經(jīng)典物業(yè)公司行文工作規(guī)定

根據(jù)"有利于工作,有利于保密,有利于立卷歸檔"的文秘工作原則,現(xiàn)對公司內(nèi)部以及公司對外行文的程序和格式作統(tǒng)一要求,以便逐步建立起規(guī)范化的行文工作程序,具體規(guī)定如下:

一、行文規(guī)則

1.一般不得越級行文。必須越級行文時,應(yīng)抄報越過的主管領(lǐng)導(dǎo)或部門;

2.呈報的公文一文一事。

3.公司對外統(tǒng)一名稱;

公司全稱:北京**物業(yè)管理有限責(zé)任公司

轄區(qū)名稱:**花園、**家園

今后對外一律按上述名稱使用,正式對外行文,簽署合同均應(yīng)使用公司全稱。

二、行文格式與要求

1.凡屬對外行文,要使用"發(fā)文稿紙";屬公司內(nèi)部行文,要用"報批稿紙",如第一頁寫不下,應(yīng)附雙線橫格紙。

2.標(biāo)題簡要明確,注明文件種類(請示、報告、函等)。

3.抬頭(部門、稱呼、職務(wù))要注明報、送單位。

4.要有行文編號,以便于存放、查找和立卷歸檔。

(1)對外行文編號統(tǒng)一為:

[]**字第×××號

[]**綜合第×××號

[]**客字第×××號

[]**經(jīng)字第×××號

[]**工字第×××號

[]**安字第×××號

[]**潔字第×××號

(2)內(nèi)部行文編號統(tǒng)一為:

[]綜字第×××號

[]經(jīng)字第×××號

[]客字第×××號

[]潔字第×××號

[]安字第×××號

[]工字第×××號

5.文字內(nèi)容應(yīng)簡練準(zhǔn)確,不能用"大概"、"可能"等詞及不準(zhǔn)確的數(shù)字,標(biāo)點符號的使用力求正確。

6.落款應(yīng)署明承辦人,部門經(jīng)理要簽字,注明呈文年月日,是否急件。

7.書寫要求:字跡工整、書面干凈;不用鉛筆書寫,不得將帶有涂改的文字稿呈報給部門經(jīng)理或總經(jīng)理,否則,綜合部有權(quán)退回,要求重抄;字不要寫得太小,行距適當(dāng)加大,以便批閱人批改。

三、行文程序

1.公司對外行文:

(1)凡需以公司名義下發(fā)的行文,由擬稿人就發(fā)文格式撰語言后,交由部門經(jīng)理核稿簽字;

(2)將簽字后的文稿送交綜合登記編號;

(3)轉(zhuǎn)呈公司總經(jīng)理簽發(fā);

(4)經(jīng)打印、擬稿人校對、加蓋公章后發(fā)出。

2.公司內(nèi)部行文:

(1)凡屬部門向公司總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理請示、報告工作,須由承辦人以部門名義擬文,經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意后,交綜合部進行登記和傳送;

(2)經(jīng)公司總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)審批(審閱)后,綜合部根據(jù)批示意見,交有關(guān)部門承辦。

(3)呈報公文的部門應(yīng)適時詢問報批情況。一般呈文應(yīng)于兩日內(nèi)查詢;急辦公文應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)查詢。

四、收文辦理程序

1.凡屬名公司的函電,由綜合部拆封、登記,并按總經(jīng)理或業(yè)務(wù)部門分工,轉(zhuǎn)送總經(jīng)理或有關(guān)部門。

2.公司總經(jīng)理批閱的函電,一般應(yīng)退回綜合部,再轉(zhuǎn)交承辦人或存檔。

五、發(fā)文辦理程序

1.以公司名義發(fā)出的函電,由總經(jīng)理辦公室登記、編號、辦理并存檔;或交有關(guān)人員辦理并進行登記。

2.以部門名義發(fā)出的內(nèi)部行文,由本部門文秘人員登記、辦理和存檔。

3.行文文體:

國外信函宋體A4紙

合同、協(xié)議、計劃、總結(jié)宋體A4紙

一般信函及規(guī)章制度橫格信紙

公司內(nèi)部楷體B5紙

篇2:某后勤集團公文行文管理補充規(guī)定

后勤集團公文行文管理補充規(guī)定

為進一步加強公文管理,規(guī)范公文行文,促進集團各級單位公文行文管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,根據(jù)集團目前實際情況,現(xiàn)對《北京z大學(xué)后勤集團公文行文管理規(guī)定》做出如下補充規(guī)定:

一、管理職責(zé)補充規(guī)定

(一)集團各單位、機關(guān)各職能部門下發(fā)的編號文件必須抄送集團黨政辦公室備案。

(二)集團各單位下發(fā)的編號文件按照公文內(nèi)容所屬關(guān)系還須抄送集團機關(guān)各職能部門備案。

1.人力資源公文抄送集團人力資源部備案。

2.質(zhì)量管理公文抄送集團質(zhì)量管理部備案。

3.經(jīng)營管理公文抄送集團經(jīng)營管理部備案。

4.財務(wù)管理公文抄送集團財務(wù)部備案。

5.工會公文抄送集團工會。

二、發(fā)文管理補充規(guī)定

(一)根據(jù)集團職能機構(gòu)的調(diào)整情況,將集團及各單位發(fā)文代字調(diào)整如下:

承辦單位:集團黨政辦公室發(fā)文代字:集團黨政辦字

發(fā)文代字:集團任字

承辦單位:集團黨委發(fā)文代字:集團黨字

發(fā)文代字:集團團工字

承辦單位:集團工會發(fā)文代字:集團工字

承辦單位:集團財務(wù)部發(fā)文代字:集團財字

承辦單位:集團人力資源部發(fā)文代字:集團人字

承辦單位:集團質(zhì)量管理部發(fā)文代字:集團質(zhì)字

承辦單位:集團經(jīng)營管理部發(fā)文代字:集團經(jīng)字

承辦單位:物業(yè)管理公司發(fā)文代字:集團物字

承辦單位:動力與工程服務(wù)公司發(fā)文代字:集團動工字

承辦單位:餐飲服務(wù)公司發(fā)文代字:集團餐字

承辦單位:接待服務(wù)公司發(fā)文代字:集團接字

承辦單位:商貿(mào)服務(wù)公司發(fā)文代字:集團商字

承辦單位:幼兒園發(fā)文代字:集團幼字

承辦單位:信息綜合服務(wù)公司發(fā)文代字:集團信字

(二)集團及各單位序號規(guī)定如下:

000:存檔、集團領(lǐng)導(dǎo)傳閱

001:總經(jīng)理

002:黨委書記

003:副總經(jīng)理

004:副總經(jīng)理

005:總工程師

006:工會主席

……

019:信息綜合服務(wù)公司

3、集團各單位序號規(guī)定如下(以信息綜合服務(wù)公司為例):

019:存檔、公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱

019-1:總經(jīng)理

019-2:支部書記

019-3:副總經(jīng)理

……

三、各單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)定要求,參照集團黨政辦公室《發(fā)文審批單》樣表,制定本單位的《發(fā)文審批單》。

四、本規(guī)定的擬定、修改和解釋由集團黨政辦公室負責(zé)。

五、本規(guī)定自6月1日起執(zhí)行,此前頒布的《北京z大學(xué)后勤集團公文行文管理規(guī)定》中與本補充規(guī)定不符合的條款同時廢止。

篇3:某大學(xué)后勤集團公文行文管理規(guī)定

大學(xué)后勤集團公文行文管理規(guī)定

為加強各級機關(guān)公文行文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,依據(jù)《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機關(guān)公文格式》以及《北京z大學(xué)公文管理制度》,結(jié)合集團日常工作和公務(wù)活動等特點,制定本規(guī)定。

一、公文分類

集團公文種類分為:

基礎(chǔ)性文件。主要是指集團制訂的用于規(guī)范化管理、指導(dǎo)經(jīng)營管理等方面的內(nèi)部規(guī)章制度。

實施性文件。主要是指各單位根據(jù)本單位工作職能和集團基礎(chǔ)性文件確定的實施辦法、細則、決定等類型文件。

運行性文件。主要是指集團為保證日常工作運行而編制的請示、報告、通知、通報、批復(fù)等類型公文。

質(zhì)量管理文件。主要是根據(jù)質(zhì)量管理體系要求,保證工作質(zhì)量目標(biāo)實現(xiàn)的文件。

二、行文規(guī)定

行文是公文辦理的重要內(nèi)容,各級公文的行文必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批,嚴禁未經(jīng)審批行文下發(fā)。公文行文過程包括擬稿、審核、審批等。

