**鐵路有限責任公司工程檔案管理辦法(暫行)

第一章總則

第一條為加強工程檔案管理,有效保護和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關(guān)法律法規(guī),特制定工程檔案管理辦法(暫行)。

第二條本辦法所稱的工程檔案,是指工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀錄。

第三條工程檔案分工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

(一)工程準備階段文件:工程建設(shè)開工之前,在立項、審批、勘察、評估、設(shè)計、招投標等工程準備階段形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。

(二)監(jiān)理文件:工程監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。

(三)施工文件:工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。

(四)竣工圖:工程竣工驗收后,真實反映工程項目施工結(jié)果的圖樣。

(五)竣工驗收文件:建設(shè)工程竣工驗收活動中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。

第四條工程檔案的類型:

(一)紙質(zhì)載體:以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。

(二)縮微品載體:以膠片為基礎(chǔ),利用縮微技術(shù)對工程資料進行保存的載體形式。

(三)光盤載體:以光盤為基礎(chǔ),利用計算機技術(shù)對工程資料進行存儲的形式。

(四)磁性載體:以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎(chǔ),對工程資料的電子文件、聲音、圖象進行存儲的形式。

第五條工程檔案管理部門必須對工程檔案進行依法管理、有效保護、積極開發(fā)檔案信息資源,確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。

第二章檔案管理部門及其職責

第六條公司綜合管理部門負責公司工程檔案的管理工作。其主要職責如下:

(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項方針政策。

(二)制定檔案管理工作的規(guī)章制度,并組織實施、推行檔案管理標準。

(三)對檔案的日常管理進行監(jiān)督和指導。

(四)集中管理檔案,維護檔案的完整和安全,開展檔案的利用工作,做好檔案的鑒定和編目。

(五)對工程建設(shè)過程中各類文件的形成和積累進行監(jiān)督、催辦,并指導業(yè)務(wù)部門負責的工程檔案的及時歸檔和日常管理、臨時借閱。

(六)對檔案的收進、移交、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。

第七條各業(yè)務(wù)部門的檔案管理職責:

(一)項目前期工作部門負責工程項目準備階段(工程建設(shè)動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。

(二)工程技術(shù)部門負責工程建設(shè)過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設(shè)動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。

(三)合同管理部門負責工程前期準備階段和建設(shè)過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。

第八條工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔,各業(yè)務(wù)部門不得留存或拒絕(超期)歸檔

第三章檔案的管理

第八條工程檔案應按照國家檔案的分類規(guī)則,所有的工程文件,由檔案管理部門催辦、各業(yè)務(wù)部門收集整理,按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下:

(一)工程準備階段文件

1、工程立項及審批文件。

2、工程勘察、評估、測繪、設(shè)計文件。

3、建設(shè)用地、征地、拆遷文件。

4、招投標文件及合同。

5、工程開工審批文件。

6、財務(wù)文件(工程投資估算材料、工程設(shè)計概算材料、施工圖概算材料、施工預算等)。

7、工程建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責人。

8、工程準備階段形成的其他文件。

(二)監(jiān)理文件

(三)施工文件

1、施工技術(shù)準備文件。

2、施工現(xiàn)場準備文件。

3、工程圖紙變更記錄。

4、施工材料質(zhì)量證明文件及復驗報告。

5、施工實驗記錄。

6、隱蔽工程檢查記錄。

7、施工紀錄。

8、工程質(zhì)量事故處理記錄。

9、工程質(zhì)量檢查記錄。

(四)竣工圖

(五)竣工驗收文件

1、工程竣工總結(jié)。

2、竣工驗收記錄。

3、財務(wù)文件。

4、聲像、微縮、電子檔案。

第九條工程檔案編制質(zhì)量要求:

(一)歸檔的工程文件應為原件。

(二)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。

(三)工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,與工程實際相符合。

(四)工程文件應采用耐久性強的書寫材料(如碳素墨水、藍黑墨水)。

(五)工程文件應字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。

(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm);圖紙宜采用國家標準圖幅。

(七)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張;圖紙采用計算機出圖,出圖必須清晰,不得使用計算機所出圖紙的復印件。

(八)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。

(九)利用施工圖改繪的竣工圖,必須標明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖。

(十)不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊稱A4幅面,圖標欄露在外面。

(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案,要求圖像清晰,聲音清楚,文字說明準確。

第十條工程檔案的組卷要求:

(一)組卷原則

1、工程準備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。

2、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

3、施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

4、竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。

5、竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

(二)組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一條工程檔案的保存價值、鑒定和保管期限確定,銷毀失去保存價值的檔案,必須依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》確定的原則、標準、程序和方法進行。

第十二條工程檔案的借閱實行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復印等),經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽批,檔案管理人員進行借閱登記后,方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的,由公司業(yè)務(wù)部門填寫檔案借閱審批單,按上述程序辦理,但審批單必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導簽批。

第十三條借閱檔案由公司檔案管理部門負責限期收回。

第十四條對違反本規(guī)定,在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為,一經(jīng)查證屬實,對責任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟損失的,由責任人依法賠償。構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。

第十五條本辦法(暫行)由河南**鐵路有限責任公司負責解釋,自印發(fā)之日起試行。

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益一項重要工作。

第二章檔案工作機構(gòu)及職責

第四條?公司綜合部設(shè)立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。

第五條?公司綜合部負責制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應借助先進的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導體系,成立檔案工作領(lǐng)導小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。

第八條?根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務(wù)部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應齊全、完整、系統(tǒng),準確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營、財務(wù)管理等各項活動的真實內(nèi)容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業(yè)案卷質(zhì)量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設(shè)置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結(jié)、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關(guān)人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。

(四)安質(zhì)部:預可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報告等文件材料。

(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20**)執(zhí)行;

基本建設(shè)檔案、科學研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術(shù)檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行;

會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號)執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執(zhí)行。

第十六條?立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內(nèi)歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結(jié)束后歸檔。

科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設(shè)備儀器檔案:應在每個設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導人批準,在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應根據(jù)檔案的保存價值,從范圍(政治、經(jīng)濟、文化)、從時間(現(xiàn)實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區(qū)別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經(jīng)綜合部負責人審核同意,報公司分管領(lǐng)導批準后實施。

第二十條?工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責解釋。

第二十三條?本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇3:設(shè)備檔案管理辦法

1.設(shè)備檔案是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù),公司所有使用設(shè)備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關(guān)人員查閱。

2.設(shè)備檔案的基本內(nèi)容包括:

2.1設(shè)備購置申批表;

2.2設(shè)備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設(shè)備需經(jīng)過安裝、試開、驗收等相關(guān)操作規(guī)程,并需具備安裝基礎(chǔ)圖、電器接線圖、地下管道圖、設(shè)備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設(shè)備維修保養(yǎng)、操作規(guī)程;

2.5運行設(shè)備事故報告單、設(shè)備大修理記錄等;

2.6設(shè)備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設(shè)備各項統(tǒng)計月報表。

3.設(shè)備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經(jīng)檔案室領(lǐng)導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設(shè)備管理員應及時將本部門設(shè)備的各種技術(shù)資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設(shè)備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。