1．目的

本程序為有效控制質量環境體系所要求的文件（包括外來文件）而制定。

2．適用范圍

本程序適用的文件資料包括（但不僅限于以下幾種）：

2.1質量環境手冊；

2.2程序文件；

2.3支持性文件；

2.4標準規范及其它文件；

2.5各類表格原紙；

2.6制品/模具等各類圖紙；

2.7其它外來文件。

2.71外來文件的定義：來自公司以外的，在我司得到使用并作為工作依據的文件，經部門長或廠長、業

務副總確認，認為有必要進行管控的文件和我司文件中援引的外部文件。如國際、國家標準，行業標準、顧客提供的質量保證手冊、環境保護法律法規、圖紙、工程規范等。

2.7.2其中顧客提供的圖紙和工程規范的管理，參照《圖紙及工程規范管理要領》

2.8機密文件：產品圖紙、設計變更聯絡書、標準類文件。

3．職責

3.1文件的編制、確認、承認和收發

4.1文件的編號及發放

4.1.1《質量環境體系文件清單（手冊、程序文件）》和《質量環境體系文件清單（規程、要領）》中的文件，即3.1表中的“體系支持性文件”，由體系管理科負責收發，并保存原件。

4.1.3各責任部門編寫的作業標準書、操作規程、成形條件管理表等指導性的文件，原版由各責任部門保存，復印件加蓋“受控文件”章后按《文件發放登記表》分發到工作現場。當編寫的工作文件限于本部門內使用時，可不必進行發放控制，但須作成“文件管理臺帳”進行登記，“文件管理臺帳”不拘格式，但必須包括文件名稱、管理NO.、版本號、作成日期等必要信息，進行最新版管理。

4.1.4各部門在收到客戶的圖紙、檢查基準書時，應該送部門責任者（或代行人）審閱，蓋章后生效。其中關于圖紙的管理，詳細規定在《圖紙及工程規范管理要領》中。

4.1.5關于公司各類表格原紙（簡稱帳票）的編制使用，各部門制作后交本部門責任者審批，按《帳票使用印刷要領》的要求進行。各部門未經審批，不得擅自使用或印刷業務用帳票，以確保帳票的適用性。

4.1.6文件資料的發放范圍由作成部門科長（或代行人）確認，保證需要的部門或場所都能得到有效的文件。

4.1.7對于客戶或公司外其他單位或個人需要質量環境體系文件或其他指示性文件且不需進行更改控制時，應經主管領導同意，加蓋“非受控文件”章后發放。

4.2文件的評審

4.2.1每年對文件的審核次數最少1次以上。

4.3文件的修改、作廢處理

4.3.1關于質量環境手冊及程序文件，作成部門認為需要修改的場合，無須填寫《文件修改申請書》，由作成部門修改后經部門部長或代行人確認，管理者代表批準后發行。作成部門外的相關部門認為需要修改的，由該部門填寫《文件修改申請書》，報所在部門部長或代行人確認，管理者代表批準后送交主管部門實施。

4.3.2各責任部門編制的技術性文件以及規程、基準書等，相關部門認為有必要修改的，由發起人填寫《文件修改申請書》，取得承認后交文件的作成部門（即制作該技術文件的部門）修改，實施完畢后，該《文件修改申請書》由文件作成部門保存。

4.3.3若該技術性文件只在作成部門內使用而需要修改的場合，則應由擔當根據部門責任（或代行人）指示進行修改，再經確認、承認后生效。此時不必填寫《文件修改申請書》，修改可直接在原文件上進行，但必須在文件的修改履歷欄內登記，且須有承認（或檢印）。

4.3.4有文件的修改情況都必須在該文件的修訂履歷上記載。

4.3.5文件修改后由文件管理人員按原文件發放范圍發放新文件，并將舊版文件回收、廢棄。文件使用部門須將舊版文件交回發放部門。未能交回舊版文件的部門，須填寫《文件遺失聲明》交給文件發放部

門，發文部門填寫《糾正預防措施報告》，由廠長承認后，交文件遺失部門，進行原因分析并制定和執行糾正預防措施，糾正預防措施執行程序見《糾正和預防措施控制程序》。舊版文件的原件及需要暫時保存的舊版文件由文件管理人員蓋“舊版”印章，隔離存放；不需保存的舊版文件由文件發放部門蓋“作廢”印章，以免誤用。

4.3.6文件使用部門發現文件遺失或因不夠用而需要補發、增發時，填寫《文件補發申請書》，向發文部門申請補發，經發文部門科長同意后，補發文件。

4.3.7當某些文件資料同時兼作記錄用的場合，要特別注意更改時的舊版的管理控制，如質量保證科內的一些檢查基準書與成績書合二為一，質量保證科應確保只有一份原版，需要使用時均通過復印獲得，檢查基準書變更的場合，應確保舊版的復印件全部銷毀。

