物業管理手冊:信息交流控制程序

1、目的

為保證環境管理體系內、外部信息交流渠道的暢通,及時答復和處理涉及重要環境因素的外部信息,特制定本程序。

2、范圍

本程序適用于公司的內、外部各類環境信息的傳遞和處理。

3、職責

3.1品質部是環境信息管理的歸口部門,負責內、外環境信息的傳遞與處理。

3.2品質部及各物業服務中心負責對相關方環境信息的收集和處理。

3.3各部門負責工作范圍內環境信息的傳遞和交流。

4、程序

4.1環境信息內容與分類

4.1.1內部信息

a)正常環境信息,如環境方針、目標、指標和管理方案、環境監視與測量、環境管理體系審核、管理評審以及體系正常運行時的信息;

b)環境因素更新信息;

c)法律法規跟蹤信息;

d)不符合糾正信息;

e)環境事故或緊急情況信息;

f)其它內部信息,如員工的建議和抱怨等。

4.1.2外部信息

a)地方環保局和環保監測機構檢查或監測結果;

b)相關方反饋的信息及其投訴;

c)認證機構審核信息;

d)同行業環境和技術方面的信息;

e)就重要環境因素與外界交流的信息;

f)其它外部信息,如環境管理和環保治理技術等方面的信息。

4.2內部信息的收集與處理

4.2.1正常信息的交流

a)品質部按照程序文件的有關規定傳遞環境方針、目標、指標和管理方案、環境監視與測量、環境管理體系審核和管理評審等信息。

b)各部門依據相關文件規定收集并傳遞正常信息。

4.2.2環境因素更新信息的交流,執行《環境因素識別和評價控制程序》。

4.2.3法律法規跟蹤信息的交流,執行《法律法規和其他要求控制程序》。

4.2.4不符合糾正信息的交流,執行《不符合、糾正與預防措施控制程序》。

4.2.5環境事故或緊急情況由發現部門及時傳遞給品質部或禮兵部,應急處理執行《應急準備和響應控制程序》。

4.3外部信息的收集與處理

4.3.1品質部負責接待地方環保局、監測站和其它上級單位的環境檢查,收集有關信息,并傳遞給相關部門;當檢查或監測結果出現不符合情況時,執行《不符合、糾正與預防措施控制程序》。

4.3.2各部門收到相關方環境信息后,進行登記并落實。

4.3.3涉及相關方環境方面的投訴應填寫《業主投訴處置單》及時反饋到各相關責任部門,責任部門要及時處理并填寫《業主投訴處置單》;如不能處理,及時報告給品質部,品質部應在2個工作日內提出處理意見,處理后,責任部門和品質部要做好記錄,并執行《不符合、糾正與預防措施控制程序》。

4.3.4各部門從外部獲得的其他類環境信息如“三廢”治理技術、節能降耗措施等,要及時傳遞給品質部或職責管理部門,經過分類、整理后,根據需要傳遞給相關部門。

4.4環境信息傳遞方式與記錄

4.4.1環境信息可采用書面資料、記錄、討論交流、電子媒體、聲像設備、通訊等方式進行傳遞。

4.4.2各部門對接收、傳遞的環境信息予以記錄。

4.4.3全公司環境信息交流框圖如下:

4.5重要環境因素外部交流控制

4.5.1與業主就重要環境因素和對其的控制要求進行交流。

4.5.2與業主交流的內容

a)了解建立環境管理體系的意義和內涵;

b)參與社區環境保護預防污染目標的制定和評審;

c)參與商討影響社區環境保護的任何變化;

d)參與社區環境保護事務。

4.5.3與業主交流的方式

a)座談會、培訓;

b)布告欄宣傳;

c)社區文化活動;

d)與業主/業主委員會/社區居委會協商與溝通。

4.5.4各物業服務中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的內容與業主/業主委員會/社區居委會建立長效協商與溝通機制,開展共創環保型社區活動,并做好記錄。

4.5.5各物業服務中心于每年管理評審前編制《社區環境保護年度總結》,提交業主委員會協商討論,并提出下年度改進要求。各物業服務中心將年度總結提交管理評審。

4.5.6各物業服務中心負責保存與業主協商溝通結果的記錄和發布。

4.6本程序產生的記錄按《記錄控制程序》規定執行。

5.相關文件

5.1《環境因素識別和評價控制程序》

5.2《不符合、糾正和預防措施控制程序》

5.3《法律法規和其他要求控制程序》

5.4《應急準備和響應控制程序》

5.5《記錄控制程序》

6.相關記錄

6.1《社區環境保護年度總結》JW/JL-5.5.4-001

6.2《業主投訴處置單》JW/JL-7.2-002

篇2:公司信息交流控制程序

公司管理手冊:信息交流控制程序

1、目的

建立高效的多層次的信息交流渠道,確保公司內部以及與外部相關方之間及時互通信息加強溝通和協商。

2、范圍

適用于公司對內對外就質量、環境方面的信息進行溝通和聯系

3、職責

3.1辦公室負責明確溝通方式,并就管理信息與相關方進行交流

3.2營銷部負責與顧客就產品質量和服務信息進行交流溝通。

3.3管理者代表負責就重大信息進行處理和反饋。

4、程序

4.1溝通和協商的內部信息包括:

a)質量、環境管理策劃及體系有效運行的信息

b)環境因素的調查、識別和評價的信息;

c)與質量、環境有關的法律法規及其他要求的執行信息;

d)管理目標、指標、方案的完成情況和效果信息;

e)內審、管理評審、認證審核的信息;

f)監視和測量的結果信息;

g)環境事故、不符合、糾正和預防措施信息;

h)應急準備與響應控制信息;

i)培訓信息;

j)公司領導對質量、環境管理工作的指示、決定和要求信息;

4.2外部信息包括:

a)顧客及其他相關方的意見、投訴和有關機構的信息;

b)法律法規及其他要求得的信息;

c)市場的信息;

d)行業協會和主管部門的信息;

e)需要向外部傳遞的信息,如成果,業績等;

f)其他外部信息

4.3現階段公司決定不與外部進行重大環境因素的信息交流,以避免造成不必要的誤會,遇到緊急情況可能造成重大環境事故時,公司保證及時通知各相關方。

4.4信息交流的渠道

4.4.1外部信息交流的渠道

a)招投標文件和對外宣傳資料;

b)走訪和邀請;

c)電話、電子郵件、傳真和信函等

4.4.2內部信息交流的渠道

a)各種會議;

b)印發文件、報表和通知;

c)口頭傳遞、匯報

4.5信息的管理

4.5.1辦公室負責建立《內外部信息登記表》,及時匯總重大信息,傳遞并跟蹤信息的處置結果,涉及到相關方意見或投訴是要將處置結果及時通知相關人員。

4.5.2一般信息由各部門自行處理,必要時將處置結果報告辦公室或相關方。各部門之間應充分進行溝通和協商,以確保信息流通渠道通暢。

4.5.3辦公室應將重大信息作為管理評審的輸入資料。

5.相關記錄

5.1《內外部信息登記表》

北京***公司

篇3:公司EMS程序文件:信息交流溝通程序

公司EMS程序文件范本:信息交流溝通程序

六.信息交流溝通程序

1.目的與適用范圍

為規范環境信息溝通渠道,支持環境體系有效運行,特制定本程序。

本程序適用于公司生產活動中各類環境信息的傳遞和處理工作。

2.引用標準和文件

《ISO14000:1996環境管理體系―規范及使用指南》

《ISO14000:1996環境管理體系―原則、體系和支持技術通用指南》

3.職責

3.1推行辦負責公司內、外部環境信息的綜合管理。

3.2各單位負責本單位、外部環境信息的收集、整理和反饋工作。

4.程序

4.1信息交流的分類與形式

4.1.1信息交流分類

a.內部信息交流:在生產活動中,與生產活動相關的人員(部門)之間的信息交流;

b.外部信息交流:與外部的組織、個人或第三方間的信息交流。

4.1.2信息交流可以是書面形式的,也可以是口頭形式的(如電話錄音),或是其他一切可利用的通訊及宣傳工具。

4.1.3信息交流時,其內容應準確可靠。

4.2信息交流與溝通內容:

a.批評:有關環境方針、管理方面、環境行為、對環境不安全的產品的抱怨;

b.建議:各種有關改善環境的觀點;

c.提問:對環境方針、方案、要求、廢物利用及對環境安全的產品;

d.報告:向利益相關方報告公司的環境狀況。報告可來自公司內部和外部;

e.宣傳/培訓:對于環境方針、體系要求、環境方案、環境行為狀態的內、外部的培訓、研討會、展示會和出版物。

4.3交流與溝通

4.3.1各單位建立環境信息臺帳,詳細記錄在生產活動中產生的各種內、外部環境信息。

4.3.2生產活動內部產生的信息,應由產生單位在當日進行傳遞。

4.3.3緊急情況下的信息可直接傳遞到推行辦(管理責任者)或外部相關方。

4.3.4對于外部信息,各單位在接到該信息后,應立即進行記錄,并在當日內傳遞到推行辦。

4.3.5對于外部你方提出的抱怨和申述,推行辦會同相關部門提出處理意見,報管理者代表后形成處理決定。

4.3.6需要回復的內、外部信息,相關部門應在合理期限內予以書面答復,并做好記錄。

5.支持性、作業文件