辦公管理制度（一）

一、上班時著裝整齊、服裝統(tǒng)一、坐姿端正。樹立良好的公司形象和個人形象。

二、辦公室謝絕吸煙、嚴(yán)禁大聲喧嘩，吵鬧、嚴(yán)禁閑聊。營造良好的工作環(huán)境。

三、未經(jīng)許可，員工不得隨意進入辦公室，有事情統(tǒng)一由管理人員或文員辦理。維護辦公室的權(quán)威性。

四、辦公室須有專人值班，不得空缺。負責(zé)接聽電話，接發(fā)傳真和來訪接待。

五、禁止使用公司電話打私人電話或用公司電話聊天，包括打入的電話。接撥電話言語盡量簡潔，做到長話短說。

六、辦公室人員在工作接觸中或在接聽電話中要使用文明用語：您好/請/謝謝/對不起/再見。

七、辦公室傳真機、復(fù)印機由專人負責(zé)，出現(xiàn)問題及時通知專業(yè)人員維修。不得用傳真機撥打電話，不得傳真復(fù)印個人資料。

八、行政人事部及時打印話費清單，掌握和報告公司業(yè)務(wù)電話及私人電話的撥打情況。

九、辦公室人員要樹立服務(wù)意識，要在上級與下級、部門與部門之間起橋梁作用。

十、公司電腦專人使用，并有保密措施。上班時間不得使用電腦練習(xí)打字、玩游戲、上網(wǎng)瀏覽與工作無關(guān)內(nèi)容。

十一、公司電腦及網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一由專人維護保養(yǎng)，任何個人不得私自帶盤上機操作及安裝。

十二、做好保密工作。尊重別人隱私和公司制度。做到不聽、不問、不傳。

十三、下班時隨手整理自己的辦公桌。關(guān)閉空調(diào)，關(guān)窗，斷電，鎖門。

辦公管理制度（二）

一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。

二、負責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。

四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。

五、負責(zé)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護和改善，()做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

七、協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。

辦公管理制度（三）

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責(zé)執(zhí)行。

2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責(zé)起草，行政人事部負責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進行處理。

篇2:項目監(jiān)理機構(gòu)辦公管理制度

1、項目總監(jiān)制定詳細的機構(gòu)人員分工,報總工辦備案;

2、批準(zhǔn)后的《監(jiān)理機構(gòu)備案表》兩天內(nèi)報送業(yè)主、承包商;

3、監(jiān)理機構(gòu)成員崗位調(diào)整須報總工辦備案;

4、監(jiān)理機構(gòu)組建后七天內(nèi),根據(jù)工程規(guī)模、特點按規(guī)定配置辦公設(shè)備;

5、監(jiān)理駐地辦協(xié)助項目總監(jiān)(或其代表)配齊項目監(jiān)理實施過程中所需規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及工程管理標(biāo)準(zhǔn)用表;

6、監(jiān)理部提供監(jiān)理機構(gòu)設(shè)備、辦公易耗品;

7、監(jiān)理工作以預(yù)控為主,對現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的問題,須說到做到,做到記錄到;

8、不得接受所監(jiān)理工程承包商和材料、設(shè)備供應(yīng)商的任何津貼及不適當(dāng)?shù)难缯?

9、監(jiān)理機構(gòu)須愛護使用辦公物品,現(xiàn)場辦公物品不得外借;

10、項目總監(jiān)(或其代表)每周制定一周工作計劃。

篇3:建筑設(shè)計公司辦公管理制度

建筑工程設(shè)計公司辦公管理制度

第一節(jié)考勤制度

一、總體規(guī)定

1、考勤是公司規(guī)范管理的基礎(chǔ),是計發(fā)工資獎金、享受福利待遇的主要依據(jù);

2、公司的考勤管理由行政部指定考勤員負責(zé);

3、公司董事、監(jiān)事、工作室負責(zé)人、獨立建筑師可以不參加考勤。

二、打卡

1、公司實行五天工作制,周一至周五,工作時間為:

上午9:00-12:30下午14:00-17:30

2、公司實行上、下班打卡制,周一至周五早上、下午所有參加考勤的人員必須按上、下班時間準(zhǔn)時打卡兩次:

3、卡上不得出現(xiàn)任何未辦理手續(xù)的空白格子,對未辦理請假手續(xù)而出現(xiàn)空白格子者按曠工半天或一天處理;

4、任何人不得代人或托人打卡,違者雙方當(dāng)次打卡無效,各以曠工半天論處;

5、有急事外出或工作而忘記打卡者,須由直屬部門負責(zé)人補簽。若補簽失實,對補簽和被簽者各以曠工半天論處。

6、每月允許三次忘打卡補簽,從第四次起忘打卡一次按曠工半天處理,以此類推。

7、因考勤系統(tǒng)或停電等特殊原因而不能打卡的,由行政部和各部門核實后統(tǒng)一簽字。

三、違反考勤制度的處理

1、遲到、早退

嚴(yán)格按公司規(guī)定的上、下班時間工作,以電腦打卡機記錄時間為準(zhǔn),否則以遲到、早退論處(事先請假、因公外出、出差除外),每遲到或早退1分鐘扣2元,依此類推。連續(xù)遲到或早退五次或全月累計十次的,予以解聘;

2、曠工

①上班時間半小時后或下班時間半小時前打卡者以曠工半天論處;

②上班時間1小時后或下班時間1小時前打卡者以曠工1天論處;

③未經(jīng)準(zhǔn)假或假期已滿未續(xù)而不到職者以曠工論處,曠工天數(shù)按應(yīng)到未到崗天數(shù)計;

④偽造休假證明者以曠工論處,曠工天數(shù)按應(yīng)到未到崗天數(shù)計;

⑤無正當(dāng)理由,拒絕直屬主管或公司領(lǐng)導(dǎo)安排工作者以曠工一天論處;

⑥不服從工作調(diào)動,經(jīng)教育仍不到崗者以曠工論處,曠工天數(shù)按應(yīng)到未到崗天數(shù)計;

⑦曠工一天扣3倍等時工資總額,以次類推(日工資=月標(biāo)準(zhǔn)工資/22);

⑧連續(xù)曠工3天,當(dāng)月累計曠工5天,全年累計曠工15天者按自動離職辦理;

第二節(jié)請、休假制度

一、請、休假天數(shù)審批權(quán)限

請假人員天數(shù)審批者

室主任/主任工程師及以下人員1天(含)以上部門負責(zé)人

副總及以上人員假期無論時間長短總經(jīng)理

假期最小計算單位為1小時,不足1小時的按1小時計。所有請假書面手續(xù)必須交于行政部統(tǒng)一管理,作為當(dāng)月考勤的依據(jù)。

二、假期分類

1、法定節(jié)假日10天:

元旦節(jié)1天(1月1日);

春節(jié)3天(農(nóng)歷正月初一、初二、初三);

勞動節(jié)3天(5月1日、2日、3日);

國慶節(jié)3天(10月1日、2日、3日);

國際婦女節(jié)0.5天(3月8日下午半天,限女員工)。

2、事假

員工凡請與工作無關(guān)的事假扣發(fā)事假期間內(nèi)工資(日工資=月標(biāo)準(zhǔn)工資/22);假滿上班時應(yīng)到考勤員處辦理核銷,否則按曠工處理;

3、病假

員工請病假單由各部門負責(zé)人審批后交考勤員,假滿上班時憑醫(yī)院開具的診斷證明或其它醫(yī)院證明到考勤員處核銷,拒不提供醫(yī)院證明的,按曠工處理;病假期間內(nèi)的工資按月標(biāo)準(zhǔn)工資的60%發(fā)放(日工資=月標(biāo)準(zhǔn)工資/22);其他事宜按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4、試用期員工在試用期間事假累計10天以上,正式員工事假月累計15天或年累計50天以上的,均按自動離職處理。遇特殊情況,報部門負責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)可不受此限制。

