黨校文件處理工作規(guī)范

一、文件收發(fā)

(一)機(jī)要文件收發(fā)

凡是中央、中央辦公廳、省委、省委辦公廳以及國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳、省政府、省政府辦公廳所發(fā)的各類文件,均屬機(jī)要文件。

1、簽收、清點(diǎn)。每次收取機(jī)要件時(shí),要根據(jù)發(fā)文單所列內(nèi)容,認(rèn)真核對(duì)、清點(diǎn)。

2、分類、登記。文件取回后,按不同層次、類別進(jìn)行分類、登記。

(二)普發(fā)文件收發(fā)

凡是市委、市委辦、市政府、市政府辦公室及有關(guān)部門發(fā)來的文件、電報(bào)、會(huì)議材料等,均屬于普發(fā)文件。

1、取文。每周到市委文件交換站取文件2-3次。

2、分類、登記。每次取回文件后,要進(jìn)行分類、登記。

(三)網(wǎng)上文件收發(fā)

凡是通過政務(wù)網(wǎng)發(fā)來的文件、電報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等,均屬于網(wǎng)上收文。

1、每天一上班,首先要打開政務(wù)網(wǎng),查看是否有文件或通知,每天要查看6-8次;每個(gè)工作日的下午下班時(shí)再關(guān)閉政務(wù)網(wǎng)。

2、通過政務(wù)網(wǎng)發(fā)來的文件,每天都要及時(shí)拆離、保存、打印;會(huì)議通知要及時(shí)打印,送辦公室主任簽批,并通知參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員本人。

二、文件傳閱

(一)各類文件收到后,要認(rèn)真登記、分類,附上文件傳閱單,送辦公室主任閱批,急件要急送。

(二)按辦公室主任的批示及文件傳閱范圍,及時(shí)進(jìn)行傳閱,對(duì)送出的傳閱件要及時(shí)收回;機(jī)要件的傳閱、收回,都要有登記,不能在外“過夜”,以確保文件安全、準(zhǔn)確、及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)。

(三)對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在傳閱件上的批示,要及時(shí)轉(zhuǎn)告有關(guān)部門或有關(guān)人員,并及時(shí)向辦公室主任報(bào)告,視情做出安排。

(四)文件傳閱、辦理完畢后,要立卷歸檔。

(五)傳閱完畢后的文件,可供借閱使用,要嚴(yán)格借閱手續(xù),防止丟失和損壞,一般不得帶出保密室。

三、市委黨校各類文件分發(fā)

(一)凡是市委黨校或市委黨校與其他單位聯(lián)合制發(fā)的文件,一律按發(fā)放范圍、份數(shù)發(fā)放。

(二)發(fā)送校領(lǐng)導(dǎo)及各處室的文件,要及時(shí)發(fā)送;發(fā)往各縣(區(qū))委黨校、市直各部門的文件,一律用信封裝好,分別郵寄或送文件交換站。

篇2:ISO9001:2008公司文件管制規(guī)范

公司文件管制規(guī)范(ISO9001:2008)

1、目的:制訂控制系統(tǒng)以控制企管文件以及質(zhì)量和食品安全管理體系所有需要控制的文件,確保工作現(xiàn)場(chǎng)所使用的相應(yīng)文件為有效版本,防止誤用失效或作廢的文件。

2、范圍:適用于企管文件以及質(zhì)量和食品安全管理體系有關(guān)的文件和資料。

3、職責(zé):

3.1企管部負(fù)責(zé)按本程序要求執(zhí)行和維持本公司的文件控制系統(tǒng)。

3.2生產(chǎn)部負(fù)責(zé)法律法規(guī)及外來標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)資料等文件的控制。

3.3相關(guān)部門經(jīng)理及其指定的成員需負(fù)責(zé)其部門所產(chǎn)生的一切文件。

3.4企管部負(fù)責(zé)監(jiān)督文件的執(zhí)行。

4、程序:

