guān)上方,用三號黑體字。主題詞、(抄報)抄送下的細(xì)實線長度同正文字行長度相等。

第七條審計業(yè)務(wù)公文由審計業(yè)務(wù)公文文頭標(biāo)明發(fā)文機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并加蓋相應(yīng)的公章。

第八條審計報告征求意見書、審計工作底稿等按審計公文用紙及文本規(guī)定處理。

第九條對已簽發(fā)的公文文稿,不得擅自改動。必須人作改動的,經(jīng)原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人同意,并在改動處注明。

第十條印章要指定專人管理,嚴(yán)格按簽批手續(xù)用印。

第十一條發(fā)出審計業(yè)務(wù)公文應(yīng)當(dāng)?shù)怯?認(rèn)真核對。必須按照規(guī)定程序,在規(guī)定時效內(nèi)送達(dá)有關(guān)單位和個人。審計報告;

第十二條公文處理完畢,應(yīng)根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)檔案管理的有關(guān)規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

第十三條沒有歸檔和存查價值的公文,要及時銷毀,杜絕外傳。

第十四條本規(guī)定第二條第4款至第9款另行規(guī)定。

第十五條本規(guī)定由全國總工會經(jīng)費(fèi)審查委員會負(fù)責(zé)解釋。

第十六條本規(guī)定自發(fā)布之日起試行。