5、婚假

正式員工可申請婚假,婚假7天,員工申請婚假,在請假或銷假時必須提供結(jié)婚證書,否則按曠工處理。婚假必須在結(jié)婚當(dāng)年使用。

6、產(chǎn)假、

合同期內(nèi)的女員工符合計劃生育政策生產(chǎn)時,可申請產(chǎn)假。產(chǎn)假90天。

7、看護假

合同期內(nèi)的男員工,配偶生產(chǎn)時,可申請看護假。看護假5天。

8、喪假

員工的父母、配偶或子女死亡,可申請喪假。喪假5天

9、帶薪年假

員工在公司連續(xù)工作期滿一年,第二年可享受七天的有薪年假,以后每增加一年則有薪年假增加一天,但最長不超過十五天,帶薪年假當(dāng)年有效,不可累計使用。請帶薪年假者,須提前一周填寫申請表辦理相關(guān)審批手續(xù),辦完工作交接后方能休假,且假滿上班時應(yīng)到考勤員處辦理核銷,否則按曠工處理;

10、員工按以上5、6、7、8、9項休假時按標(biāo)準(zhǔn)工資帶薪,一種假期最多分兩次以內(nèi)休完,假滿上班時須到考勤員處核銷,否則按曠工處理;

11、所有假期時間連續(xù)計算,含公休日,不含法定節(jié)假日。

三、假期獎金和福利待遇發(fā)放標(biāo)準(zhǔn):

月累計休假7天及以上(國家法定節(jié)假日除外)取消當(dāng)月獎金及津貼;

四、請、休假辦理流程:

填寫申請表-→按假期長短辦理審批手續(xù)-→辦理工作交接-→考勤員備案、歸檔-→假滿核銷

第三節(jié)出差制度

一、辦理出差手續(xù):

1、員工出差,應(yīng)由派遣出差部門的負責(zé)人填寫出差派遣表一式兩份,一份交行政部以便考勤,一份由出差人憑以預(yù)借或報支旅費交通費報銷:

2、員工出差結(jié)束后應(yīng)及時到考勤員處辦理核銷,否則按曠工處理;

3、員工出差銷差后三日內(nèi)應(yīng)填具"出差旅費報銷單",送請各部門負責(zé)人審批,總經(jīng)理審定后,交財務(wù)部憑票報銷。

二、交通費報銷:

1、公司員工乘坐火車、輪船、飛機等交通工具按實際購票證明單報銷交通費;

2、搭乘公司的交通工具者,不得再報支交通費。

3、市內(nèi)及短程(一日內(nèi))辦公事人員,按公司要求乘坐交通工具,并憑實際產(chǎn)生的交通票報銷。

三、出差福利:

職務(wù)級別住宿標(biāo)準(zhǔn)伙食補助標(biāo)準(zhǔn)借支備用金標(biāo)準(zhǔn)

公司董事500.00/天/人0.005000.00-20000.00/人*次

副總以上400.00/天/人60.0

0/天2000.00-5000.00/人*次

副經(jīng)理以上1、250.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次

2、150.00/天/人

專業(yè)負責(zé)人和初級主管以上1、180.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次

2、120.00/天/人

員工1、120.00/天/人40.00/天1000.00-2000.00/人*次

2、80.00/天/人

說明:副總以上出差可住單間,副總以下人員出差按兩種住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行:一人出差時按1項住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,兩人及以上人員同時出差時按2項住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

四、工地補助(長期出差):連續(xù)七天及以上天數(shù)派駐同地區(qū)工地工作者為長期出差,享受工地補助,每天160元(包括:市內(nèi)交通費、伙食費在內(nèi)),住宿標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)公司批準(zhǔn),憑工地派出單報銷。

第四節(jié)辦公環(huán)境管理制度

一、環(huán)境綠化

1.行政部根據(jù)辦公實際需要經(jīng)審批后對外簽定花草租/購協(xié)議;

2.除花草公司定期維護和保養(yǎng)外,行政部指定專人進行護理;

3.每位員工不得有意傷害花草,違者照價賠償;

二、環(huán)境衛(wèi)生

1.辦公環(huán)境的日常管理工作由行政部負責(zé);

2.公司環(huán)境衛(wèi)生由行政部清潔員負責(zé)。

3、每位員工要保持個人辦公區(qū)域的整潔,辦公用品擺放整齊,設(shè)計圖紙等無須帶走的重要文本下班后一定要妥善處理,如因個人處理不當(dāng)造成重要圖文丟失,則個人負全責(zé),公司視具體損失情況另行處罰;

