花城小區檔案管理辦法

1建筑物檔案的管理:

⑴物業檔案:是在工程建設及管理、服務過程中形成的應當歸檔保存的有關圖紙、圖表、文字、照片、影像、錄音等文件材料的總稱。它是工程的重要資產;是歷史的原始的真實記錄;是物業管理服務的重要依據。建立物業檔案,是物業管理單位實現物業規范化和現代化管理的手段,是提高綜合管理能力的基礎。物業管理中檔案管理具體管理內容涉及建筑物檔案、業主及住用戶檔案、管理工作檔案、社區志史檔案、財務會計檔案等。

⑵建立檔案管理制度:按照社會檔案行政管理的要求和質量管理體系文件標準,建立規范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準則和依據,物業檔案管理制度主要有:對機構部門管理人員職責的規定;對管理工作程序的規定;對檔案相關責任部門的規定;對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標準;對違反制度的處罰規定等。

⑶確定檔案的內容

①建筑物原始檔案:建筑物原始檔案是指物業管理單位在接管物業管理時,從發展商手中接收的在工程建設施工過程中形成的工程檔案,主要指竣工驗收資料、房屋單體竣工圖,具體內容請見下表:

序號資料名稱移交單位移交人接收單位接收人資料編號

一產權資料

1項目批準文件

2用地批準文件

3建筑執照

二技術資料

1竣工圖--總平面圖

2建筑圖--建筑圖

3結構圖--結構圖

4附屬工程及隱蔽管的全套圖紙

5地質勘察報告

6工程預決算分項單

7圖紙會審記錄

8工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

9隱蔽工程驗收記錄

10沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖

三竣工驗收證明書

1太倉市基建工程竣工驗收書

2太倉市建筑消防驗收合格證

3電話工程竣工驗收證書

4鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

5新材料、構配件的鑒定合格證書

6水、電、衛生器具等設備及衛生潔具的檢驗合格證書

7砂漿、混凝土試塊試壓報告

8供水、供暖管道的試壓報告

9如需物業公司臨時代管的設備,開發商還需提供:水泵、配電柜變壓器、住戶對講系統、有線電視系統等設備的訂購合同、驗收證書、產品證書、產品說明書、竣工圖紙等

四房屋使用資料

1房屋產權資料

各用戶業主名單、地址、電話清單

建筑面積計算書

五供電、供水系統如需物業公司臨時代管的,竣工驗收后加辦以下協議及證書(太倉市各部門頒發的常規證書)

1供用電協議書

2用電許可證

3委托銀行代收電費合同書

4變壓器報停申請表

5用水申請審批表

6月供水計劃報告單

②建筑物維護、改造檔案:建筑物維護、改造檔案是物業管理單位在物業管理工作中對所管物業建筑本體(或稱物業公共設施及公共部分)進行維護、改造的有關資料:

a)維護改造申請表及批準文件

b)維護改造工程施工許可證

c)維護改造方案

d)維護改造工程合同

e)維護改造工程預算書及批準文件

f)維護改造工程施工技術文件(按城建檔案管理部門制定的相關規定執行)

g)維護改造工程驗收證明書

h)維護改造工程結算(核算)表

i)各設備及工程使用維護說明書

j)各設備及工程使用許可證(政府規定需要申辦的應全部具有)

k)維護改造工程施工設計圖及竣工圖

③用戶裝修、改造工程檔案:用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產權或經業主授權的房屋進行裝修、改造工程所產生的文件和圖紙材料,一般內容如下。

a)裝修、改造申請表及審查意見

b)裝修設計圖

c)裝修、改造過程中的管理、監理資料

d)完工后的驗收意見

④檔案的產生收集、接收和移交:檔案的收集、接收、整理和移交是檔案管理工作的基礎。物業管理檔案員應從項目接管開始便收集應歸檔的各類文件資料并進行驗收、整理、組織移交等工作,確保檔案材料完整、真實、規范和及時歸檔。檔案的收集、接收工作應嚴格按照歸檔內容的規定進行,對于缺項少件要有明確的記錄,并提出追繳和補制的要求。對所收集、接收的檔案要嚴格核實材料的真實性,原始性;對于檔案中規定為復印件的材料接受時應嚴格與原始材料核對,核實后的材料應有明確的注明。根據檔案材料來源渠道眾多的情況,按以下的職責分工負責收集、接收:

(a)工程技術主管負責收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料;

(b)安保主管負責收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;

(c)辦公文員負責收集文書檔案資料及社區志史活動檔案;

(d)其他檔案資料和維修、巡視、運行及服務活動記錄分別由各職能單位負責收集。

收集來的上述檔案資料應及時送交檔案室(根據不同情況制定各種資料送交的時間,但每周應確定一天為各部門與檔案室移交檔案的時間)。對于收集、接收上來的檔案,檔案室應進行驗定、簽收并進行整理、分類、編目及著錄。其用紙(或載體)、用墨、記錄書寫的字體和符號均應符合國家及太倉市檔案行政管理部門制定的規定和標準。

(4)業主與住用戶檔案的管理

①建立檔案管理制度:按照社會檔案行政管理的要求和質量體系文件標準,建立規范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準則和依據,主要有:對檔案管理機構和責任部門的規定,對機構部門管理人員職責的規定;對管理工作程序的規定;對檔案相關責任部門的規定;對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標準;對違反制度的處罰規定等。

②業主及住用戶檔案的內容:業主及住用戶檔案是指物業管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關各業主及住用戶的文件材料和信息,主要包括:

(a)業主登記表

(b)業主身份證、暫住證(復印件)

(c)業主家庭成員登記表

(d)買房合同及公證書(復印件

)

(e)房屋使用、管理、維修公約

(f)業主物業產權證明書(復印件)

(g)租賃合同及公證書(復印件)

(h)租住人員登記表

(i)業主物業面積查丈書(復印件)

(j)其他需要業主及住用戶提供的材料

③檔案的電腦化管理

a信息采集:

類型信息輸入

基本信息業主登記事項(姓名、年齡、職業、同戶人、身份證號、通訊號、聯系地址等)

業主各種證件圖形掃描

業主變更登記

產權信息產權登記事項

產權證書圖形掃描

產權變更事項

合約信息合約內容摘要

產權證書圖形掃描

合約執行情況記錄

b信息錄入

c查詢檢索1、按類型瀏覽業主及住用戶檔案可輸入查詢條件2、查詢檢索業主及住用戶信息

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。

第二章檔案工作機構及職責

第四條?公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監督檢查。

第五條?公司綜合部負責制定公司檔案工作的規章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應借助先進的信息技術手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系,建立健全檔案工作各項規章制度。

第八條?根據國家集中統一、分級管理的規定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應齊全、完整、系統,準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質優良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應按規定對需歸檔文件材料進行系統、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業務部門設專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業案卷質量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發文、會議文件、電報、申請、企業章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業技術職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環境評價方面的文件材料,有關業務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續、初驗等文件材料。

(四)安質部:預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。

(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,按照文件之間的歷史聯系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-20**)執行;

基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執行;

會計檔案按《鐵路系統會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統會計檔案管理實施細則補充規定》(辦檔〔1999〕22號)執行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執行。

第十六條?立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構的主要業務工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規定的范圍歸檔,并根據公文內容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統,編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設檔案:業務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結束后歸檔。

科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文,在收發文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應根據檔案的保存價值,從范圍(政治、經濟、文化)、從時間(現實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。

第二十條?工程建設所有檔案資料原則上不得外借,如需調閱、復印,必須經公司領導批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存備查。

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責解釋。

第二十三條?本辦法自發布之日起施行。

篇3:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。