大學(xué)后勤處檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強后勤處檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在后勤處各項工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《廣東EE大學(xué)檔案管理辦法》,結(jié)合我處實際,制訂本辦法。

第二條后勤處在黨政管理、工程項目管理、招投標管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文檔、實物檔案等不同載體的文件材料,均屬后勤處檔案。

第三條后勤處檔案是全處職工各項工作的真實記錄,是重要的信息資源,是歷史的憑證。

第四條后勤處檔案工作是辦好后勤各項工作的重要基礎(chǔ)之一,也是衡量后勤處工作質(zhì)量和管理水平的重要標志。后勤處各部門應(yīng)加強對檔案工作的管理,切實把它納入部門管理工作職責(zé)之中。各部門和個人應(yīng)當遵守本辦法,并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護檔案的義務(wù)。

第二章管理體制及職責(zé)

第五條本處檔案工作遵守統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保存的原則。后勤處在計劃科設(shè)檔案室,集中存放各類檔案資料,后勤處檔案室受學(xué)校綜合檔案室指導(dǎo)和本處主管領(lǐng)導(dǎo)分管,計劃科專(兼)職檔案工作人員負責(zé)處理日常工作。

第六條分管處領(lǐng)導(dǎo)職責(zé):指導(dǎo)全處檔案工作;協(xié)調(diào)各部門落實檔案工作“四同步”(布置、檢查、總結(jié)、驗收其它工作時,同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作);負責(zé)對各部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和考核;負責(zé)檔案的劃密、解密和檔案歸檔的領(lǐng)導(dǎo)工作;研究決定檔案工作的重大事宜。

第七條后勤處檔案室的基本任務(wù):

(一)貫徹執(zhí)行國家和學(xué)校關(guān)于檔案工作的政策法規(guī),規(guī)劃全處檔案工作。制訂后勤處檔案工作規(guī)章制度,監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況;

(二)對后勤處檔案和有關(guān)資料進行接收、收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。

(三)執(zhí)行保密制度,做好檔案密級劃控和守密工作。

(四)做好檔案利用工作,主動為后勤處各項工作服務(wù),為職工服務(wù)。

(五)做好檔案編研工作和信息開發(fā)交流工作,發(fā)揮檔案的信息源作用。

(六)做好防火、防盜、防蟲等工作,確保檔案安全。

(七)圍繞后勤處中心工作,完成后勤處交辦的任務(wù)。

第八條后勤處確定一名處領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)分管后勤處的檔案工作,計劃科設(shè)專(兼)職檔案員,負責(zé)后勤處檔案的收集、整理,并根據(jù)學(xué)校要求向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。后勤處各部門負責(zé)人及工作人員都有配合專(兼)職檔案員做好本部門及自身檔案工作的職責(zé)。

第三章檔案的形成和歸檔

第九條對全處檔案實行集中統(tǒng)一管理,特殊載體檔案可實行分室管理。后勤處各項工作應(yīng)與檔案工作實行“三納入”、“四同步”,即納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入黨政管理人員的職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

第十條后勤處專(兼)職檔案員應(yīng)按《廣東EE大學(xué)檔案綜合管理工作規(guī)范》的要求,對形成的文件材料認真積累、整理,按時移交學(xué)校綜合檔案室。

第十一條對于個人在從事黨政管理職務(wù)活動中形成的各種載體的文件材料,必須按規(guī)定歸檔,任何個人和部門不得據(jù)為已有。

第十二條提倡個人向后勤處捐贈在非職務(wù)活動中形成的檔案材料,后勤處檔案室應(yīng)做好此類檔案的接收和管理。

第十三條歸檔范圍:

依據(jù)《廣東EE大學(xué)后勤處目標管理責(zé)任書》和我處檔案工作實際情況,我處歸檔范圍分為八個方面:

(一)基本建設(shè)、維修工程方面:

主要有工程(或維修)項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工等各階段產(chǎn)生的文字、圖表、聲像、電子等載體的原始記錄;

