縣人民政府公文報送和審批

　　第1條公文報送和審批,必須嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》和《山東省實施〈國家行政機關公文處理辦法〉細則》的規(guī)定辦理。

　　第2條縣政府辦公室負責縣政府各類公文的處理、承辦工作,負責協(xié)助縣政府領導審核或者組織起草以縣政府和縣政府辦公室名義制發(fā)的公文。

　　各鎮(zhèn)政府、縣政府各部門報縣政府審批的公文,應當由縣政府辦公室按規(guī)定程序受理。除縣政府領導直接交辦的事項外,一般不得直接報送縣政府領導個人。

第3條各鎮(zhèn)政府、縣政府各部門報送縣政府的請示性公文,必須以正式文件上報,并由其主要負責人簽發(fā)。可由縣有關部門解決的事項,不再上報縣政府。下列內容的請示性公文,直接報送縣有關部門辦理。

　　(一)有關經費申請的公文,報送縣財政局辦理。

　　(二)有關土地使用的公文,報送縣國土資源局辦理。

　　(三)有關城鎮(zhèn)規(guī)劃建設的公文,報送縣建設管理局辦理。

　　(四)有關人員調動、人事管理的公文,報送縣人事局，由縣人事局按組織人事管理權限辦理。

　　第4條縣政府部門內設機構需要請示的事項,要先向主管部門請示;確需向縣政府請示的事項,由主管部門向縣政府呈報。非常設機構不得直接向縣政府行文請示。

　　縣政府部門報送縣政府審批的請示事項,凡涉及其他部門職能的,主辦部門要事先與有關部門協(xié)商一致。

　　第5條縣政府領導按工作分工閱批國務院及國務院辦公廳、省政府及省政府辦公廳，市政府及市政府辦公廳下發(fā)的公文,審批各鎮(zhèn)政府、縣政府各部門上報的公文。

　　第6條縣政府領導閱批的公文由縣政府辦公室呈送。閱批意見用鋼筆寫在公文所附的文件處理箋上。閱批后的公文和批示件直接退交辦公室,由辦公室根據閱批內容轉有關承辦單位,并按時催辦和反饋辦理結果。

　　縣政府領導接到各鎮(zhèn)政府、縣政府部門(單位)徑送審批的公文,應交由縣政府辦公室按程序處理。

　　第7條加強網絡化辦公進程,推進電子政務,提高公文辦理效率。公文運轉的各個環(huán)節(jié)都要按規(guī)定的時限要求完成。縣政府辦公室轉有關部門辦理的公文,承辦部門應當在規(guī)定的時限內辦結;特殊情況不能按時上報的,應在規(guī)定時限內向縣政府辦公室說明理由。

第8條以縣政府或縣政府辦公室名義制發(fā)的公文,其內容應屬于關系全縣國民經濟和社會發(fā)展的重大改革方案、政策措施、政府規(guī)章以及需要全縣各級行政機關、企事業(yè)單位執(zhí)行和周知的重要事項,主要包括:

　　(一)對國務院、省政府、市政府的決定、命令、行政法規(guī)、重要工作部署和縣委、縣人大及其常委會的決定、決議提出的貫徹實施意見。

　　(二)須由縣政府向市政府、縣委、縣人大報告、請示的重大問題。

　　(三)發(fā)布政府規(guī)章和縣政府的決定、地方性政策措施。

　　(四)安排部署縣政府確定的重要工作任務,對縣政府部門和各鎮(zhèn)政府的工作做出指示。

　　(五)答復縣政府部門和各鎮(zhèn)政府報請縣政府決定、解決的重大問題。

　　(六)批轉縣政府部門的重要工作情況和意見。

　　第9條以縣政府或縣政府辦公室名義制發(fā)的公文,一般由主管部門代擬草稿，縣政府辦公室負責審理和送審、送簽。縣政府領導不直接簽發(fā)未經辦公室審理的公文文稿。縣政府和縣政府辦公室公文運轉程序為:

　　(一)非規(guī)范性文件的制發(fā)。主管部門起草后先交縣政府辦公室根據分管副縣長意見進行修改，由分管副主任進行綜合把關，送分管副縣長閱簽后，報請縣長或常務副縣長簽發(fā)。

