公司程序文件版號:A

修改號:0

EJ-QP6.4提供給住戶的文件控制頁碼:1/2

1.目的:

對提供給住戶及住戶管理機構的文件的制訂、審批、傳送、查閱實施控制。

2.適用范圍:

適用于公司對所管理的小區向住戶提供文件的控制。

3.引用文件:

3.1質量手冊第4.5章

3.2ISO9002標準第4.5章

4.職責:

4.1日常管理業務中需要提供給住戶的文件由各相關部門制訂。

4.2新的物業項目入住時的住戶公約等文件由經營管理部或由副總經理指定人員負責制訂。

4.3管理者副代表負責對住戶提供文件進行規范性審查。

4.4管理者代表負責提供給住戶的文件的審批。

4.5綜合辦公室負責提供給住戶的文件的發放工作。

5.工作程序:

5.1提供給住戶的文件的制訂:

5.1.1各相關部門在管理業務工作中需要向住戶發出文件時,主要是指維修、管理需要住戶配合時;制訂或修訂有關規章制度需要告知住戶時;需要召開產權人會議時;需向住戶發出臨時通知時,各相關部門負責文件的起草。

5.1.2根據物業管理方案和合同的要求,每年由經營管理部應對上年物業管理費用的收支作出總結,并制訂本年的管理工作計劃。

5.1.3新承接的物業項目,總經理應指定項目小組或特定人員在住戶入住前應準備住戶公約及其它管理文件。詳見EJ-QP3.2《物業的入住管理》。

5.2提供給住戶文件的審批和標識:

5.2.1各相關部門完成文件起草工作后,由管理者副代表進行審查、批準。

5.2.2文件審批后由綜合辦公室進行打印、標識,并登記在《文件/資料一覽表》上。

5.3提供給住戶的文件的發放:

5.3.1文件經過審批打印后,各相關部門加蓋部門印章之后進行發放。

5.3.2會議通知、整改通知、收費通知等涉及到全體住戶的文件可通過信箱分發,也可通過張貼方式通知住戶。

5.3.3管理工作報告或費用收支情況等應提供給全體住戶及其代表機構,可在開會時在小區宣傳欄公布。

5.4文件更改:

5.4.1提供給住戶的文件發生修改時,必須經原審批人復審,發放給住戶時需要聲明舊文件作廢。

6.支持性文件與質量記錄:

6.1《文件/資料一覽表》EJ-QR-QP6.4-01

救助站制度

篇2:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄

篇3:QMS質量手冊文件控制程序

QMS質量手冊:文件控制程序

1目的和范圍

對文件的編制、批準、發放、使用、更改、作廢和回收等進行控制,確保相關部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。

本程序適用于質量管理體系有關文件的控制。

2職責

2.1總經理負責批準發布質量手冊(含程序文件);

2.2管理者代表負責批準其它與質量管理體系有關的文件(本手冊已規定的除外);

2.3綜合部負責體系文件的歸口管理;

2.4綜合部負責公司對現有體系文件的定期評審;

2.5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分類

3.1.1按文件性質分類

a)質量手冊(含程序文件、形成文件的質量方針和質量目標的聲明);

b)公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件(如作業指導書、操作規程、圖樣、技術文件等);

c)標準要求的記錄;

e)外來文件(包括法律法規、標準和顧客提供的圖樣等)。

3.1.2按文件載體分類:

a)紙張性文件;

b)非紙張性文件;

3.2文件的編號:見《文件和資料編號規則》.

3.2.6技術圖樣和文件的編號按機構標準及設計文件完整性標準執行。

3.2.7外來文件編號按各自原來的編號。

3.3文件的編寫和審批

3.3.1質量手冊(含程序文件)由綜合部組織編寫,經管理者代表審核,總經理批準。

3.3.2部門質量文件由相關部門編寫,部門經理審核,管理者代表批準。

3.3.3確保文件的正確、清晰、協調、易于識別和檢索。

3.4文件的發放

3.4.1文件管理部門根據對體系有效運行的需要填制《文件配備表》,經主管領導審批后填寫《文件發放、回收記錄》,發放文件。

3.4.2文件發放時辦理登記手續,簽字領用。

3.4.3文件在小范圍內使用或臨時使用,可傳閱文件,要求閱讀者在文件上簽字確認,不用再發放。

3.4.4公司范圍內發放的文件為"受控"文件,在封面加蓋"受控"印章,注明分發號。向顧客提供的文件為"非受控"文件,不蓋印章。

3.4.5當使用的文件嚴重破損并影響使用時,應到發放部門辦理更換手續,仍沿用原文件分發號,破損文件收回。

3.4.6若文件丟失,應向發放部門說明丟失原因,申請補發。補發的文件應給予新的分發號,并注明原文件分發號作廢。

3.4.7提供的認證機構和供方的文件,按內部受控文件處理。

3.5文件的評審

每年底由綜合部組織使用部門對現有體系文件的適用性、協調性進行評審,必要時進行修訂。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改時,應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫《文件更改申請單》,應有更改理由與相應的證據;

3.6.2文件更改若指定其他人員審批時,該人員應獲得審批所需依據的有關材料;

3.6.3文件更改經批準后,由文件編寫部門組織更改。文件更改時注明更改標記和更改生效時間,更改文件發放時,應按《文件發放、回收記錄》的名單發放修改后的文件,同時收回作廢的文件。對不換頁或不換版的更改還應發放《文件更改申請單》告知文件使用人。

3.7文件的換版與作廢

4.7.1文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時應換版,原版次文件作廢,換發新版本,更換后的版本號以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作廢的文件由申請作廢部門填寫《文件銷毀申請》,按要求審核、批準后的文件按《文件發放、回收記錄》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章,由文件發放部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,經文件批準人批準后由文件管理員加蓋"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件經編制審核批準后,由各部門列入《受控文件清單》,并按《文件配備表》明確分發的部門或人員。綜合部負責分發并控制其版本。

3.8.2質量管理體系文件原稿由綜合部統一保存。各部門負責保存相關的帶有受控標識的文件,文件應有序、分類的加以保存以便于識別、存取和查閱。

3.8.3任何人不得在受控文件上隨意劃改,不準私自外借,確保文件的清晰、整潔和完好。

3.8.4需臨時借閱或復制文件的人員,應填寫《文件借閱、復制記錄》,由相關部門負責人按規定權限審批后向文件管理部門借閱、復制文件,借閱者應在指定日期歸還文件,原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。復制的受控文件必須由文件管理人登記編號,并加蓋"受控"標識。

3.9外部文件的控制

直接執行的各類外部文件,由文件歸口批準人員批準后列入《受控文件清單》。

4.相關文件

4.1《記錄控制程序》4.2.4

5.標準表格

5.1《文件配備表》

5.2《文件領用、回收記錄》

6.3《文件更改申請》

6.4《文件銷毀申請表》

6.5《受控文件清單》

6.6《文件借閱、復制登記表》