4、任何員工不許在辦公家具和公共設(shè)施上亂涂亂畫,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;

5、公共辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和就餐,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;

6、辦公時間內(nèi)不許隨意喧嘩和嬉戲,以免防礙他人的正常工作,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;

7、辦公區(qū)兩翼為休息區(qū)和吸煙區(qū),員工不能亂扔報紙或煙頭,保持環(huán)境衛(wèi)生;

8、廁所衛(wèi)生規(guī)范:嚴(yán)禁在廁所內(nèi)吸煙、亂扔煙頭;嚴(yán)禁亂倒茶葉等物堵塞下水道;節(jié)約用水、紙;便后沖水;

三、辦公設(shè)備

1、辦公設(shè)備的添置與更換由各部門負責(zé)人批準(zhǔn)后,統(tǒng)一由行政部辦理;

2、行政部負責(zé)辦公設(shè)備的日常維護、保養(yǎng)工作。

3、每位員工的辦公設(shè)備都需登記存檔,未經(jīng)許可不得私自調(diào)換;

4、不得損壞辦公場所的設(shè)備設(shè)施,若有遺失或損壞,將予以賠償;

5、各部門要保證辦公區(qū)域的設(shè)備設(shè)施的完成,做到下班時關(guān)停所的設(shè)備電源;

四、員工儀表

1、員工進入辦公區(qū)需佩帶員工證,由行政部負責(zé)監(jiān)督;對于拒不佩帶者,行政部予以口頭警告,當(dāng)天口頭警告達3次者,按曠工1天處理;

2、員工儀容儀表整潔、大方,不許披頭散發(fā)、穿拖鞋上班;在工作區(qū)域內(nèi),不大聲喧嘩、不高聲談笑、聊天、工作時間不談?wù)撆c工作無關(guān)的事宜;不得在工作時間躺臥、打瞌睡;工作時間不得瀏覽與工作業(yè)務(wù)無關(guān)的書籍、雜志、報紙;不準(zhǔn)在辦公區(qū)域上網(wǎng)聊天或打游戲;工作時間不得吃早點、零食。

3、修飾儀容應(yīng)在衛(wèi)生間或其它相對隱閉的地方進行;

第五節(jié)固定資產(chǎn)管理制度

一、固定資產(chǎn)的購置和變更:

固定資產(chǎn)的購置和變更統(tǒng)一由行政部負責(zé)辦理,不允許各部門或員工私自購置與擺放,以保持辦公環(huán)境的統(tǒng)一與協(xié)調(diào),特殊需購置的需先由部門負責(zé)人審批再由行政部上報總經(jīng)理審定,最后在行政部備案;

二、登記:

所有固定資產(chǎn)均需登記造冊,要清楚記載使用人和使用地點;

三、領(lǐng)用:

固定資產(chǎn)的領(lǐng)用需先由部門負責(zé)人審批,再由行政部領(lǐng)用,并登記備案;

四、維護:

行政部負責(zé)固定資產(chǎn)的日常維護,每位員工應(yīng)小心和愛惜地使用自己支配的固定資產(chǎn)資源,對于由于員工明顯的過錯而造成的固定資產(chǎn)損壞,應(yīng)視情況予以賠償;

五、管理:

行政部每月應(yīng)對公司的所有固定資產(chǎn)進行定期盤點,及時掌握固定資產(chǎn)的動態(tài)情況,對帳物不符的,要徹查;行政部每月底制作固定資產(chǎn)月報表由部門負責(zé)人審批,總經(jīng)理審定。

六、報廢固定資產(chǎn)的處理:

對于不能使用的固定資產(chǎn),經(jīng)部門負責(zé)人審批由行政部上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以變賣或報廢,并及時報送財務(wù)室;

第六節(jié)低值易耗品管理制度

一、申購:

1、每周各部門擬定所需的低值易耗品的計劃,交行政部商務(wù)人員統(tǒng)一對外采購。

2、行政部商務(wù)人員根據(jù)各部門的采購計劃,進行貨比三家,在指定的供應(yīng)商處進行采購。

二、領(lǐng)用:

1、低值易耗品的領(lǐng)用采取登記制,各部門指派專人根據(jù)采購計劃在商務(wù)文員處領(lǐng)取。

2、新入職人員的低值易耗品,商務(wù)文員負責(zé)為其配齊,以保證新聘人員的正常工作;

三、管理:

1、負責(zé)購發(fā)低值易耗品的商務(wù)人員要做到貨品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好;

2、負責(zé)購發(fā)低值易耗品的商務(wù)人員要建立帳本,辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字。

3、每月5日由商務(wù)文員制作低值易耗品月報表,以此作為月底結(jié)算的依據(jù)。

4、員工個人購買的由個人妥善保管與擺放。

5、員工應(yīng)本著節(jié)約的原則妥善使用與保管。

第七節(jié)證照年審與變更管理制度

一、證照類別:

1、公司經(jīng)營運作所需的各類證、照,包括工商、稅務(wù)、勞動、人事等政府部門頒發(fā)的證、照、下發(fā)的批文和行業(yè)協(xié)會、社會團體、銀行等頒發(fā)的證、照。

2、公司獲得的各種榮譽、文件、證書、牌匾等。

一、證照保管部門:

稅務(wù)證由財務(wù)部負責(zé)管理和保存;

其他證照如:企業(yè)營業(yè)執(zhí)照(正、付本)、企業(yè)代碼卡、職稱證、注冊師證、勞動、人事證照等由行政部負責(zé)管理和保存;

二、管理方法:

1、管理部門必須建立登記臺賬,記錄證照的出入情況,保證其使用及安全;

2、因業(yè)務(wù)需使用復(fù)印件、影印件的,必須在管理部門登記備案;

3、證照原本原則上不予借用,特殊情況因工作需要借用的,必須辦理書面借用審批手續(xù),需公司總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意借用。

三、年審日期:

稅務(wù)證:長期有效,不必年審;

營業(yè)執(zhí)照:每年1月1日至4月30日;

企業(yè)代碼卡:每年5月份;

職稱證:按規(guī)定時間辦理;

注冊師證:按規(guī)定時間辦理;

暫住證:按規(guī)定時間辦理;

其他證照:按規(guī)定時間辦理;

四、公司及員工的各種證照由行政部負責(zé)辦理年審;

五、變更:根據(jù)相關(guān)部門具體要求或公司實際需要另行辦理;

六、公司副總以上級的車輛年審(按車牌尾數(shù)所對應(yīng)的月份)及養(yǎng)路費(每年12月份)、車船使用費(按車牌尾數(shù)所對應(yīng)的月份)等的交納由行政部負責(zé)辦理;

第八節(jié)印章管理

一、印章的種類及保管部門:

印章種類數(shù)量(枚)保管部門/人

分公司公章1行政部

銀行印鑒私章(分公司)1總經(jīng)理

合同章(總公司、分公司)各1營銷部

行政章1行政部

財務(wù)章1財務(wù)部

技術(shù)專用章1技術(shù)委員會

出圖章1技術(shù)委員會

注冊師章(建筑、結(jié)構(gòu))各1技術(shù)委員會

二、印章使用流程:印章專管人首先應(yīng)有授權(quán)人的書面授權(quán)方可保管

公章、印鑒私章:申請人填表→部門負責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交總經(jīng)理留存

合同章:申請人填表→部門負責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交營銷部留存

行政章:申請人填表→部門負責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交行政部留存

財務(wù)章:申請人填表→部門負責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交財務(wù)部留存

技術(shù)專用章:申請人填表→部門負責(zé)人審批→總工程師或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交總工程師留存

出圖章、注冊師章:申請人填表→部門負責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交技術(shù)委員會留存

第九節(jié)文件管理制度

一、文件分類:

1、規(guī)定:發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用"規(guī)定"。

2、決定、決議:對重要事項或重大行動做出安排,用"決定"。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用"決議"。

3、通知:轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用"通知"。

4、通報:表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用"通報"。

5、申請、請示、報告:向上級請求批示與批準(zhǔn),用"申請、請示"。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用"報告"。

6、批復(fù):答復(fù)請示事項用"批復(fù)"。

7、函:商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等,用"函"。

8、會議紀(jì)要:傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用"會議紀(jì)要"