4.1定義

4.1.1電子文件:儲(chǔ)存在電子計(jì)算機(jī)上的文件。新版發(fā)出時(shí),電腦自動(dòng)更新。

4.1.2OA是OFFICEAUTOMATION的縮寫,意為辦公室自動(dòng)化,它是運(yùn)用于企業(yè)辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)軟件,其它各種類型的WORD文件都可以在這一程序中運(yùn)用。

4.1.3受控文件:指受更改控制的文件,即文件發(fā)生更改,應(yīng)收回舊文件,重發(fā)新文件。

4.2公司文件的分類及編號(hào)表示:

4.2.1公司文件(以下簡(jiǎn)稱文件)分為企管文件與質(zhì)量和食品安全管理體系文件兩大類。

4.2.2企管文件包括:

4.2.2.1行政管理文件(編號(hào)表示示例:PJ-QG-*Z-**)

費(fèi)用薪金類(編號(hào)表示示例:PJ-QG-CW-FY**)

4.2.2.2財(cái)務(wù)管理文件獨(dú)立核算類(編號(hào)表示示例:PJ-QG-CW-HS**)

目標(biāo)考核類(編號(hào)表示示例:PJ-QG-CW-MB**)

4.2.2.3生產(chǎn)/技術(shù)管理文件(編號(hào)表示示例:PJ-QG-SJ-**)

4.2.2.4營(yíng)銷管理文件(編號(hào)表示示例:PJ-QG-Y*-**)

4.2.2.5綜合管理文件(編號(hào)表示示例:PJ-QG-ZH-**)

4.2.2.67S現(xiàn)場(chǎng)管理文件(編號(hào)表示示例:PJ-QG-7S-**)

4.2.2.7工作指引類文件(編號(hào)表示示例:PJ-QG-ZY-**)

注:**表示編號(hào)。

4.2.3質(zhì)量和食品安全管理體系文件包括

4.2.3.1質(zhì)量和食品安全管理手冊(cè)(編號(hào)表示示例:PJ-QM-01)

4.2.3.2作業(yè)程序包括HACCP計(jì)劃(編號(hào)表示示例:PJ-OP-**)

4.2.3.3操作指引(編號(hào)表示示例:PJ-WI-**-YY)

4.2.3.4記錄表格(編號(hào)表示示例:PJ-QR-**-YY.版次)

注:1.**為作業(yè)程序編號(hào),YY為**作業(yè)程序下面操作指引的編號(hào),由01開始。

2.版次為兩位阿拉伯?dāng)?shù)字,當(dāng)版次為首版時(shí)省略。

4.3文件的編制、修改和報(bào)廢

4.3.1公司文件按以下程序編制

4.3.1.1公司有關(guān)部門根據(jù)要求和需要編制相關(guān)文件交企管部審核并統(tǒng)編。

4.3.1.2企管部組織有關(guān)部門討論文件草稿并根據(jù)討論情況修改后初步定稿。

4.3.1.3文件由文控員負(fù)責(zé)整理后按照文件批核表的要求進(jìn)入流程,并經(jīng)由相關(guān)主管簽批。

4.3.2公司文件的修改按以下程序進(jìn)行

4.3.2.1有關(guān)部門根據(jù)管理需要填寫“文件修改申請(qǐng)單”。

4.3.2.2“文件修改申請(qǐng)單”經(jīng)部門經(jīng)理簽字后,首先交企管部相關(guān)審核人員審核,然后由審核人員組織相關(guān)部門或人員進(jìn)行必要的討論,經(jīng)確認(rèn)后報(bào)企管部經(jīng)理簽署意見同意后修改文件。文件修改完畢后將“文件修改申請(qǐng)單”交文控員統(tǒng)一保存。

4.3.2.3文件按照文件批核表的要求進(jìn)行簽批。

4.3.3董事長(zhǎng)、總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)文件。

4.3.4文件的報(bào)廢:

4.3.4.1已經(jīng)作廢的書面文件必須交還文控員。文控員應(yīng)于發(fā)放新的書面文件時(shí)收回已作廢文件并作銷毀處理(但應(yīng)保留一份原件至少三年以便追溯)。

4.3.4.2文件簽收人無正當(dāng)理由不及時(shí)(自文控員通知起3日內(nèi))交回已作廢文件或文控員未履行收回職責(zé)的,每份文件扣罰責(zé)任人30元。

4.4文件的審批

4.4.1方針、目標(biāo)及質(zhì)量和食品安全管理手冊(cè)由總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布實(shí)施。

4.4.2程序文件由該程序的歸口部門負(fù)責(zé)組織編寫,相關(guān)部門經(jīng)理會(huì)簽,某某工廠與某某工廠副總經(jīng)理/總監(jiān)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.4.3產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)由某某工廠與某某工廠生產(chǎn)部經(jīng)理會(huì)簽,兩工廠副總經(jīng)理審核后,總經(jīng)理批準(zhǔn)文件。

4.4.4工作指引類文件由相關(guān)部門經(jīng)理審核,副總經(jīng)理/總監(jiān)批準(zhǔn)。

4.4.5企業(yè)管理體系文件由相關(guān)部門經(jīng)理審核,由副總經(jīng)理/總監(jiān)/總經(jīng)理/總裁批準(zhǔn)。

4.4.6需由部門經(jīng)理簽批的文件,部門經(jīng)理可授權(quán)適當(dāng)人員簽批文件,而授權(quán)名單需以書面通知企管部。

4.2.7若授權(quán)批核人員缺席,可委派另一名同樣職權(quán)的授權(quán)批核人員以簽批其所控制的文件,有關(guān)授權(quán)安排需用書面通知企管部。

4.4.8質(zhì)量和食品安全管理體系文件及企業(yè)管理體系文件詳細(xì)的批核人員見附錄:4.8.6

4.5文件的管理和分發(fā)

4.5.1企管部設(shè)專職文控員負(fù)責(zé)公司文件管理,具體做好以下工作:

4.5.1.1負(fù)責(zé)保管一份經(jīng)批準(zhǔn)的原稿文件,包括新文件和改版文件;負(fù)責(zé)保管“文件修改申請(qǐng)單”;電子文件存于OA系統(tǒng)。

4.5.1.2負(fù)責(zé)分發(fā)新生效文件,收回并撕毀已改版或已失效的書面文件。

4.5.1.3負(fù)責(zé)編制并隨時(shí)修改和保存質(zhì)量和食品安全管理體系文件總表和企管文件總表,以反映出文件的最新版次。電子文件總表自動(dòng)更新。

4.5.1.4負(fù)責(zé)文件的收發(fā)登記,建立“文件簽收單”。

4.5.1.5文件修改處用其它顏色(藍(lán)色)底部畫線表示。

4.5.2文件簽收人對(duì)自己簽收領(lǐng)用的文件,負(fù)責(zé)保管并填寫個(gè)人的《領(lǐng)用文件目錄總表》。

4.5.2.1文件簽收人在領(lǐng)文件時(shí)須將《領(lǐng)用文件目錄總表》交于文控員簽字確認(rèn)。

4.5.2.2文件簽收人在歸還文件時(shí),須將《領(lǐng)用文件目錄總表》一并交給文控員。

4.5.3文件簽收人可以另行指定專人代為簽收和保

管文件,但有關(guān)文件管理責(zé)任由文件簽收人承擔(dān)。

4.5.4文件簽收人應(yīng)保持領(lǐng)用文件整潔干凈,不得在文件封面或內(nèi)頁上亂寫亂畫(空白處鉛筆加注的除外),違者每份文件扣罰責(zé)任人20元。

