物業(yè)質(zhì)量管理體系文件控制程序

1目的

對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制,確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。

2范圍

適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

3職責

3.1總經(jīng)理負責批準發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。

3.2副總經(jīng)理負責綜合部質(zhì)量手冊和程序文件的貫徹落實。

3.3管理者代表負責審核質(zhì)量手冊和程序文件。

3.4物業(yè)部是文件的主責部門并負責組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審及修改和資源提供。

3.5各部門負責相關(guān)文件的編制、使用和保管。

3.6各部門資料員負責本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。

4程序

4.1文件分類及保管

4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件由綜合部備案保存。

4.1.2第三級文件可分為兩類:

a)部門崗位職責,由各相關(guān)部門自行保存并報綜合部備案存檔;

b)其他質(zhì)量文件:可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質(zhì)量計劃其他標準、規(guī)范等,文件的組成應適合于其特有的活動方式。由各相應的業(yè)務(wù)部門保存、使用。

4.1.3公司級管理性文件,如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件,包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策,法規(guī)文件等及管理標準(部門管理制度等)部門質(zhì)量記錄文件等,由綜合部保存。

4.1.4技術(shù)標準(國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等),由工程科保存。

4.2文件的編號

4.2.1質(zhì)量管理體系文件的編號

a)質(zhì)量手冊:

質(zhì)量手冊縮寫代號:ZLSC一版次,手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。

例如:ZLSC一20**A,表示公司質(zhì)量手冊20**年第A版。

b)程序文件縮寫代號:C*一版次,程序中各章以章節(jié)號區(qū)分。

例如:C*41一20**A,表示公司第四章第一個程序文件20**年第A版。

c)質(zhì)量記錄:主要使用部門代碼一質(zhì)量手冊中的文件章節(jié)號一記錄編號

例如:BG一5.6一01,表示物業(yè)部在程序文件中第5.6章《管理評審控制程序》中的第1個質(zhì)量記錄文件。

c)各部門其他質(zhì)量文件:部門代碼-文件順序號-年號

例如:GC-05-20**,表示工程科于20**年發(fā)放的第5號文件。

4.2.2各部門代號規(guī)定如下:

物業(yè)部:BG;工程科:GC;服務(wù)中心:FW。

4.3文件的編寫、審核、批準、發(fā)放

文件發(fā)布前應得到批準,以確保文件是適宜的和充分的:

質(zhì)量手冊由物業(yè)部負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準發(fā)布,由綜合部負責登記、發(fā)放;

程序文件由各部門負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準發(fā)布,由綜合部負責登記、發(fā)放;

各部門崗位質(zhì)量職責由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總,由管理者代表審核,報總經(jīng)理批準,綜合部負責登記、發(fā)放;

應確保文件使用的各場所都得到相應文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.4文件的受控狀況

文件分為'受控"和"非受拄"兩大類,凡與質(zhì)量體系運行緊密相關(guān)的文件應為受控文件,由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章,并注明分發(fā)號。

4.5文件的更改

a)質(zhì)量手冊由物業(yè)部組織更改,填寫《文件更改申請》,經(jīng)管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準后更改,由綜合部發(fā)放。物業(yè)部應保留文件更改內(nèi)容的記錄;

b)其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請單》,經(jīng)原審批部門審批,再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料;

c)所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回,以確保有效文件的唯一性。

d)應能識別所有文件的修訂狀態(tài),如采用控制清單、修訂一覽表及標識的方式等。

4.6文件的領(lǐng)用

a)文件使用者應填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,經(jīng)相應主管部門負責人審批方可領(lǐng)用。

b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件,分發(fā)號不變,并收回相應舊文件;因丟失而補發(fā)的文件,應給予新的分發(fā)號,并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效;發(fā)放部門作好相應發(fā)放簽收記錄。

4.7文件的保存、作廢與銷毀

4.7.1文件的保存

a)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須易于識別、清晰可辯、分類存放在干燥通風,安全的地方;

b)各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。

c)對受控文件,各部門資料員應及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應將清單副本報綜合部備案,如內(nèi)容沒有變化,應通知物業(yè)部;

d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準私自外借,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

4.7.2文件的作廢與銷毀

a)所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出,并標注"作廢"字樣,確保防止作廢文件的非預期使用;

b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應進行適當?shù)臉俗R;

c)對要銷毀的作廢文件,由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請》,經(jīng)管理者代表批準后,由物業(yè)部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。

4.7.3文件的復制

復制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件,由相關(guān)部門負責人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人復制。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。

4.8外來文件的控制

4.8.1收到外來文件的部門,需識別其適用性,并控制分發(fā)以確保其有效。

4.8.2工程科負責收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標準的最新版本,統(tǒng)一編號、加蓋受空印章,分發(fā)到相關(guān)部門使用,并把舊標準收回。

4.8.3各部門要把上述標準及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入"部門受控文件清單",并報物業(yè)部備案。

4.9每年半年由物業(yè)部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行定期評審,各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審,必要時予以修改,執(zhí)行4.5條款規(guī)定。

4.10對承載媒體不是紙張的文件的

控制,也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。

4.11作為質(zhì)量記錄的文件應執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。

5相關(guān)文件

5.1《質(zhì)量記錄控制程序》。

6質(zhì)量記錄

6.1《文件發(fā)放、回收記錄》。

6.2《部門受控文件清單》。

6.3《文件更改申請》。

6.4《文件銷毀申請》。

篇2:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關(guān)的文件和資料進行控制、確保各有關(guān)作業(yè)場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經(jīng)理是文件控制的主要領(lǐng)導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發(fā);