　　(二)規(guī)范性文件的制發(fā)。確定制發(fā)的規(guī)范性文件由主管部門起草，先交縣政府法制室進行合法性審查(會簽審核)，由分管副主任進行綜合把關，提交縣政府集體研究或分管縣長簽字后，報送縣長或常務副縣長簽發(fā)。

　　(三)以縣委、縣政府名義聯(lián)合行文的公文文稿,按上述程序審核后,經分管副縣長簽字后送縣委簽發(fā);以縣委辦公室、縣政府辦公室名義聯(lián)合行文的,按上述程序審核后,經分管縣長或辦公室主任簽字后送縣委辦公室簽發(fā)。

第10條公文簽發(fā)權限:

　　(一)以縣政府名義向市政府的請示、報告,以及涉及重大方針、政策的事項,由縣長簽發(fā)或縣長委托常務副縣長簽發(fā)。

　　(二)以縣政府名義報請縣人大常委會審議的議案，縣政府發(fā)布的政府規(guī)章、通告,由縣長簽發(fā)。

　　(三)縣政府工作部門行政副職,辦事機構、縣政府派出機構的行政正副職,局(科)級事業(yè)單位的行政正、副職,部分國有企業(yè)的董事會、監(jiān)事會成員的任免公文,由縣長簽發(fā)。

　　(四)各副縣長、各鎮(zhèn)長、縣政府工作部門正職的出國公文,由縣長審核后報縣委簽發(fā)。

　　(五)以縣政府名義下發(fā)的其他公文以及以縣政府辦公室名義制發(fā)的涉及縣政府工作的公文，由縣長或常務副縣長簽發(fā)。

　　(六)已經縣政府常務會議或縣長辦公會議議定的事項和屬于例行批準手續(xù)的事項,需以縣政府名義行文的,由縣長或縣長授權副縣長、辦公室主任簽發(fā)。

　　(七)以縣政府辦公室名義制發(fā)的公文,屬于辦公室工作職責范圍的,或經縣長、副縣長批示同意的,可由辦公室主任簽發(fā)。

第11條精簡公文和電報。

　　行文應當確有必要,注重實效,嚴格控制公文規(guī)格和發(fā)文數量,可發(fā)可不發(fā)的一律不發(fā);可以縣政府辦公室名義行文的不以縣政府名義行文;可以縣政府工作部門或幾個工作部門聯(lián)合行文的,不以縣政府或縣政府辦公室名義行文。下列內容的事項,不以縣政府或縣政府辦公室名義行文:

　　(一)對國家部委、省政府、市政府部門下發(fā)的文件提出的貫徹執(zhí)行意見。

　　(二)屬于部門和鎮(zhèn)政府職權范圍內的事項。

　　(三)縣政府領導在會議上的講話和會議紀要。

　　(四)照抄照轉上級文件,內容空泛,對指導工作沒有實際意義的文稿。

　　第12條縣政府部門不得越級行文。部門之間對有關問題意見不一致的,不得各自向下行文。屬于部門職權范圍內的事務,由部門自行發(fā)文或聯(lián)合發(fā)文。

　　除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審核事項外,未經縣政府批準,縣政府各部門、各直屬機構不得直接向下級政府正式行文。屬于業(yè)務性較強或行業(yè)性的重要工作,或其他需要請示縣政府同意的事項,報經縣政府領導審定后,可加“經縣政府同意”字樣由部門行文。

篇2:進一步完善黨政機關公文處理法規(guī)建設問題

　　公文是公務機構依法履行職能的一種重要工具，公文處理本身就是一種有特定法律后果的法律行為。為此，以公文處理活動為對象，充分建立和實施相關的法律規(guī)范、制度規(guī)范就成為一種客觀的必需。新中國建立以來，我國黨政領導機關對公文處理法規(guī)建設給予了必要的重視，并作出了不懈的努力。早在建國之初的1951年9月，中央人民政府政務院就頒布了新中國第一個公文處理方面的行政法規(guī)《公文處理暫行辦法》，1955年和1956年*中央先后制定了黨內規(guī)章《中國共產黨中央和省(市)級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》、《中國共產黨縣級機關文書處理工作和檔案工作暫行辦法》。其后，經過多次反復的修訂或全面更新，黨政兩大系統(tǒng)分別頒行了各自的公文處理法規(guī)[1]：《中國共產黨機關公文處理條例》(經*中央批準，*中央辦公廳1996年5月發(fā)布);《國家行政機關公文處理辦法》(國務院辦公廳1987年2月發(fā)布，1993年11月修訂)。