如:可行性研究、規(guī)劃方案、立項申請、批復(fù)、設(shè)計、施工圖紙、

招投標資料、水、電擴容的方案、施工現(xiàn)場記錄、設(shè)計與施工修改變更的請示和批復(fù)及施工變更通知書、施工合同、施工組織設(shè)計、進度計劃、施工措施、設(shè)備、材料人員進場安排、預(yù)(結(jié))算報告、施工監(jiān)理的合同、監(jiān)理日記、監(jiān)理報告等有關(guān)資料;

(二)各部門房產(chǎn)方面:

各部門房屋平面圖、使用面積、租金、房屋使用、維修情況等相關(guān)學(xué)校的固定資產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù);

(三)大型設(shè)備方面:

大型設(shè)備如:水泵房、高壓電房中的設(shè)備、各類汽車等。后勤設(shè)備的開箱記錄、使用說明書、保修卡、用戶的使用、維修記錄、水泵房、高壓電房的運行記錄、值班記錄等等;

(四)地下隱蔽工程方面:

校園內(nèi)水網(wǎng)、電網(wǎng)、煤氣管網(wǎng)及電視、電信、寬帶網(wǎng)絡(luò)等隱蔽工

程的設(shè)計、施工、平面布置圖、維修記錄及竣工資料。

尤其重要的有:給水、排水、弱電、地下電纜、煤氣管網(wǎng)等的設(shè)計、管網(wǎng)布置圖、施工合同、施工進度、預(yù)付款情況及工程結(jié)算書、竣工圖紙、竣工報告等資料。地下管網(wǎng)工程的維修、檢測記錄、工程材料取樣試驗、水質(zhì)化驗及檢驗報告等;

(五)醫(yī)療、病例方面:

主要有學(xué)生及教職工相關(guān)的體檢記錄、重大疾病、病例資料、有關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、藥房(醫(yī)生)處方、醫(yī)護值班記錄、重大疾病的預(yù)防措施、緊急情況處理預(yù)案及突發(fā)事件的處理結(jié)果、報告等;

(六)黨建與思政工作方面:

主要內(nèi)容包括黨的建設(shè)、思想宣傳工作、廉政建設(shè)等工作中有保存價值的不同載體的文件材料。

(七)財務(wù)管理方面:

主要內(nèi)容包括財務(wù)管理工作中具有保存價值的會計賬薄、報表、票據(jù)等不同載體的原始文件材料。

(八)綜合管理方面:

主要內(nèi)容包括日常管理、校園美化、綠化、物業(yè)管理、保障安全穩(wěn)定工作中有保存價值的文件材料。

后勤處檔案室對應(yīng)歸檔的文件材料要進行認真審查,凡歸檔材料不完整、不齊全、不規(guī)范的將不予接收。并及時告知文件材料形成部門負責(zé)人按有關(guān)要求報送需存檔的文件材料。

第十四條歸檔要求:

(一)立卷人按照文件材料自然形成的規(guī)律,保持彼此之間的有機聯(lián)系,符合便于利用的要求,進行整理組卷,編寫頁號、件號,填寫卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄,注明保管期限和密級,應(yīng)歸校檔案室的報主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,由后勤處統(tǒng)一移交學(xué)校綜合檔案室。

(二)歸檔的文件材料同一類的應(yīng)格式一致、裝訂工整、字跡圖橡清晰等符合規(guī)范要求。禁用圓珠筆、鉛筆書寫,禁用復(fù)寫。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。

第十五條歸檔時間:

(一)黨政類,能按年度歸檔的文件材料,在次年四月底前歸檔;

(二)設(shè)備類

、財務(wù)類的檔案,每學(xué)期結(jié)束前整理檢查完畢,開學(xué)的第一個月內(nèi)歸檔。

(三)工程項目等科技檔案歸檔,應(yīng)于項目竣工后一個月內(nèi)及時歸檔。

第十六條注意做好電子文件和特殊載體檔案的管理工作。在電子文件歸檔時,實行電子版和紙質(zhì)版雙套制管理,做到邏輯歸檔和物理歸檔時有相關(guān)信息的移交登記。反映后勤處重大活動、重要事件的聲像檔案,由后勤處檔案室和形成部門各存一套。