4.5.5公司文件的增發(fā)與補(bǔ)發(fā)必須經(jīng)企管部經(jīng)理批準(zhǔn),任何人不得擅自復(fù)印,違者每份文件扣罰責(zé)任人100元。

4.5.6任何人不得將公司文件私自帶出公司。因工作需要確需將文件帶出公司的,應(yīng)向企管部經(jīng)理申請(qǐng)并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。違反本條規(guī)定的,每份文件扣罰責(zé)任人500元。

4.5.7文件簽收人丟失文件的,應(yīng)及時(shí)告知主管并向企管部經(jīng)理申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。企管部補(bǔ)發(fā)文件的同時(shí),每份文件扣罰責(zé)任人50元。丟失文件不向主管匯報(bào),不申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)的,每份文件扣罰責(zé)任人500元。

4.5.8文件簽收人因故離開公司的,應(yīng)按公司規(guī)定辦理文件交接。文件簽收人已離開公司但未按公司規(guī)定辦理文件交接的,每份文件扣罰責(zé)任人(主管和人力資源部經(jīng)理)300元。文件簽收人指定的文件管理代理人未辦理文件交接離開公司的,每份文件扣罰文件簽收人100元。

4.5.9文件的發(fā)放由文控員按以下程序進(jìn)行:

4.5.9.1填制文件封面及文件修改記錄(泰啤文控員負(fù)責(zé))。

4.5.9.2按文件編號(hào)系統(tǒng)(見本文件4.2.2條款)為該文件編上文件編號(hào)及版次,再按文件批核表要求傳送有關(guān)部門簽批(泰啤文控員負(fù)責(zé))。

4.5.9.3若相關(guān)部門對(duì)文件存有不同意見,泰啤企管部文控員需把文件返回到文件編輯部門,文件編輯部門須重新修訂,或向異議部門說明理由,待協(xié)商一致后簽字。

4.5.9.4修訂后,再由泰啤企管部文控員呈交相關(guān)部門簽批。

4.5.9.5當(dāng)文件經(jīng)所有部門核準(zhǔn)后,企管部文控員需:

a)泰啤文控員在發(fā)放電子文件時(shí),須發(fā)通知給相關(guān)的電腦終端。

b)按文件發(fā)放要求在文件生效前,把文件發(fā)至有權(quán)限在電腦終端閱讀此文件的部門或崗位,特殊部門或崗位可以發(fā)放書面文件。發(fā)放和歸檔原稿(電子文件)批準(zhǔn)頁,質(zhì)量和食品安全管理體系文件需蓋有“受控文件”印章,企管文件需蓋有“企管文件”印章。

4.5.9.6文件分發(fā)后,企管部文控員需:

a)文件生效后,打印此文件可訪人員名單(之后,再申請(qǐng)文件閱讀權(quán)限的,文控員不需再打印可訪人員名單,只需此文件改版時(shí),予以申請(qǐng)人閱讀權(quán)限)進(jìn)行存檔。

b)把書面文件(電子文件)原稿進(jìn)行存檔。

c)更新文件總表(電子文件自動(dòng)更新)。

4.5.9.7各部門因職位工作要求增加閱讀權(quán)限的,由企管部經(jīng)理根據(jù)有關(guān)職位變動(dòng)及電腦終端的增加并參照相關(guān)部門及崗位要求發(fā)放,不需申請(qǐng)。

4.5.9.8各部門因工作要求需要、書面文件遺失或損壞要求再發(fā)放的需由部門經(jīng)理核準(zhǔn),再由企管部經(jīng)理審批。

4.5.9.9特殊情況要求把文件帶出公司的,“文件申請(qǐng)單”則需由總經(jīng)理或其授權(quán)人審批。

4.5.9.10所有領(lǐng)取的書面文件需加蓋受控/企管文件印章。

4.6文件的標(biāo)準(zhǔn)格式

4.6.1文件第一頁為封面,第二頁為文件修改記錄。具體見附后《標(biāo)準(zhǔn)文件封面、標(biāo)準(zhǔn)文件修改記錄格式》。

4.6.2公司文件根據(jù)內(nèi)容需要,選用以下編寫格式:

目的-----文件編寫的目的。

范圍-----文件涉及的應(yīng)用公司、部門或人員。

職責(zé)-----確保文件有效執(zhí)行的有關(guān)部門或人員的職責(zé)。

程序/內(nèi)容-----詳細(xì)敘述能達(dá)到文件目的所需的每一細(xì)則。

定義-----文件中任何會(huì)導(dǎo)致誤解或有特別解釋的名詞定義。

記錄-----根據(jù)需要列出與文件有關(guān)的表單內(nèi)容(包括名稱、保存期限、保存部門)。

附件-----根據(jù)需要列出與文件有關(guān)的資料。

4.7其他管理規(guī)定

4.7.1所有文件內(nèi)頁必須具備以下文件資料(見附錄4.8.4):

4.7.1.1文件編號(hào);(修改文件時(shí)編號(hào)不變)

4.7.1.2版次;(修改文件時(shí)版次做相應(yīng)調(diào)整)

4.7.1.3文件名稱;

4.7.1.4頁數(shù)及總頁數(shù)。

4.7.2企管部門文控員編制并隨時(shí)更新《現(xiàn)行有效文件一覽表》,并在“公司OA/公共服務(wù)”上公布。

4.7.3文件所涉及的表格,按照文件(表格)簽批程序簽批后,由企管部文控員打印出標(biāo)準(zhǔn)格式,質(zhì)量和食品安全體系文件涉及的表格需加蓋“受控質(zhì)量記錄”印章后存檔。表格的新增、修改等執(zhí)行記錄控制程序相關(guān)要求。文控員編制公司最新版次“記錄表格目錄”,分發(fā)至各部門以便使用(或在OA系統(tǒng)以電子公告版形式發(fā)布)。

4.7.4外來文件的管理

4.7.8.1所有外來的法律法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)資料等使用前必須加蓋“外來文件”印章,經(jīng)副總經(jīng)理批核方可使用。

4.7.8.2生產(chǎn)部應(yīng)定期查詢?cè)谟没蛞梅煞ㄒ?guī)、標(biāo)準(zhǔn)的適用性,若有更新應(yīng)進(jìn)行評(píng)審后及時(shí)更換,確保使用標(biāo)準(zhǔn)的有效。

4.7.5企管部文控員依據(jù)生產(chǎn)部提供的“外來文件登記表”,需編制并保存一份“外來文件總表”。

4.7.6公司文件每年底(12月份)進(jìn)行一次全面檢討及修改以提升文件的質(zhì)量。企管部負(fù)責(zé)制定相關(guān)檢討要求及征求意見方案。

4.7.7電腦維護(hù)員須每月備份一次OA系統(tǒng)中的發(fā)文管理部分,在對(duì)軟件修改或升級(jí)等原因更改后須重新備份。

4.7.8所有蓋“供參考用”印章的文件為非受控文件,非受控文件不會(huì)自動(dòng)更新,非受控/企管文件的發(fā)放應(yīng)予以記錄。非受控文件不以電子文檔形式發(fā)放。

4.7.9文件下發(fā)后,各部門經(jīng)理/主管應(yīng)于文件實(shí)施前針對(duì)文件的要點(diǎn)向執(zhí)行作業(yè)人員進(jìn)行講解和宣貫,確保文件執(zhí)行人員對(duì)文件的理解,同時(shí)責(zé)任部門保留文件學(xué)習(xí)的證據(jù)。

4.8附錄

4.8.1文件控制流程;

4.8.2標(biāo)準(zhǔn)文件封面;

4.8.3文件修改記錄;

4.8.4標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)頁;

4.8.5“企管文件”“作廢文件”、“供參考用”、“受控文件”、“外部文件”、“受控質(zhì)量記錄”印章;