　　幾十年來，我國黨政機關公文處理法規(guī)建設工作，無論對維護公文的法定效力功用，還是在更高層面上對規(guī)范和改善管理、保障國家和公民權益、提高工作質量和工作效能，都發(fā)揮了非常有益、有效的作用。但同時，我們也不能不認識到，與其他領域相比，與時代的需要和要求相比，公文處理法規(guī)建設也還存在一些不足，存在一些不夠完善之處。我們有必要充分認識、努力彌補這些不足，使公文處理法規(guī)不斷趨于完善。本文作者不揣冒昧，僅就《中國共產黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》兩個法規(guī)中所反映的情況，大膽就進一步完善我國黨政機關公文處理法規(guī)建設的若干問題提出一些不夠成熟的意見，歡迎批評指正。

（一）應進一步充分體現(xiàn)與“立法”宗旨相一致的“立法”精神。

　　在《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》中都有對自身“立法”宗旨的明確表述，盡管具體文字有所不同，但實質內容是一致的，都可以概括為：規(guī)范管理(規(guī)范化)、改善管理(科學化)、提高工作效能、確保公文質量。對屬于機關內部程序性規(guī)范的公文處理法規(guī)而言，以此為“立法”宗旨，無疑是正確的，而且它們也在具體規(guī)范中得到了較好的體現(xiàn)。但如果用更高的要求來衡量，筆者認為，在法規(guī)中還應當更充分地體現(xiàn)和貫穿與這一宗旨相一致的“立法”精神。如“制度面前人人平等”精神;“權利與義務、利益與責任對等并完整”精神;“服務基層”精神;“簡化便利”精神等。

　　公文處理所以要以統(tǒng)一法規(guī)制度的形式實現(xiàn)規(guī)范化，在一定意義上，就是要利用“法規(guī)制度面前人人平等，人人正當權益被維護，人人受相關規(guī)范約束”的特點，為上上下下各個部門、各級各類工作人員共同參與、分散進行的公文處理活動定規(guī)矩，以建立秩序，確保質量和效能。但在目前的法規(guī)中，多數具體規(guī)范是針對“下級機關”“下級工作人員”的，而且主要是規(guī)定他們的責任和義務的：“上報的公文，必須……”“下級機關要……。相對的，對“領導者”，對“上級機關”的規(guī)范中責任義務方面的規(guī)定不多，而多數是“上級機關有權……”。我們姑且不從法理精神上去談問題，就從實施效果方面看，這種對上約束少、責任少而權利多，對下約束多、責任重而權利少的不對稱現(xiàn)象，對保證公文處理效能和質量都是不利的。因為對公文處理過程來說，其中對公文產生效力影響最大的是作為機關和部門法定代表的各級領導者和他們的活動;效力最大、強制力最強，一旦出錯，負面影響最大的也是上級機關制發(fā)和處理的文件，如果領導者、上級機關不能平等地受到規(guī)范的約束，全面提高工作效能和質量當然就難成現(xiàn)實。

　　同任何一種管理工具一樣，簡化、便利的公文及其處理活動才是最有效的，最有質量保證的。“簡單就是可靠”“便利更有生命力”已經被越來越多的管理者所認同。在公文處理過程中，超過實際需要的多樣性從來都是公文質量與公文處理效能的大敵，我們有極大的必要以科學的簡化手段進行斗爭。實踐告訴我們，在公文處理這樣一個在黨政機關內部幾乎人人參與的工作活動中，不能期望所有的參加者都能成為公文處理的專家，因此，有關的制度、方法、程序應盡可能在功能不變的前提下化繁為簡。因為只有簡單方便，才易于被人們有效掌握，才便于推行，才可以對所有的人嚴格要求;也只有簡單方便，才可以降低操作難度，減少中間轉換環(huán)節(jié)，使公文處理過程少出現(xiàn)差錯，進而提高公文的質量。這種簡化便利的精神在現(xiàn)有的公文處理法規(guī)中已經得到一定程度的體現(xiàn)，如在最近幾次修訂過程中就都對公文文種進行了簡化。但筆者認為，這種簡化的范圍和力度還都有進一步擴大和增強的必要和可能條件。