第四章檔案管理

第十七條后勤處檔案室接收檔案時,要按照規(guī)定的分類編號方法進行統(tǒng)一分類、編目、排架等。按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、學(xué)校有關(guān)保密規(guī)章,對所存檔案實行密級保管。

第十八條檔案保管期限分為永久、長期、短期(財會檔案),對保管期限已滿的檔案依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。

第十九條單位撤消、合并和人員調(diào)動時,必須辦理檔案移交手續(xù),不得私自帶走和銷毀檔案材料。

第二十條后勤處檔案室定期對保存期滿的檔案進行鑒定。和有關(guān)部門負責(zé)人組成鑒定小組,對到期的檔案提出銷毀或延長保管期限的意見,登記造冊,經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可存、毀。

第二十一條嚴格執(zhí)行檔案管理制度和做好檔案統(tǒng)計工作。做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光工作和統(tǒng)計工作,確保檔案的安全和利用。

第五章檔案的開放利用

第二十二條后勤處檔案材料開放時間與上班時間一致。檔案管理人員應(yīng)主動做好提供利用和服務(wù)工作。我校教職工在說明利用檔案的目的和范圍后,均可查閱檔案,并可摘錄和復(fù)制;因工作需要和有正當?shù)睦碛?按規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù),經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準可調(diào)閱屬控制范圍的檔案。

第二十三條外單位人員需借閱檔案,需經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準。

第二十四條檔案材料原則不可外借出室,特殊情況要經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準。對借出檔案,檔案管理人員要做借閱登記,定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞或丟失,應(yīng)寫出書面報告,并及時報告處領(lǐng)導(dǎo),確需借出檔案,須經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準。借出檔案要妥善保管按時歸還,屬控制范圍檔案需公布或攜帶出境,要按規(guī)定辦理手續(xù)。

第二十五條本辦法自公布之日起執(zhí)行,由后勤計劃科負責(zé)解釋。

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益一項重要工作。

第二章檔案工作機構(gòu)及職責(zé)

第四條?公司綜合部設(shè)立檔案室,專人負責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。

第五條?公司綜合部負責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應(yīng)借助先進的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營管理活動的全過程,應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。

第八條?根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務(wù)部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),準確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營、財務(wù)管理等各項活動的真實內(nèi)容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫;歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應(yīng)按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責(zé)整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)專人負責(zé)整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應(yīng)嚴格按照上級及行業(yè)案卷質(zhì)量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強檔案保管工作,應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應(yīng)滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結(jié)、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘形成的文件材料,干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責(zé)收集、整理、歸檔,各部門有關(guān)人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門的兼職人員或特定專人負責(zé)收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。

(四)安質(zhì)部:預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報告等文件材料。

(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門應(yīng)及時將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20**)執(zhí)行;

基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行;

會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號)執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執(zhí)行。

第十六條?立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內(nèi)歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應(yīng)在每個項目招標結(jié)束后歸檔。

科學(xué)研究檔案:應(yīng)在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設(shè)備儀器檔案:應(yīng)在每個設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準,在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值,從范圍(政治、經(jīng)濟、文化)、從時間(現(xiàn)實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預(yù)測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區(qū)別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經(jīng)綜合部負責(zé)人審核同意,報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。

第二十條?工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復(fù)印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責(zé)解釋。

第二十三條?本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇3:設(shè)備檔案管理辦法

1.設(shè)備檔案是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù),公司所有使用設(shè)備的資料應(yīng)由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關(guān)人員查閱。

2.設(shè)備檔案的基本內(nèi)容包括:

2.1設(shè)備購置申批表;

2.2設(shè)備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設(shè)備需經(jīng)過安裝、試開、驗收等相關(guān)操作規(guī)程,并需具備安裝基礎(chǔ)圖、電器接線圖、地下管道圖、設(shè)備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設(shè)備維修保養(yǎng)、操作規(guī)程;

2.5運行設(shè)備事故報告單、設(shè)備大修理記錄等;

2.6設(shè)備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設(shè)備各項統(tǒng)計月報表。

3.設(shè)備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應(yīng)愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設(shè)備管理員應(yīng)及時將本部門設(shè)備的各種技術(shù)資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責(zé)做好設(shè)備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。