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業(yè)指導書,安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術(shù)文件、標準、施工組織設(shè)計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經(jīng)過受控標識,在項目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內(nèi)留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經(jīng)理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經(jīng)理或管理者代表批準后發(fā)布。

4.2施工組織設(shè)計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權(quán)銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關(guān)資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關(guān)部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準記錄

篇3:QMS質(zhì)量手冊文件控制程序

QMS質(zhì)量手冊:文件控制程序

1目的和范圍

對文件的編制、批準、發(fā)放、使用、更改、作廢和回收等進行控制,確保相關(guān)部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。

本程序適用于質(zhì)量管理體系有關(guān)文件的控制。

2職責

2.1總經(jīng)理負責批準發(fā)布質(zhì)量手冊(含程序文件);

2.2管理者代表負責批準其它與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件(本手冊已規(guī)定的除外);

2.3綜合部負責體系文件的歸口管理;

2.4綜合部負責公司對現(xiàn)有體系文件的定期評審;

2.5各部門負責相關(guān)文件的編制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分類

3.1.1按文件性質(zhì)分類

a)質(zhì)量手冊(含程序文件、形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的聲明);

b)公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件(如作業(yè)指導書、操作規(guī)程、圖樣、技術(shù)文件等);

c)標準要求的記錄;

e)外來文件(包括法律法規(guī)、標準和顧客提供的圖樣等)。

3.1.2按文件載體分類:

a)紙張性文件;

b)非紙張性文件;

3.2文件的編號:見《文件和資料編號規(guī)則》.

3.2.6技術(shù)圖樣和文件的編號按機構(gòu)標準及設(shè)計文件完整性標準執(zhí)行。

3.2.7外來文件編號按各自原來的編號。

3.3文件的編寫和審批

3.3.1質(zhì)量手冊(含程序文件)由綜合部組織編寫,經(jīng)管理者代表審核,總經(jīng)理批準。

3.3.2部門質(zhì)量文件由相關(guān)部門編寫,部門經(jīng)理審核,管理者代表批準。

3.3.3確保文件的正確、清晰、協(xié)調(diào)、易于識別和檢索。

3.4文件的發(fā)放

3.4.1文件管理部門根據(jù)對體系有效運行的需要填制《文件配備表》,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,發(fā)放文件。

3.4.2文件發(fā)放時辦理登記手續(xù),簽字領(lǐng)用。

3.4.3文件在小范圍內(nèi)使用或臨時使用,可傳閱文件,要求閱讀者在文件上簽字確認,不用再發(fā)放。

3.4.4公司范圍內(nèi)發(fā)放的文件為"受控"文件,在封面加蓋"受控"印章,注明分發(fā)號。向顧客提供的文件為"非受控"文件,不蓋印章。

3.4.5當使用的文件嚴重破損并影響使用時,應到發(fā)放部門辦理更換手續(xù),仍沿用原文件分發(fā)號,破損文件收回。

3.4.6若文件丟失,應向發(fā)放部門說明丟失原因,申請補發(fā)。補發(fā)的文件應給予新的分發(fā)號,并注明原文件分發(fā)號作廢。

3.4.7提供的認證機構(gòu)和供方的文件,按內(nèi)部受控文件處理。

3.5文件的評審

每年底由綜合部組織使用部門對現(xiàn)有體系文件的適用性、協(xié)調(diào)性進行評審,必要時進行修訂。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改時,應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫《文件更改申請單》,應有更改理由與相應的證據(jù);

3.6.2文件更改若指定其他人員審批時,該人員應獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)材料;

3.6.3文件更改經(jīng)批準后,由文件編寫部門組織更改。文件更改時注明更改標記和更改生效時間,更改文件發(fā)放時,應按《文件發(fā)放、回收記錄》的名單發(fā)放修改后的文件,同時收回作廢的文件。對不換頁或不換版的更改還應發(fā)放《文件更改申請單》告知文件使用人。

3.7文件的換版與作廢

4.7.1文件經(jīng)多次更改或文件需進行大幅度修改時應換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本,更換后的版本號以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作廢的文件由申請作廢部門填寫《文件銷毀申請》,按要求審核、批準后的文件按《文件發(fā)放、回收記錄》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章,由文件發(fā)放部門負責人批準后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,經(jīng)文件批準人批準后由文件管理員加蓋"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件經(jīng)編制審核批準后,由各部門列入《受控文件清單》,并按《文件配備表》明確分發(fā)的部門或人員。綜合部負責分發(fā)并控制其版本。

3.8.2質(zhì)量管理體系文件原稿由綜合部統(tǒng)一保存。各部門負責保存相關(guān)的帶有受控標識的文件,文件應有序、分類的加以保存以便于識別、存取和查閱。

3.8.3任何人不得在受控文件上隨意劃改,不準私自外借,確保文件的清晰、整潔和完好。

3.8.4需臨時借閱或復制文件的人員,應填寫《文件借閱、復制記錄》,由相關(guān)部門負責人按規(guī)定權(quán)限審批后向文件管理部門借閱、復制文件,借閱者應在指定日期歸還文件,原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。復制的受控文件必須由文件管理人登記編號,并加蓋"受控"標識。

3.9外部文件的控制

直接執(zhí)行的各類外部文件,由文件歸口批準人員批準后列入《受控文件清單》。

4.相關(guān)文件

4.1《記錄控制程序》4.2.4

5.標準表格

5.1《文件配備表》

5.2《文件領(lǐng)用、回收記錄》

6.3《文件更改申請》

6.4《文件銷毀申請表》

6.5《受控文件清單》

6.6《文件借閱、復制登記表》