物業管理公司文件控制程序

1.0目的

對質量體系文件的編寫、審批、發放、更改、保管和作廢等全過程進行控制,確保公司所有受控的場合使用的均為相應文件和資料的有效版本。

2.0適用范圍

適用于公司質量體系和相關的外來文件(如強制執行文件或參考標準、合同、用戶提供的圖紙等)的控制。

3.0引用文件及術語(略)

4.0職責

4.1總經理負責批準《質量手冊》、《程序文件》、《部門工作手冊》,管理者代表負責審核。

4.2品質督察部負責對全公司有關質量體系的文件的總體控制。

4.3品質督察部負責質量手冊、程序文件的發放控制和正本保管。

4.4各部門負責人或指定一名文件管理人員負責對本部門有關質量體系文件的管理。

5.0工作程序

5.1文件和資料的分類

本公司有關質量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件,本公司質量體系文件和與質量體系相關的外來文件均為受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件,如為了投標等其他目的而分發的質量體系文件。

a.

文件內容:

按本單位情況制定的質量方針、目標和適用標準描述的質量體系;

描述各職能部門為實施質量體系要素所開展的活動;

詳細的工作文件,包括各類工作規程、表格、報告等。

本公司質量體系文件包括質量手冊、程序文件和其他質量文件,其層次結構如下圖:

質量手冊

(第一級文件)

程序文件

(第二級文件)

其他質量文件

(第三級文件)

b.質量體系相關的外來文件包括政府部門或上級管理機構發布的各類強制性法律、法規、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求,詳細的工作文件等。

5.2質量體系文件的控制

5.2.1編制與審批

a.質量手冊和程序文件由品質督察部負責編寫,由管理者代表組織相關部門及有關人員對初稿進行討論后,《質量手冊》、《程序文件》由管理者代表負責最終審核、總經理批準;

b.工作規程由各部門負責人組織編寫,管理者代表審核,總經理批準。

c.質量文件頁面編排:

――紙張:標準A4紙,頁面設置為:頁邊距上為2.3厘米,下為2厘米,左為2.5厘米,右為2.5厘米。頁眉頁腳均為1.5厘米。

――版式:標題,居中,小二號楷體,;正文,首行縮進二字符,小四楷體。

5.2.2標識與編碼

a.受控的質量手冊、程序文件和工作手冊封面加蓋“受控文件”專用印章,但正本(原稿)上不需蓋章;非受控的質量體系文件封面均加蓋“非受控文件”專用印章;

b.質量手冊編碼

CSHY/QM/-01

序號

質量手冊代號

加州城市花園公司代號

a)程序文件編碼

CSHY/QP/-□□

順序號

程序文件代號

公司代號

b)作業文件編碼

CSHY/QW/-□□-□□

順序號

部門代碼

公司代號/作業文件

d)外來文件編碼

外來文件用其原編號作為文件編碼。

e)質量記錄編碼

□□-QR-□□

順序號

質量記錄

部門代碼

f)部門記錄編碼:

□□-□□□□-□□

順序號

年號

部門代碼

g)部門代碼:

*Z―行政部

PZ―品質督察部

KH―客戶服務部

RL―人力資源部

GC―工程維修部

BA―保安部

CW―財務部

SC―市場拓展部

5.2.3復制

受控文件未經批準不得復制,質量手冊和程序文件的復印由各部門文件控制員填寫《受控文件復印申請表》,經品質督察部確認后執行;工作手冊的復印由使用人向部門文件管理員申請,經本部門負責人批準,由部門文件管理員負責執行。

5.2.4發放與保管

a.受控文件的發放與保管

――質量手冊:品質督察部向有關部門或人員發放,并做好發放記錄;

――程序文件和工作手冊:由品質督察部填寫《文件發放/回收記錄》發放到有關的場所和人員,并做好簽收記錄;

――工作手冊:工作手冊正本由品質督察部保存,各部門持有的工作手冊由其部門文件管理員負責保存,并保證相關場所或人員現場使用的文件是最新有效版本;

b.文件破損嚴重影響使用或不慎遺失時,應重新辦理申領手續,由品質督察部文件管理員填寫《受控文件復印申請表》后按5.2.3執行補發;

c.文件管理員在發放文件時,應注意文件分發號的確定

受控文件的分發號按照文件的發放順序,由文件管理員確定,要求每份文件只有一個對應的分發號。

d.非受控文件的發放由有需要的部門提出書面申請,經管理者代表批準后,由文件管理員做發放登記。

5.2.5更改

a.各級人員在工作實踐中發現有必要對受控文件作出修改,需填寫《文件修改申請單》報原文件編制部門/人員或所在部門負責;

b.修改建議被采納實施時,原文件編制部門的文件管理員須將《文件修改申請單》復印一份交品質督察部備案;

c.文件的更改由原文件編制部門或人員負責執行,必要時應附有更改說明;

d.更改后的文件按本程序5.2.1條款審核、批準,并注明生效日期;

e.更改后的文件按本程序5.2.2條款標識、編碼后,按5.2.3、5.2.4條款復制和發放,同時收回舊版文件并作出“作廢文件”標識或銷毀;

f.修改頁應反映出最新狀態,文件每頁的修改狀態通過阿拉伯數字(1、2、3……)表示,每頁修改一次,其編號就隨著變更一次,當修改狀態變更到第10次或質量體系文件作重大變更時,該文件需換版,版本狀況用英文大寫字母(A、B、C……)表示。

5.3外來文件的控制

5.3.1評審

對為顧客提供服務所需的外來文件如政府部門或上級管理機構發布的強制性各類法律、法規、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等,在使用前由品質督察部主管進行評審后使用,各部門填寫《部門使用外來文件清單》。

5.3.2標識

品質督察部文件管理員在批準后的《外來文件一覽表》上加蓋受控文件專用印章。

5.3.3發放與保管

品質督察部的文件管理員負責外來文件的發放和保管,必要時也可張貼在有關的作業場所,但須做好發放登記。

5.3.4外來文件如需復印,須填寫《受控文件復印申請表》,經品質督察部批準,由文件管理員負責復印和登記。

5.3.5更改

文件管理員收到新版的外來文件后應及時將其發放到相關部門、場所。若新版文件是舊版文件的替代,則收回舊版文件,若新版文件是舊版文件的補充,則將新、舊版文件存放在一起。

5.4公開文件的控制

5.4.1每份公開文件(如用戶須知、收費標準、服務項目清單等)上均應有版本號和生效日期,版本號用英文大寫字母(A、B、C……)表示。

5.4.2由文件管理員負責做好公開文件的發放登記。

5.4.3公開文件的內容每發生一次更改,版本號和生效日期隨之變更一次。文件管理員負責對有固定張貼、發放地點的公開文件進行更換,同時管理處必須發出公開告示,確保更改后的公開文件內容能及時傳達給用戶及有關人員。

5.5質量記錄的控制見《質量記錄控制程序》。

6.0相關文件

6.1《質量記錄控制程序》

6.2《受控文件清單》

6.3《文件發放/回收登記表》

6.4《文件修改申請單》

6.5《外來文件清單》

6.6《受控文件復印申請表》

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