4.4文件的存檔管理

4.4.1各部門責任者為文件資料的管理責任者，管理責任者應該在部門內部指定一名文件資料管理人員，負責本部門文件資料的存檔管理。

4.4.2各部門負責本部門內文件的歸檔保管，文件歸檔應該以類別或客戶等進行大分類、小分類并編制管理臺帳，以便于整理、查閱。

4.5外來文件資料的管理（此處指圖紙和客戶提供的工程規范除外的外來文件）

4.5.1公司內相關部門從外部得到文件資料時，應送部門長或廠長、業務副總審閱，部長或工場長、業務副總認為有必要進行管理的，登錄在《外來文件清單》上。

4.5.2外來文件須進行發放(或復印后發放時)，必須以《文件發放登記表》的形式進行登記發放，以便在版本變更時能及時更換。

4.5.3外來文件的修改，原則上只能由公司外發文單位進行，得到受權的情況下，可以修改，修改后的文件需得到發文單位的認可，如要求管理特性表的修改。收到改版后的外來文件時，應登記在《外來文件清單》上，并將舊版登記欄的內容用雙線劃掉，部長在劃線處簽名確認。

4.5.4文件管理擔當應當每年對在用的外來文件的版本進行確認（與客戶或供給機關進行聯絡）,以確保在用的文件維持最新版管理。

4.6機密文件的管理方法

4.6.1內部發放時，須加蓋“密”章，并將機密文件鎖在文件柜。

4.6.2發給供應商的機密文件要加蓋“密”章。

4.6.3機密文件的作廢參照4.3。

5．相關文件

5.1《帳票使用印刷要領》

5.2《文件管理NO.編寫要領》

5.3《圖紙及工程規范管理要領》

5.4《糾正和預防措施控制程序》

5.5附件：《質量環境體系文件清單（手冊、程序文件）》

《質量環境體系文件清單（規程、要領）》

6．相關記錄

6.1《文件發放登記表》

6.2《文件修改申請書》

6.3《年度審核計劃》

6.4《糾正預防措施報告》

6.5《文件遺失聲明》

6.6《文件補發申請書》

6.7《外來文件清單》

篇2:公司文件控制程序（13）

公司文件控制程序(十三)

1.目的:

對文件進行控制,確保文件的使用場所使用有效文件,并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件,防止作廢文件被錯用、誤用,從而保證管理體系的有效運行。

2.范圍:

本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制,規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

3.職責:

3.1總裁負責管理文件的批準。

3.2管理者代表負責管理文件的審核。

3.3辦公室負責文件的管理和控制,包括外來文件的管理和控制。

3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

4.程序:

4.1文件的編寫、審批。

4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

a)管理體系文件由總裁批準。

b)行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草,辦公室主任審核,總裁批準。

c)作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制,經部門領導人審核后,由主管領導批準。

4.2文件的編號

所有文件都應有唯一的編號,以便區別、歸檔、保存。具體編號方法:

a)管理手冊的編號方法

SYMM****

年代號

管理手冊代號(MM―ManagementManual:管理手冊)

公司代號()

b)程序文件的編號方法

SYPF**

順序號

程序文件代號(PF―ProcedureFile:程序文件)

公司代號()

c)作業文件的編號方法

SYOF***

順序號

作業文件代號(OF―OperantionFile)

公司代號()

d)記錄文件的編號方法

RF****

順序號

程序文件順序號

記錄代號(RF―RecordFile:記錄文件)

e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

4.3文件的發布

4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍,經管理者代表審批,并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

4.4文件的標識

4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽,標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

4.5文件的使用的實施

4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

4.5.2受控文件不可轉抄、外傳,管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件,應交辦公室處理,過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

4.5.4文件要完好保存,如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔,不可亂涂亂畫。

4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單,控制本部門文件使用情況。

4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查,以監督文件的完好保存及貫徹實施,并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強,可申請更改,更改程序按本程序4.6條執行。

4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄,并妥善保管。

4.6文件的更改

4.6.1文件更改程序

4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504),經審批后交原發放部門執行更改。

4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504),經管理者代表審核,總裁批準后,辦公室統一發放。

4.6.2文件更改方式

4.6.2.1筆誤可用劃改。

4.6.2.2文件只改動某頁內容時,可用換頁方式。

4.6.2.3文件內容多處或多次改動,可用改版方式。

4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存,以控制文件修改狀態。

4.6.4《文件更改申請單》(QR0504)應注冊更改性質:筆誤、更改、刪除、新增。

4.7作廢文件處置

4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放,并從原使用場所收回失效文件。

4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505),經管理者代表審批后銷毀。

4.7.3因需要保留作廢文件,由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批,辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