　　就以公文文種為例，現(xiàn)有黨政機關公文處理法規(guī)規(guī)定的文種都有十幾種之多。我們知道，一般情況下，對事物種類劃分得越細，事物之間的區(qū)別就越微小，也就越不易于界定事物。有一點實踐經驗的人都清楚，當一個并非公文專家的機關工作人員要動筆寫一份公文，而他所面臨選擇的公文文種有十幾種時，要精確把握文種間精細的差別，完全正確地選好文種決非易事。這可能正是現(xiàn)實工作中文種用錯的公文滿天飛的原因之一。公文處理管理部門對文種不正確的公文當然想管，無奈不能準確選擇文種的人太多了，“法不責眾”(這樣做當然不對，但控制能力畢竟有限，違者太眾，責不勝責)只好聽之任之，或者糾一下大錯，放一批小錯。這樣的結果是非常有害的，規(guī)范使用文種的目的(使人們只看文種這一兩個字，就能清楚對方與自己是什么關系，文件內容對自己的行為有什么影響)達不到不說，還會使法規(guī)的嚴肅性遭到破壞，使法規(guī)的效力大打折扣。所以，與其如此，還不如對文種作進一步的簡化，種類再少一些，相互間的界限更清楚一些，多數人經過簡單培訓就能正確掌握。在這樣的基礎上，對少數人的錯誤就可以堅決糾正，只要有錯，大錯小錯都不放過。

(二)應增強黨政機關公文處理法規(guī)中規(guī)范內容統(tǒng)一一致的程度。

　　公文處理規(guī)范的一個重要特點是強調規(guī)范內容的統(tǒng)一一致，這其中的道理非常簡單。公文處理是一種信息溝通活動，而一切有效信息溝通的前提條件都是要保持“符號體系”的統(tǒng)一一致性，“符號體系”的統(tǒng)一程度越高，信息的溝通過程就越短捷，轉換環(huán)節(jié)就越少，出現(xiàn)錯誤的幾率也就越低。這當然就意味著信息溝通有了更好的效能和質量保證。但目前在我國黨政兩大系統(tǒng)適用的公文處理法規(guī)中，還存在一些本應當統(tǒng)一一致，也可以統(tǒng)一一致，但實際上卻作了各不相同，甚至完全相反的規(guī)定的情況。這種人為造成的多樣性，已經給黨政機關的公文處理工作帶來了一些本不該有的困難和損失。

　　我們必須承認，黨的機關與行政機關地位不同、職能不同，具體活動方式也有所區(qū)別，而且這些不同和區(qū)別，必然給服務于機關職能的公文處理活動帶來一些各具特點的影響。但是，在我國，中國共產黨的執(zhí)政黨地位，以及黨組織與行政機關的關系模式，決定了黨的機關與行政機關在公文處理方面的客觀共同點要遠遠大于它們之間的差別。它們之間的公文往來最密切，幾乎沒有一個黨的機關不處理來自行政機關的公文，也沒有一個行政機關不同黨的機關公文打交道，而且現(xiàn)行的管理體制還需要同級黨政機關經常性地聯(lián)合制發(fā)同一公文。在這種情況下，黨政機關在公文處理規(guī)范方面的不一致，特別是在“接口”方面的差異，就不可避免地成為妨礙有效溝通的障礙。

