物業公司程序文件:文件控制程序

1.0目的

通過對質量體系文件和資料的控制管理,確保其有嚴格的分類、編號、審核、批準、發放、管理和更改的規定。

2.0范圍

適用于所有質量體系文件、資料的管理和控制。各單位是指各部門和各管理處的統稱。

3.0職責

3.1質管部對各單位質量體系文件的控制進行指導和監控。

3.2各單位文件管理員負責質量體系文件和資料的接收、分類、編號、整理、存檔、更改及發放等工作。

4.0程序

4.1質量體系文件和資料的制定、審核、批準

4.1.1公司所有質量體系文件和資料的制定、審核、批準按下列規定執行。

序號

文件名稱

文件級別

制定及修改

審核

批準

1

質量手冊

一級

質管部

管理者代表

總經理

2

程序文件

二級

質管部

質管部主管

管理者代表

3

作

業

指

導

書

部門管理手冊

三級

各部門

部門經理

主管領導

管理處工作手冊

三級

各管理處

管理處主任

管理者代表

4

質量記錄表格

四級

相關單位

單位主管

單位主管

5

法規標準等外來文件

五級

外部機構

單位主管

單位主管

5法規標準等外來文件五級外部機構單位主管單位主管

4.2質量體系文件和資料的發放

4.2.1質量手冊的《文件發放名單》由總經理審批,由質管部建立發放記錄。

4.2.2程序文件的發放名單由質管部確定,并建立發放記錄。

4.2.3作業指導書由相關制定單位確定發放名單,并建立發放記錄。

4.2.4工程類標準、技術圖樣等由工程部建檔、編號,設備標準、圖紙等由工程部負責管理。

法規和條例由質管部控制,蓋受控章發放,文件管理人員建立文件發放的記錄。

4.2.5法律法規類文件由質管部負責收集,對收集到的文件組織相關人員進行識別,確定其時效性和發放范圍等。

4.2.6以上文件的發放情況應由相關單位人員填寫《發放記錄》,各部門只需在《發放記錄》上簽字即可,管理處應在收文后2日內填寫《收文記錄》。

4.2.7文件使用人員必須使用封面加蓋紅色受控章的受控文件。

4.3質量體系文件和資料的保管

4.3.1質量手冊、程序文件、部門的工作手冊、項目管理方案、質量記錄表格及法規、國家及行業標準類(工程、設備標準類文件除外)文件的原件,由發出部門專人保存,并在質管部備案一份復印件。文件保管人與持有人應妥善保管文件,不得隨意損壞、復印、拷盤及丟失。

4.3.2對各級文件的管理,各單位均應建立相應的《文件清單》,其內容應及時更新。

4.3.3存檔作廢文件在封面加蓋"作廢章"。

4.4質量體系文件和資料的有效性控制

4.4.1為確保公司質量體系文件和資料的有效性能夠得到控制,對其采用版本號、修改狀態號控制最新版本。版本號用A、B、C……表示第一、第二、第三版……;用0、1、2……表示未經修改、第一、第二次修改……。當本冊內容有三分之二以上的章節發生修改或運行三年后,在本冊文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次執行。

4.4.2相關部門在文件更改后,將最新更改頁及修改記錄發放至受控文件部門,并將原頁蓋作廢章收回,保留一份存檔,其余銷毀。

4.5質量體系文件和資料的更改

4.5.1文件的更改可由公司各級人員根據文件實施情況向有關部門提出更改意見,責任部門主管確定更改意見并執行,填寫《文件修改記錄》報主管領導審批。

4.5.2質量體系文件和資料的更改一般由原審批人批準,如因特殊情況必須獲得審批的需提供依據的背景資料,以保證更改的適宜性。

4.6質量體系文件和資料的分類和編號

4.6.1質量手冊:YGJYPM

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