4.7.4.2經管理者代表審核,

總裁批準。

4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》,經總裁批準后自行銷毀。

4.8文件的歸檔

4.8.1文件經批準發布后,經批準人簽署的原件及打印件,由辦公室歸檔并登記。

4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查,再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件,經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

4.9文件和資料的借閱

4.9.1部門經理及以下人員借閱文件,應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507),在公司內閱覽由管理者代表審批,借出公司外由總裁審批,并登記。

4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱,并作好登記。

4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批,并作好登記。

4.9.4外來文件的管理控制:標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制,并作好登記。

4.10行政文件由辦公室,管理體系文件由質管部,技術文件由技術部按本程序控制。

5.相關文件:

SYPF02《記錄控制程序》

6.記錄:

QR0501《文件發放范圍/簽收表》

QR0502《文件清單》

QR0503《文件檢查記錄表》

QR0504《文件更改申請單》

QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

QR0507《文件和資料借閱登記卡》

QR0508《文件和資料編號登記卡》

QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇3:物業公司程序文件控制程序

物業公司程序文件的控制程序

1.目的:

建立程序文件控制系統,明確文件的審批、分發、更改、借閱的程序。

2.適用范圍:

適用于公司程序文件的控制。

3.引用文件:

3.1質量手冊第4.5章

3.2ISO9002標準第4.5章

4.職責:

4.1公司"推行ISO9002標準工作小組"負責編寫程序文件,由副總經理批準。

4.2綜合辦公室負責程序文件整理歸檔和日常借閱的管理。

4.3由綜合辦公室負責程序的發放,各部門存放一份相關的程序文件副本并遵照執行,并由各部門主任負責文件的保管。

4.4公司程序文件的更改必須經過副總經理簽字認可,才能執行,綜合辦公室負責文件更改的換版。

5.工作程序:

5.1文件標識:

5.1.1所有程序文件應有以下標識:公司名稱、標準、文件號、文件名、版號、發放編號、修改記錄。

5.2文件的發布:

5.2.1公司各部門可根據各部門的實際需要建議發布新文件。公司各部門也可根據所使用文件在實際工作的應用情況,及時記錄文件與實際工作不適的方面并提出改進意見。

5.2.2凡屬本公司的員工都可以根據實際工作需要提出發布一個新程序文件,或改版某個已發布程序文件的要求,由部門負責人將草案上報管理者副代表審核,管理者代表批準。

5.3首版文件發布前,每一個文件必須進行校對,并審查文件是否合理及是否符合質量方針要求,只有經管理者副代表審核,管理者代表批準后,才能確認是正式頒布。

5.4程序文件的借閱:

5.4.1公司所有程序文件的借閱都應經過管理者副代表批準,并在綜合辦公室填寫《文件/資料借閱登記表》,方可借閱。

5.5程序文件的修改:

5.5.1程序文件的修改必須由申請人提出《文件修改報批單》,經過副總經理批準。修改文件的發布程序同首版文件發布程序。

5.5.2修改文件只有經過管理者副代表審核,管理者代表批準后,才能被認為已正式發布并生效。

5.6首版文件和修改文件的發放:

5.6.1程序文件必須建立一個發放文件的主清單,主清單中應包括有發布文件的文件名、編號、發布日期、最新版本和分布發放范圍,交副總經理審批。

5.6.2綜合辦公室主任依據副總經理批準的《程序文件主清單》,將程序文件副本蓋受控文件專用章后分發到需要執行使用的部門,并要求收領文件人在《文件/資料發放登記表》上簽字。

5.6.3部門負責人持有指導其部門工作的相關程序文件。

5.6.4改版程序文件由綜合辦公室主任負責在批準后三天內發放到原首版文件持有人或部門。

5.6.5所有程序文件必須加蓋公司受控文件專用章后即視為有效文件,未加蓋受控章和復印受控章文件為無效文件,無執行依據。

5.7作廢程序文件的處理:

5.7.1作廢程序文件的正本及副本均要求在新程序文件改版發放時,由發放部門綜合辦公室統一收回,并建立《過期文件/資料清單》。

5.7.2作廢程序文件的正本及副本應由綜合辦公室統一銷毀,如因積累資料或法規需要加以保存的,必須作出"作廢"或"僅供參考"標識,并與現行有效程序文件隔離存放。

6.支持文件與質量記錄:

6.1《文件/資料借閱登記表》EJ-QR-QP6.1-01

6.2《程序文件主清單》EJ-QR-QP6.1-02

6.3《文件修改報批單》EJ-QR-QP6.1-03

6.4《文件/資料發放登記表》EJ-QR-QP6.1-04

6.5《過期文件/資料清單》EJ-QR-QP6.1-05