　　筆者認為，目前黨政機關各自的公文處理法規(guī)中需要就如下幾個方面取得盡可能大的統(tǒng)一一致：有關的概念的統(tǒng)一，特別應就反映工作活動及其流程的工作術語等作出統(tǒng)一的規(guī)定，保證其從詞形到釋義的完全一致，以建立起共同的工作語言;有關公文文種的統(tǒng)一，主要是針對黨政機關通用的公文文種統(tǒng)一規(guī)定其名稱、性質和適用范圍，要保證對同一文種的所有表述完全一致;有關公文格式的統(tǒng)一，主要是針對公文的基本式樣，有關尺寸規(guī)格，各部分內容的位置及排列規(guī)則作出一致規(guī)定，盡量減少黨政公文在格式方面不具備實質意義的差別;行文規(guī)則基本精神的統(tǒng)一，也就是針對既適用于黨的機關，又適用于行政機關的規(guī)則作出一致性的規(guī)定。

（三）應在公文處理法規(guī)內容體系中補充完善一部分具有基本性的內容。

　　在黨政機關公文處理活動不斷面臨新的客觀環(huán)境條件，不斷面臨新的客觀要求的情況下，公文處理法規(guī)需要補充一些新的內容，以對新要求作出回答，滿足客觀環(huán)境條件的需要。

　　筆者認為，在舉國強調依法治國，強調黨在憲法法律范圍內開展工作，強調依法行政的情況下，公文處理法規(guī)中應適時地就公文處理所涉及的一些法律問題積極作出規(guī)定。如公文生效要件問題(制發(fā)者要件、內容要件、程序要件、外部形態(tài)要件等);公文效力范圍問題(公文時間效力范圍、空間效力范圍、機構效力范圍、人員效力范圍等);公文效力等級問題(效力等級的劃分及各等級公文間的關系);公文失效的條件及其確認，失效公文的處置(撤銷、終止、中止等);公文不同文稿、文本的效力問題;公文附件效力問題;一些特殊公文，如電子文件的效力認定問題，公文復制品的實際效力認定問題，公開發(fā)布公文的效力認定問題等。

　　筆者還認為，公文處理法規(guī)中還應有針對性地就客觀實際工作中迫切需要確立的一些帶基本性的規(guī)則作出規(guī)定。如公文文種的選用規(guī)則，行文規(guī)則中的越級行文條件、多級行文條件、聯(lián)合行文條件、抄送公文條件，以及機關內部外部會商(很多機關又稱其為會簽)程序、公文審批簽發(fā)程序等。

（四）應更加講究“立法”技術，使公文處理法規(guī)本身就成為典范公文。

　　公文處理法規(guī)是“管”公文的特殊公文，為了提高自身的質量，同時也為其他公文樹立樣板，它自身就應當是一個精品公文、典范公文。要做到這一點，需要現(xiàn)有的公文處理法規(guī)繼續(xù)在具體技術層面上精益求精。

　　在“立法”技術方面，現(xiàn)有公文處理法規(guī)應當更講究：

　　●用語的規(guī)范和精確。特別要注意使同一法規(guī)中表達同一概念的詞語從詞形到詞義前后一致，必要時還應保持對相同類型事物和概念表達時所使用的句式大致相同。一定要禁絕同一概念用多種詞語表達，不同概念用同一詞語表述。要避免或者盡可能減少使用“一般”“原則上”等表意不確切的詞語去界定是與非，確認程度和范圍。

　　●歸類的合理和準確。要科學設置類項，使同類事項集中，不同類的事項分開。一定不要割裂事項間最密切的邏輯聯(lián)系與時間聯(lián)系，避免出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。

　　●排列的有序和科學。項目的排列應有合理的次序，既要注意遵從習慣和慣例，更要注意根據工作規(guī)律，根據具體情況確定排序的依據。究竟是按事物發(fā)展的時序，按工作程序，按提出問題――分析問題――解決問題的事理邏輯層次，按事件構成要素的邏輯次序，還是按構成事物總體的各“部分”的性質及相互關系排列，應認真加以分析和研究。

　　●結構安排的規(guī)矩和有效。要尊重規(guī)范性文件在結構安排方面的規(guī)范性，如以條為基本表達的單位，分章表述時，每一章至少包括兩條內容等。還要講究閱讀和執(zhí)行效果，如盡可能用主題句概括出每一條規(guī)則之后，再詳細說明具體要求;……。

