公司EMS程序文件范本:環境記錄控制程序

十四.環境記錄控制程序

1.主題內容與適用范圍

本程序規定了環境記錄的標識、收集、編目、歸檔、儲存、保管和處置的方法。

本程序適用于公司各種環境記錄(包括合同分供方提供的環境記錄)的控制和管理工作。

2.引用標準和文件

《ISO14000:1996環境管理體系―規范及使用指南》

《ISO14000:1996環境管理體系―原則、體系和支持技術通用指南》

3.職責

3.1推行辦負責制定公司內使用的各種環境記錄的標識方法及環境記錄的范圍。

3.2各環境職能部門根據各自的業務范圍,對各種環境記錄進行收集、編目、歸檔、儲存、保管和處置工作。

4.程序

4.1環境記錄的范圍

環境記錄包括各種證明對污染控制情況符合規定要求和環境管理體系有效運行的各種報告、記錄:如質量審核報告、管理評審記錄、過程控制和糾正措施記錄、人員資格和培訓記錄等。

4.2環境記錄的媒介形式

環境記錄可以載以任何形式的媒體,如文字、硬拷貝、電子媒體等。

4.3環境記錄的填寫規定

4.3.1記錄要清楚、工整、全面、易懂,便于查閱、追溯。

4.3.2記錄要準確、具體、及時,當場記錄,避免事后回憶、追憶。

4.3.3填寫記錄時原則上使用鋼筆,墨水要用碳素墨水,有復寫要求或操作有難度時方可使用圓珠筆,禁止使用鉛筆和紅墨水筆。

4.3.4記錄填寫有錯誤時,不得在記錄上隨意涂改,也不得使用涂改液涂改;應在原記錄上劃兩條平行線,要求能看到原數據;在旁邊寫上新數據時,應有更改者的簽名或加蓋個人印鑒。

4.3.5記錄要依規定填寫齊全,不準留空白項。

4.3.6不準在記錄中書寫與記錄無關的內容,不準在框格外填寫內容,若空間不足可加附頁。

4.3.7記錄中禁止使用繁體字和不規范的簡化字。

4.4質量記錄的標識

4.4.1推行辦負責制定環境記錄的編號原則和方法,各部門按規定對記錄進行編號。

4.4.2編號方法

Q/*DZGT.H□□□□□

記錄順序號

三位阿拉伯數字表示本部門環境

記錄順序號

部門代號

兩位阿拉伯數字表示部門代號

管理標準代號

G代表管理標準,T代表體系,H代表環境記錄

企標代號

4.4.3部門代號:《管理性作業文件編寫規定》。

4.5環境記錄的控制

4.5.1各控制部門應填寫《環境管理體系記錄清單》,并將其復印件報推行辦,明確本部門所控制的質量記錄的傳遞程序、保存地點和期限,負責相應環境記錄的定期收集、整理、歸檔、保管和處置。

4.5.2環境記錄的儲存和保管方式必須便于存取,并有適宜的儲存和保管環境,防止損壞、變質或丟失。

4.5.3環境記錄的借閱按各單位文件資料管理辦法執行。

4.6環境記錄的保存期限

4.6.1長期保存的環境記錄

a.管理評審報告:3年;

b.第三方環境管理體系認證報告:3年;

c.內部環境管理體系審核報告:3年;

d.資格評定記錄:6年。

4.6.2隨受控對象而確定時間的環境記錄:(一年以上到受控停止后一年)

a.檢驗、測量和試驗設備的檢定校準數據記錄;

b.合同分供方的有關環境記錄;

c.產品更改、工藝更改記錄;

d.文件資料發放和更改記錄;

e.糾正措施記錄;

f.工藝紀律檢查記錄。

4.6.3無定期保存的環境記錄(一年以上)。

4.7環境記錄的處理

4.7.1合同要求時,在商定期內環境記錄必須能提供給顧客或其代表在進行評價時查閱。

4.7.2到達保存期限后,由部門領導組織進行銷毀并保存銷毀記錄。

5.支持性文件、作業文件

篇2:QMS質量手冊質量記錄控制程序

QMS質量手冊:質量記錄控制程序

1.目的:

對質量管理體系所要求的予以控制,以提供對產品、過程和體系符合要求及體系有效運行的證據。

2.適用范圍:

本程序適用證明產品、過程和體系符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。

3.職責

3.1綜合部是記錄的歸口管理部門;

3.2公司各部門指定專人負責質量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作;

3.3各部門負責人負責批準本部門編制的質量記錄格式;

3.4記錄人員填寫質量記錄應及時、字跡清楚,使用簽字筆和鋼筆填寫,各欄目應填全。

4.工作程序

4.1記錄格式

4.1.1綜合部制訂《質量記錄清單》,將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總,內容包括記錄的名稱、編號、產生部門、保存期限、保存部門等。各部門應將本部門使用的質量記錄清單交綜合部備存。

4.2記錄的標識:見《文件控制程序》

4.3收集、編目、移交

4.3.1記錄分別由各部門負責收集和整理編目,保證各項記錄完整。

4.3.2質量管理體系記錄按《質量記錄清單》的規定進行收集整理、編目、移交。

4.3.3填寫要求:填寫及時,內容正確完整,字跡應清晰,能準確識別,簽全名;不得隨意更改、涂抹,如發現數據填寫錯誤,要用劃線的方式進行更正,并簽名、注上日期。

4.3.4記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報告;也可以是拷貝、磁帶、軟盤或膠片。

4.4保管、貯存、歸檔

4.4.1記錄指定專人保管,歸檔記錄在歸檔時由保管人員進行審查,內容有:記錄是否齊全、填寫是否缺漏、不署姓名和日期和傳真件。

4.4.2記錄放置在干燥處,應防止損壞、變質和丟失。保管方式要分類、分項,易于查找,便于存取,為有關方面查閱提供方便,借閱參照《文件控制程序》。

4.5記錄的發放、借閱和復制

4.5.1各部門向綜合部領用所需記錄的空白表,應填寫《文件領用登記表》;

4.5.2各部門保管的記錄需要借閱或復制,要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制登記表》。

4.6處理

4.6.1記錄保存期滿,沒有再保存價值時,由保管人員提出申請填寫《文件銷毀申請表》,經管理者代表審批后,統一銷毀。

4.6.2記錄由綜合部規定其保存期限,保存期滿后,經公司管理者代表審查認為暫時還不能銷毀時,要加以標識,注明繼續保存期限,繼續保存下去。

5.相關文件

5.1《文件控制程序》4.2.3

6.標準表格

6.1《質量記錄清單》

6.2《文件領用、回收記錄》

6.3《文件借閱、復制登記表》

6.4《文件銷毀申請表》

篇3:某工廠質量記錄控制程序

工廠質量記錄控制程序

1.目的

確保質量記錄的有效性、完整性,為質量體系有效運行和產品質量是否符合要求提供客觀證據,并為有追溯性要求的場合提供證實。

2.適用范圍

適用于所有與質量有關的質量記錄(包括電子媒體)以及來自分承包方和顧客質量記錄的控制活動。

3.定義

3.1記錄:為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件。

4.職責

4.1質保部負責質量記錄的歸口管理,負責對質量記錄標識、樣式適用性的審核和確認,并匯編質量記錄清單目錄。

4.2各職能部門負責本職能范圍內的專業性質量記錄的收集、整理、編目、歸檔、分發、保存和管理。

4.3記錄人員負責認真填寫,保證質量記錄真實、清晰、完整、可辨。

5.工作程序

5.1質量記錄的形成及其范圍

5.1.1質量記錄是體系文件的組成部分。根據質量可追溯性要求和質量活動的需要,各部門在編制程序文件的同時制定與各程序文件相適應的記錄表單,在質量記錄表單投入使用前,由各部門上報質保部進行適用性審核和確認。