二、發(fā)文格式與編號:

1、根據(jù)公司目前的管理架構(gòu),文件分為:

紅頭文件:公司制定的各種規(guī)章制度、重大決定、對外公函等;

藍頭文件:公司有關(guān)部門簽發(fā)的一般性、臨時性文件;

2、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部分組成。

2、所有文件按行政、人事、財務(wù)、技術(shù)、董事、營銷字樣加以區(qū)分,文件保管人須按"行政"、"人事"、"財務(wù)"、"技術(shù)"、"董事"、"營銷"分類造冊以便查找;

3、文件編號:采用"BFHSY04001*Z"方式,其中"BFHSY"為"北方漢沙楊"的拼音縮寫,"04"表示年份,"001"表示文件序號,"*Z"是"行政"的拼音縮寫,類似地,"RS"表示人事、"CW"表示財務(wù)、"JS"表示技術(shù)、"DS"表示董事、"Y*"表示營銷;

二、文件簽發(fā):

部門起草提交行政部編號、打印部門負責(zé)人審批

總工程師簽發(fā)(技術(shù)類)

行政部留檔各部門歸檔

三、文件密級管理:

1、公司秘密的密級分為"機密"、"秘密"二級。

①機密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機密文件僅發(fā)給公司董事一級,包括:合伙協(xié)議、合作協(xié)議、臨時聘用及合作協(xié)議、不公開的董事會決議或會議紀(jì)要、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、公司經(jīng)營情況、公司尚未進入市場或尚未公開的各類信息、重要會議記錄、公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入;

②秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。秘密文件可發(fā)給普通員工,包括公司的各種規(guī)章制度;

③公開文件指讓所有員工知曉的并可貼于公告欄的臨時性、緊急性通知、通告屬于公司秘密的文件、資料,應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級,并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密;

④所有文件都應(yīng)有對應(yīng)的電子文檔2份,每季度還應(yīng)有2份光盤備份;

2、保密措施

對于密級文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施:

①非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

②收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔(dān)任,并采取必要的安全措施;

③在設(shè)備完善的保險裝置中保存。

④在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、責(zé)任與處罰

①出現(xiàn)下列情況之一者,給予警告,并扣發(fā)工資10元以上500元以下:

a泄露公司秘密,尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟損失的;

b已泄露公司秘密但采取補救措施的。

②出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失:

a故意或過失泄露公司秘密,造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失的;

b違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;

c利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。

第十節(jié)檔案管理制度

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄,是實現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。

一、檔案分類:共分六大類,所有檔案均需有紙質(zhì)文檔和電子文檔備份

1、行政類:裝修合同、辦公家私合同、租賃合同、電話及網(wǎng)絡(luò)、公司各類證照原件及復(fù)印件,其它行政文件;

2、人事類:面試人員檔案(分部門、分職能):個人簡歷及其它證明;

員工檔案:個人簡歷及其它證明、聘用人員人事檔案表、勞動合同、畢業(yè)生接收協(xié)議(或有)、考勤記錄、獎懲記錄、工作變更、晉級記錄、合同解除手續(xù)等;

3、財務(wù)類:收入合同;滿一年須移交行政部;

4、技術(shù)類:設(shè)計前期成果(A3/A4紙檔1,電子檔2)、概念方案成果(A3紙檔1,電子檔2)、報建方案成果(A3紙檔1,電子檔2)、擴初設(shè)計成果(底圖1,電子檔2)、施工圖成果(底圖1,電子檔2)、各階段甲方往來函件及施工變更文件(紙檔1,電子檔2)

5、董事類:董事會決議或會議紀(jì)要等文件;

6、營銷類:營銷部文件、協(xié)議、合同等。

二、檔案編號及歸檔:

按時間先后進行編號;按行政、人事、技術(shù)、財務(wù)、董事、營銷六大類進行歸檔保存,其中財務(wù)檔案由財務(wù)部專人負責(zé)保管,行政、人事、技術(shù)、董事檔案由行政部專人專夾、專柜保管,同時應(yīng)做到第三人按標(biāo)識隨時可查,營銷檔案由營銷部專人負責(zé)保管。

三、調(diào)檔、歸檔流程:

調(diào)檔人填寫調(diào)檔申請表→部門負責(zé)人審批→行政部經(jīng)理審批→總經(jīng)理或總工程師批準(zhǔn)→檔案專管員提檔并簽名→檔案專管員及時歸檔并簽名;

調(diào)檔人必須對所調(diào)檔案的完整性、安全性付全責(zé)。檔案若出現(xiàn)破損,則應(yīng)及時修補,檔案遺失,則行政降級,并視損失嚴(yán)重性另行處罰;

四、檔案的銷毀:檔案保管員填寫"檔案銷毀審批表及清單"→行政部經(jīng)理審批→總經(jīng)理或總工程師批準(zhǔn)→行政部經(jīng)理監(jiān)督銷毀→作銷毀登記

第十一節(jié)安全管理制度

一、安全管理:

公司實施節(jié)假日值班制度,由行政部負責(zé)每月的值班安排和監(jiān)督工作,值班人員必須按時到崗,并認真履行值班職責(zé),并填寫值班記錄。

二、消防安全:

1.行政部每天指派專人巡查辦公區(qū)域的消防控制點,及時發(fā)現(xiàn)、報告、排除消防隱患;

2.及時制止違規(guī)吸煙者,員工連續(xù)三次被發(fā)現(xiàn)在公共辦公區(qū)內(nèi)吸煙的予以解聘;二、鑰匙管理:

1、每套鑰匙需有編號,并登記使用、不得私自配制;丟失鑰匙必須追究責(zé)任;

2、余匙存放在檔案室墻上明列。

場所總數(shù)量使用人/數(shù)量余匙保管人/數(shù)量

各辦公室門匙3董事、合伙人/1行政主管/2

行政部門匙3行政主管、檔案員、營銷主管各1行政主管/0

檔案室門匙3檔案員、周老/1行政主管/1

財務(wù)部門匙3會計、出納共3行政主管/0

會計檔案柜2會計/1總經(jīng)理/1

出納檔案柜2出納/1總經(jīng)理/1

會議室門匙3商務(wù)文員/1行政主管/2

會議室柜匙3商務(wù)文員/1行政主管/2

兩翼及中間消防門3值班人員/1行政主管/2

電梯鐵閘門(2個)2*2商務(wù)文員/1*1行政主管/1*1

員工柜匙2員工/1行政主管/1

三、網(wǎng)絡(luò)信息安全:

1、行政部應(yīng)指定專人定期對公司的電腦進行必要的殺毒處理,確保資料不受電腦病毒的侵害;

2、行政部只保留各辦公室、行政部、各部門負責(zé)人的USB接口和網(wǎng)卡,以防病毒入侵和資料外泄;

第十二節(jié)溝通與交流

公司鼓勵員工與員工、上級與下級之間保持平等的對話。這種良好、融洽、坦誠的人際關(guān)系與交流溝通,保持了我們和諧、相互信任、共同進步的工作氛圍,是我們高效協(xié)作的基礎(chǔ),而且使我們及時了解自己工作的得失,不斷得到改進。

一、內(nèi)部投訴和合理化建議

當(dāng)你認為你個人的利益受到不應(yīng)有的侵犯,或?qū)镜慕?jīng)營管理措施有不同的意見,或發(fā)現(xiàn)有違反公司各項規(guī)定的行為時,可以向相關(guān)當(dāng)事人或部門提出投訴。如果被投訴人或被投訴部門無法提供給你滿意的解決意見,你的投訴會被逐級提交,保證有明確的反饋。

公司鼓勵員工對公司提出合理化建議,如果你對公司的發(fā)展,管理等問題有自己的看法和觀點,無論是大的問題、小的細節(jié)公司都希望得到你的建議。行政部負責(zé)收集員工的合理化建議,并負責(zé)它們得到準(zhǔn)確的傳遞。

二、公司內(nèi)部網(wǎng)站

公司的內(nèi)部網(wǎng)站是我們信息傳遞與交流的最為豐富和頻繁的地方,在這里你可以了解公司的最新動態(tài)、項目展示、內(nèi)部信息,并可在論壇上發(fā)表高見,我們可以實現(xiàn)充分的信息資源共享。