（五）應認真做好規(guī)劃工作，在既有法規(guī)的基礎上形成公文處理規(guī)范體系。

　　同許多人的看法相同，筆者也認為，現(xiàn)有公文處理法規(guī)，不管是黨的機關的，還是行政機關的，都給人一個很明顯的感覺，這些法規(guī)規(guī)范的各項內容之間涉及對象面的大小、規(guī)范自身的規(guī)格，規(guī)范內容的精細程度都有非常大的差別。同一法規(guī)，有的規(guī)范寥寥數句，概括出的是非常重大的原則，有的則用幾句甚至一個不短的段落定義公文中一個符號的含義和使用方法;有的規(guī)范是堅定不移地講“必須如何如何”，有的則為保持對所有情況的適應，不得不犯規(guī)范性文件的禁忌講“一般應如何如何”。筆者覺得，之所以會出現(xiàn)這樣一些問題，主要是由于我們讓一個法規(guī)負載了一個規(guī)范體系的重負。也就是說，現(xiàn)在的一個法規(guī)所承載的應當是一個公文處理規(guī)范體系所應當負擔和能夠負擔的。對于這樣一個涉及面寬，技術性比較強的公文處理活動來說，如果要進行規(guī)范，單靠一兩個法規(guī)是遠遠不夠的，必須建立一個包含有若干個法規(guī)、標準和其他規(guī)范的的規(guī)范體系。為此，要完善公文處理法規(guī)的建設，必須盡快改變目前靠一個法規(guī)頂天下的局面。這需要我們認真進行規(guī)劃，合理地進行分工，按照客觀的規(guī)律性去建設規(guī)范體系。

　　按照筆者的初步設想，公文處理規(guī)范體系應當由這樣兩部分規(guī)范構成，一類是可以自主創(chuàng)設規(guī)則、主要涉及基本性問題的;另一類是對前一類起補充說明作用和具體執(zhí)行作用、涉及各種操作性方法程序的。前一類是強制性規(guī)范，是典型的和真正意義上的法規(guī)。后一類則可以既有強制性規(guī)范;又可以實事求是地包含一部分供執(zhí)行單位自主選擇，一經選定就要不折不扣執(zhí)行的選擇性規(guī)范;還可以包括一部分旨在進行方法指導，并不要求不折不扣實施的推薦性規(guī)范。這樣硬的就是硬的，軟的就是軟的，原則的就是原則的，具體的就是具體的，粗的就是粗的細的就是細的，宏觀的不涉及微觀問題，微觀的也不“侵入”宏觀的領域，各種規(guī)范各司其職、各負其責、各有側重，各講各自的話，各實現(xiàn)各自的功能。

篇3:電子公文管理規(guī)定

電子公文管理規(guī)定

1.1電子公文與紙質公文關系。

　　1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統(tǒng)管理，按紙質公文辦理程序處理電子公文。

　　1.1.2電子公文行文關系，與紙質公文的行文關系相同。

　　1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。

　　1.1.4電子公文的公文要素與紙質公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。

　　1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。

　　1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統(tǒng)中不得從事與工作無關的活動，系統(tǒng)用畢應及時退出該系統(tǒng)。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業(yè)務流程、更改用戶設置。非辦公系統(tǒng)中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。

　　1.3對機密級以上(含機密級)的文件和篇幅較長的轉發(fā)附件，仍以紙質方式發(fā)送，但要形成簡要說明，進入業(yè)務流程，批復工作仍在辦公系統(tǒng)中進行。

　　1.4使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜"，并簽署意見。

　　1.5國家秘密級以上(含秘密級)和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。

　　1.6各部門在收到電子公文后，有必要復制成一份(經發(fā)文機關批準可復制成多份)紙質公文，應需在所復制成的紙質公文右上角加蓋復制專用章(電子公文復制專用章圖樣附后)注明復制單位、日期、份數，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。

　　1.7電子公文處理和存儲，必須采用專用的計算機和存儲設備，由收到電子公文的人員負責管理，確保有關設備的安全。

　　1.8電子公文介質[硬(軟)磁盤、磁帶、光盤等]應按下列要求管理：

　　1.8.1電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。

　　1.8.2電子公文介質的維護和維修，由公司電算室負責。

　　1.8.3電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，須進行登記并由兩人監(jiān)銷，確保不漏銷、不丟失。