5.1.2根據產品性能要求,為證實產品的質量符合規定要求和質量體系運行有效,所產生與質量體系相適應的各種質量記錄,均需受控。

5.1.3質量記錄包括與質量體系運行有關的記錄、與產品有關的記錄、來自顧客和分承包方的質量記錄。

5.2質量記錄的管理要求

5.2.1質量記錄的標識

a.質量記錄的標識應與相應質量體系程序文件中設定的編號保持一致,具有唯一性。

b.質量記錄的標識標志在記錄表右上角的適當位置。

5.2.2質量記錄的編目

a.為便于質量記錄管理、檢索和查閱,質量記錄由質保部負責編目。

b.質保部每年對各部門質量記錄的適用性進行一次核查,作適當增刪。

5.2.3質量記錄的填寫要求

質量記錄應正確填寫,字跡清晰,不得任意涂改,內容完整。

5.2.4質量記錄的收集

質量記錄由職能部門每月收集一次,審查記錄的完整性和準確性,并進行分類整理,裝訂成冊并歸檔保管。

5.2.5質量記錄的貯存

a.質量記錄應有專柜保存,便于檢索;

b.貯存環境應防火、防潮;

c.采取其它媒體形式的質量記錄,如存貯在電子媒體上的質量記錄應注意防潮、防壓、防磁,另外還必須保留原始記錄,以免貯存內容丟失;

d.對重要記錄,必要時須用雙備份方式歸檔;

5.2.6質量記錄的保存

質量記錄保管期限需根據國家法令法規、行業通用準則、顧客特殊要求和產品責任方面要求制訂,并寫入《質量記錄清單》中,對于以下記錄須遵守的最低保存期:

(1)產品/過程認可文件、工裝記錄、采購和銷售合同/訂單及修改單、模具檢驗報告須在該產品停產后再保存一個日歷年;

(2)控制圖、檢驗記錄、試驗報告、質量控制卡、PPM報告等質量業績記錄保存二年;

(3)內部質量體系/過程/產品審核報告、管理評審報告保存三年;

(4)所有涉及到產品安全性的質量記錄至少保存15年。

5.2.7質量記錄的查閱

a.本廠職工因工作需要查閱質量記錄,應填寫借閱/歸還登記表,本部門負責人批準,在資料室內查閱,如需外借,由管理人員提供復印件,并應按規定期限歸還;

b.合同要求時,在商定期內質量記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱,查閱手續由質保部辦理,需廠長批準。

5.2.8質量記錄的處理

a.已超過保管期的或無參考價值的質量記錄,由記錄保管部門負責人提出申請、填寫《質量記錄銷毀申請單》后,報質保部審批,方可銷毀;未列入歸檔范圍的質量記錄需銷毀的,由部門負責人審批后,方可銷毀。

b.質量記錄的銷毀必須要有銷毀記錄,填寫《質量記錄銷毀清單》。

5.2.9質量記錄格式的修改

a.質量記錄格式需要修改時,填寫《質量記錄格式審批表》,并附表樣,由質保部審批。

b.修改后的質量記錄格式啟用時,責任部門負責將原質量記錄表收回,交質保部統一處理。

5.3質量記錄的分析評定和分發

5.3.1單獨的報告、周期性連續報告和狀態報告應被分析評定,如:

a.合同評審的證明;

b.檢驗與試驗的證明;

c.產品認可/過程認可;

d.能力證明(人/機器包括模具/組織的質量能力);

e.質量審核(體系、過程、產品審核);

f.材料檢驗;

g.校準;

h.質量控制圖;

i.索賠;

j.所實施的糾正措施的證明;

k.質量成本的證明;

l.過程成本的證明;

m.質量損失的證明;

n.預防性保養記錄。

5.3.2工廠各部門主管針對有責任的質量記錄進行定期分析評定,編制分析報告,提交管理者代表審批。

5.3.3經審批后的分析評定報告由質保部分發給各個責任部門使用。

6.相關文件和表單

QR/SH16.01-01《質量記錄銷毀申請單》

QR/SH16.01-02《質量記錄銷毀清單》

QR/SH16.01-03《質量記錄格式審批表》

QR/SH16.01-04《質量記錄借閱/歸還登記表》