1.擬稿

⑴集團各單位應(yīng)根據(jù)集團黨政聯(lián)席會決定和領(lǐng)導(dǎo)指示精神,確定文稿內(nèi)容及要求,并由各單位文秘人員擬稿。

⑵各單位文秘人員根據(jù)文稿內(nèi)容及要求,按照公文格式起草公文。

2.審核

⑴集團各單位文秘人員擬稿后由各單位負責(zé)人進行審核。

⑵各單位負責(zé)人應(yīng)對草擬的公文進行認真審核,審核的重點:是否符合黨政聯(lián)席會決議和領(lǐng)導(dǎo)指示精神,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則,是否符合擬制公文的有關(guān)要求,是否符合公文格式。

⑶各單位負責(zé)人審核后,應(yīng)在《發(fā)文審批單》審核人欄內(nèi)簽名,注明審核日期;并確定下發(fā)范圍和份數(shù)。

3.審批

⑴文秘人員將已審核后的文稿提交集團聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)審批。黨政辦下發(fā)的行政文件由總經(jīng)理審批,黨務(wù)文件由黨委書記審批。

⑵集團領(lǐng)導(dǎo)審閱后,應(yīng)在《發(fā)文審批單》審批意見欄內(nèi)簽署意見,并在審批人欄內(nèi)簽名,注明審批日期。

4.行文要求

⑴符合國家的法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。

⑵情況確實,觀點明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,篇幅力求簡短。

⑶下行文應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。

⑷上行文不得抄送下級機關(guān)。

⑸結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為,第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1”、第四層為“⑴”。

⑹成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字。

⑺公文的文種應(yīng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

⑻集團各單位編號文件應(yīng)使用集團黨政辦公室統(tǒng)一印制的公文紙。

三、發(fā)文規(guī)定

1.所有公文由集團黨政辦公室負責(zé)印發(fā)。

2.集團機關(guān)各部門和各單位印發(fā)編號公文需填寫《z后勤集團發(fā)文報送單》,由集團黨政辦公室主任審核,黨政辦公室排版印發(fā),行文單位下發(fā)。

3.集團各單位發(fā)文編號方式:

發(fā)文代字按承辦單位分別為:

承辦單位:集團黨政辦公室發(fā)文代字:集團黨政辦字

承辦單位:集團財務(wù)管理部發(fā)文代字:集團財字

承辦單位:集團人力與質(zhì)量管理部發(fā)文代字:集團人質(zhì)字承辦單位:集團綜合管理部發(fā)文代字:集團綜字

承辦單位:后勤客戶服務(wù)中心發(fā)文代字:集團客字

承辦單位:物業(yè)管理公司發(fā)文代字:集團物字

承辦單位:學(xué)生公寓管理服務(wù)公司發(fā)文代字:集團學(xué)字

承辦單位:動力服務(wù)公司發(fā)文代字:集團動字

承辦單位:餐飲服務(wù)公司發(fā)文代字:集團餐字

承辦單位:接待服務(wù)公司發(fā)文代字:集團接字

承辦單位:商貿(mào)服務(wù)公司發(fā)文代字:集團商字

承辦單位:幼兒園發(fā)文代字:集團幼字

沙河后勤保障服務(wù)中心和社區(qū)辦發(fā)文根據(jù)學(xué)校及集團規(guī)定執(zhí)行。

4.辦公室文秘人員應(yīng)填寫《發(fā)文登記表》,在公文左上角打印單位號,蓋受控狀態(tài)章,發(fā)至各單位,并責(zé)成接收人在《發(fā)文登記表》上簽名,注明收文日期。

四、收文規(guī)定

1.接收公文時應(yīng)在《發(fā)文登記表》上簽名,并注明收文日期。

2.接收公文單位應(yīng)先登記填寫《收文登記表》,再填寫《文件傳閱單》轉(zhuǎn)交本單位領(lǐng)導(dǎo)傳閱,傳閱后及時辦理,收回存檔。

3.任何單位和個人不得擅自或隨意扣壓公文。

4.各單位收文后,除填寫《收文登記表》外,同時外來文件還應(yīng)填寫《外來文件清單》、受控文件應(yīng)填寫《受控文件清單》。

凡屬于集團以外單位,包括國家、政府和學(xué)校各職能部門下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的有關(guān)公務(wù)活動的公文、法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等均屬于外來文件。

凡屬于集團黨政辦公室、各職能部門、各單位下發(fā)的有關(guān)管理規(guī)章制度和指導(dǎo)工作運行并具有長期效力的公文和適用于本單位工作運行的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等均屬于受控文件。

六、本規(guī)定由后勤集團黨政辦公室負責(zé)解釋。

七、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。