　　1.9用戶認證管理。

　　1.9.1用戶密碼方式：用戶首次登陸時系統(tǒng)強制更改密碼，日常要求每隔1個月修改用戶密碼。

　　1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認證卡確保系統(tǒng)的安全。

　　1.10用戶管理。

　　1.10.1用戶重新審核：將現(xiàn)有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。

　　1.10.2新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表(附后)，本部門領導簽字后，到人力資源開發(fā)室蓋章確認，由電算室創(chuàng)建用戶。

　　1.10.3用戶權限變更：當對用戶權限有特殊需要時，請?zhí)顚懹脩魴嘞拮兏?附后)。

　　1.10.4用戶變更：人員流動時，由人力資源開發(fā)室填寫用戶新增(變更)表(附后)提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。

　　1.10.5用戶注銷：人員調離，退休、退養(yǎng)、離職時，由人力資源開發(fā)室填寫用戶注銷表(附后)提供給電算室，由電算室注銷用戶。

　　1.11用戶組管理。

　　1.11.1用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。

　　1.11.2新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增(變更)表(附后)，與電算室協(xié)商創(chuàng)建。

　　1.11.3用戶組的日常管理：用戶組由電算室進行日常維護。

　　1.11.4用戶組信息的發(fā)布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。

　　1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。

　　1.13系統(tǒng)操作要求。

　　1.13.1要求每天早8：00打開oa辦公系統(tǒng)，下班時觸發(fā)按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。

　　1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。

　　1.13.3各模塊的主管理單位負責及時更新信息。

　　1.14信息管理要求。

　　1.14.1電子郵件系統(tǒng)：要求經常清理，保證郵件占用空間小于100m。

　　1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期后由電算室對文檔進行刪除。

　　1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進行維護。

　　1.14.4政策法規(guī)、經濟責任制：由企管辦對文檔進行定期維護。

　　1.14.5信息發(fā)布、信息收集：由指定部門的專人負責維護。

　　1.14.6對于永久保留的信息由電算室負責備份。

　　1.14.7重要信息主管理部門要自已備份。

2經銷商電子公文管理規(guī)定。

　　2.1每家經銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調動，其他人不能登錄。

　　2.2上機人員調離工作崗位，新的操作人員應及時更改用戶設置。

　　2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。

　　2.4上機操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無關的活動，系統(tǒng)用畢應及時退出該系統(tǒng)。

　　2.5不許將ie瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。

　　2.6上機人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件，一經發(fā)現(xiàn)，作為劣跡記入經銷商綜合考評。

　　2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng)，至少保證早、晚各一次，并及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。

3服務商電子公文管理規(guī)定。

　　3.1外來公文進行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網上公文、服務通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務站資料員負責管理流程。

　　3.2服務站內部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發(fā)文流程中辦理。由服務站資料員負責管理流程。

　　3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關信息，經篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進行發(fā)布。例如：質量信息反饋、重大質量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿易公司頒發(fā)的培訓上崗證的服務經理、鑒定員、資料員負責。

　　3.4公共服務為各服務站提供資料和服務，資料內容由服務管理部整理更新后供查詢、使用。

　　3.4.1服務系統(tǒng)通訊錄，供服務站使用，主要由貿易公司電算室負責。

　　3.4.2服務信息通報、月報審核信息每月由服務管理部進行編寫，以供服務站查看。

　　3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務管理部負責。

　　3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等，各服務站均可發(fā)布。

　　3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內的信息溝通。

　　3.6關于磁盤上機使用的規(guī)定。

　　3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤，必須由有關服務站站長同意并經服務站計算機管理人員作病毒檢查后，方可上機使用。

　　3.6.2外單位人員來服務站上機時，所帶磁盤必須由服務站站長同意，經作病毒檢查確認無病毒后，方可上機使用。

　　3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時，操作者不得擅自處理，須經服務站計算機管理負責人查明原因后，責成專人處理。