20*年采購合同管理規定[1]

采購合同管理制度

總則

1.為規范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2.本制度適用于對采購合同管理的相關事宜。

采購合同的編寫

1.公司采購部是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執行、控制等管理事項。

2.公司一次性采購物品金額高于

3.采購合同的編寫程序。

1)選擇供應商。必須是公司認可合格供應商。

2)進行談判。采購部應與合適的供應商展開談判，談判內容包括采購物料的價格、數量、質量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應商。

3)擬定草案并評審。采購部應根據談判所形成的方案擬定采購合同草案，報送法律顧問審核及總經理/分管副總進行審批。

4)擬寫正式的采購合同。采購部應根據各相關部門、法律顧問及總經理/分管副總的意見對采購合同草案進行修訂，并據此形成正式的采購合同。

4.正式的采購合同必須包括以下九個方面的主要內容。

1)合同簽訂雙方的姓名、地址和聯系方式。

2)采購物品的單價、總價。

3)采購物品的數量與規格型號。

4)采購物品的品質和技術要求。

5)采購物品的履約方式、期限、到貨地點。

6)采購物品的驗收標準和方式。

7)付款方式和期限。

8)售后服務和其他優惠條件。

9)違約責任和解決爭議的方法。

5.采購合同的條款內容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。

采購合同的簽訂

1.與公司簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，采購部應審驗其委托證明。

2.公司與供應商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。

3.對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發給供應商回執，視為合同成立。

4.簽訂后的合同由財務部保管。

采購合同的執行與控制

1.合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應及時向供應商發送訂貨單，使供應商及時準備公司所需的物品。

2.采購部應配合質量管理部做好采購物料的進廠驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質量要求時，采購部應積極聯系供應商進行處理。

3.采購部應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

4.對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數多、監控過程比較復雜的現象，要求供應商提供進度安排，采購部根據進度安排與供應商進行聯絡，進行積極的協商，確保物料能夠及時運送到公司。如果供應商提供的物料將延緩公司的生產，采購部應減少在供應商處的采購數量并與其他供應商聯系，增加采購數量。

5.在合同的執行過程中采購部要處理好與供應商的關系，將供應商視為公司的戰略發展伙伴，便于在生產旺季加大物料采購時能夠及時供應，在生產淡季時能夠縮減或取消物料采購的數量。

6.采購部應本著經濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時還能保證采購物料滿足生產的需求。

采購合同的修改與終止

1.在合同執行過程中，因供應商的原因造成無法按量供應的采購物料，采購部經調查核實，可與供應商簽訂新的采購物料的數量規定，作為采購合同的附件進行執行。

2.在合同執行過程中，若外部市場環境發生變化(例如原材料價格或工資出現上漲，供應商無法按合同規定的價格交貨)采購部可與供應商進行協商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執行。

3.在合同執行過程中，若因不可抗力導致供應商無法按時交貨，采購部經過核實后，可與供應商進行協商簽訂雙方的延期交貨規定，作為采購合同的附件執行。

4.有下列情形之一者，視為合同終止。

1)因不可抗力導致合同無法繼續執行，雙方同意取消合同。

2)因市場環境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協商解決賠償事宜。

3)出現違背合同條款的狀況。

4)逾期沒有履行合同約定的。

5)發生符合合同條款中合約解除的事項。

合同糾紛的處理與合同管理

1.當公司與供應商所簽訂的合同出現糾紛時，其一般采取如下處理方法。

1)與供應商協商解決

2)請第三方協調解決。

3)由仲裁機構進行仲裁。

4)通過法律途徑解決。

2.采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列情形之一者，公司將根據情節的輕重進行相應的處理。

1)泄露合同內容。

2)私自更改合同內容。

3)丟失合同。

4)在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。

3.參與采購合同履行與監督的人員違反公司的相關規定，給公司造成經濟損失和其他損失的，公司將根據性質與情節輕重對責任人進行行政和經濟處罰，情節嚴重者將依法追究其法律責任。

附則

1.本制度未盡事宜，依照國家相關的法律、法規和政策執行。

2.本制度自總經理/分管副總辦公會議審議后執行。

篇2:辦事處合同管理規定

1．目的

加強銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作，減少失誤，提高公司經濟效益，保障公司經營工作的健康發展。

2．適用范圍

銷售分公司駐外辦事處

3．執行

銷售分公司駐外辦事處人員

4．職責

銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業務員簽訂，駐外辦事處經理審核，銷售分公司經理批準。

5．制度

5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前，必須認真了解對方當事人的情況，主要包括：對方當事人主體資格、經營權限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權限等。做到既要考慮我方的經濟利益，又要考慮對方的履約條件和能力，確保所簽合同有效、有利。

5.2營銷人員應加強學習《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同，必須嚴格遵守國家的法律、法規、政策及其它有關規定。簽訂合同時，必須以維護公司的合法權益和提高經濟效益為宗旨，嚴禁借簽訂銷售合同假公濟私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實、不公，造成我方經濟損失的，應按其過失或故意所造成的損害后果，承擔相應的行政責任，經濟賠償責任甚至法律責任。

5.3銷售合同在正式簽訂前，必須按規定執行公司的合同管理辦法、程序與權限，以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報審查，經銷售分公司經理批準后，方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費、傭金、回扣等費用的支付，必須執行公司的《財務管理辦法》。

5.4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責任人，對合同的履行、款項的回收承擔責任，負責到底。責任人必須完整地收集合同執行過程中產生的全部書面憑證，并妥善保管。

5.5如合同履約過程中出現困難或問題，需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式(包括當事人雙方往來的函電等)，執行合同簽訂的審批程序，獲得批準后，方可執行。

5.6如合同履行過程中，出現糾紛的，經雙方協商達成一致意見的，簽訂書面協議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經協商仍無法解決的，由公司指派專人負責提交仲裁機構或人民法院依法處理。

5.7經濟合同專用章應嚴格按授權范圍使用，不準濫用、代用或借用，嚴禁在空白合同文本上蓋章。經濟合同專用章應由專人妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢和向公安機關報案外，還要追究有關責任人的經濟責任和行政責任。

5.8綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個公司統一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協議(包括文本、函電)等，均應妥善保管，如有丟失，公司將追究有關人員責任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯系人、聯系電話及用戶的自然情況等。

6管理

6.1綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案，由分公司統一編號，檔案內容包括：

6.1.1合同正本、副本、附件。

6.1.2文本簽收記錄。

6.1.3變更、補充、解除合同的協議。

6.2綜合管理部/駐外辦事處應按用戶/客戶建立用戶檔案，內容包括。

6.2.1用戶名稱、地址、聯系人、通訊方式。

6.2.2用戶自然情況。

6.2.3我公司提供產品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。

6.2.4履行合同情況

6.2.5質量/技術問題處理情況(表格)

6.3綜合管理部按產品/備件建立管理臺帳一式二份，一份于次月5日前上報財務部，一份銷售分公司保管備查，內容包括：

6.3.1合同號

6.3.2合同標的

6.3.3簽約日期，結算日期，經辦人。

6.3.4用戶名稱

6.3.5產品/備件名稱，數量/明細

6.4合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密，嚴禁有意或無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應嚴格保密，未經允許，無關人員不得查閱。

6.5公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業績考核范圍。任何人私自轉讓合同，一經發現，公司對有關責任人給予開除處理，并追究其法律責任。

7本規定發布之日起執行。