4.8.6文件批核表。

發(fā)放范圍:所有使用OA人員。

篇3:品保部技術(shù)文件管理規(guī)范

品保部技術(shù)文件管理規(guī)范

一目的:規(guī)范技術(shù)文件的管理,以備資料的完整和及時(shí)。

二范圍:

所有涉及之產(chǎn)品技術(shù)資料包括:

1.圖紙

2.生產(chǎn)工藝流程卡

3.QC工程圖(控制計(jì)劃)

4.檢驗(yàn)指導(dǎo)書

5.壓鑄成型條件表

6.作業(yè)指導(dǎo)書

7.產(chǎn)品品質(zhì)履歷表

8.工程變更通知單

9.檢具圖

10.全尺寸量測(cè)報(bào)告

三權(quán)責(zé):

QE:負(fù)責(zé)圖紙、QC工程圖、檢具圖、產(chǎn)品履歷表的管理,并對(duì)目錄內(nèi)容負(fù)責(zé)。

SQA:負(fù)責(zé)全尺寸量測(cè)報(bào)告的管理、圖紙、生產(chǎn)工藝流程卡、工程變更通知單的接收、整理及歸檔。

SQC:負(fù)責(zé)檢驗(yàn)指導(dǎo)書、作業(yè)指導(dǎo)書、壓鑄成型條件表的整理、裝訂及歸檔,并定期對(duì)所有技術(shù)文件進(jìn)行索引標(biāo)識(shí)。

QC:負(fù)責(zé)產(chǎn)品履歷表的及時(shí)登、歸檔。

四內(nèi)容:

1.資料的接收

1.1經(jīng)發(fā)布后之圖紙、生產(chǎn)工藝流程卡、壓鑄成型條件表、作業(yè)指導(dǎo)書、工程變更通知單到品保后,填寫文件接收記。

1.2全尺寸報(bào)告直接由SQA人員置于技術(shù)資料內(nèi)。

2.編號(hào):

2.1資料須編號(hào)放置,編號(hào)原則如下:

頁次

工序代碼

資料存放順序號(hào)

2.1.1資料存放順序號(hào):依以下順序依次作流水01、02、03、04、05編碼。

圖紙01

生產(chǎn)工藝流程卡02

QC工程圖03

檢驗(yàn)指導(dǎo)書04

壓鑄成型條件表05

作業(yè)指導(dǎo)書06

產(chǎn)品履歷表07

工程變更通知單08

檢具圖09

全尺寸量測(cè)報(bào)告10

2.1.2工序代碼:圖紙、檢驗(yàn)指導(dǎo)書、作業(yè)指導(dǎo)書內(nèi)有不同工序之資料時(shí),一般依工序的先后如壓鑄、加工、刮毛、組裝等作1、2、3、4流水號(hào)編號(hào)。

2.1.3頁次:相同工序號(hào)內(nèi)有不同頁次時(shí),同樣依1、2、3、4之流水號(hào)表示,如下:

01-2-2表示圖紙加工圖的第二頁。

3裝訂:

3.1SQA接到工程確認(rèn)的圖紙后,依產(chǎn)品代碼總覽表的順序號(hào)置于文件夾內(nèi),在文件夾肩上打印零件品號(hào)和順序號(hào)。

3.2各技術(shù)資料在歸檔時(shí),相應(yīng)由相關(guān)人員用鉛筆(便于增刪時(shí)修改)填寫技術(shù)文件目錄內(nèi)頁數(shù),以及備注內(nèi)填寫共用圖面等信息。

4管理:

4.1其它部門或QC借閱須登記,借閱時(shí)不能抽取文件內(nèi)的單份資料,整本借還。

4.2歸還時(shí)相應(yīng)人員應(yīng)檢查技術(shù)文件內(nèi)資料的完備及順序的準(zhǔn)確。

五附件

技術(shù)文件目

準(zhǔn)審制訂