物業管理公司體系文件控制程序

1.目的

為質量管理體系文件編制、更改、審批、分發和作廢處理提供指引,保證文件受控。

2.范圍

適用公司各管理處/部門對質量管理體系文件的管理和控制。

3.職責

3.1相關部門/崗位職責

部門/崗位工作內容頻次/時間

總經理審批《質量手冊》2個工作日

管理者代表審核《質量手冊》、審批程序文件、作業指導書和《體系文件下發明細》2個工作日

品質管理部經理審核程序文件、作業指導書、《體系文件下發明細》,審批質量記錄表格5個工作日

管理處/部門負責人審核本管理處/部門職員提出的文件編制/更改申請

負責保管本管理處/部門領用的體系文件2個工作日

持續

品質管理部保管體系文件正本及培訓

檢查監督各管理處/部門體系文件受控、執行情況5個工作日內

及時

各部門對本部門員工進行培訓及文件控制、執行文件發放后7個工作日內培訓

3.2文件編制、更改、審核、審批權限

文件類別編制權限更改權限審核權限審批權限

質量手冊品質部經理部門主管以上人士管理者代表總經理

程序文件具有相關技能人士公司任一職員品質部經理管理者代表

作業指導文件具有相關技能人士公司任一職員品質部經理管理者代表

質量記錄表格具有相關技能人士公司任一職員品質部人員品質部經理

體系文件下發明細品質部人員品質部人員品質部經理管理者代表

注:1、審核、審批人不得與編制/更改人相同,但審核、審批人可為同一人;

2、品質管理部經理編制或更改的程序文件、作業指導文件及表格,須由管理者代表審核和審批。

4.方法和過程控制

4.1重要說明:為進一步明確質量管理體系文件的受控狀態,受控章在文件左上角的為體系文件正本,受控章在文件右上角的為體系文件副本。授控章由品質管理部統一控制管理

4.2體系文件的版本控制

4.2.1未經修改的文件版本號為"A/0",修改一次版本號升為"A/1",當版本號從"A/9"升級時,則升為"B/0",依此類推。當對體系文件進行全面修改時,即使修改次數未達到9次,版本也要全面改版(如從A→B、B→C……)。

4.2.2文件頁數超過1頁以上,則文件修改時只更改修訂頁的版本號,如文件某一頁的版本號升至"A/9",則該頁再次修改升級時,文件全部頁的版本號升為"B/0"。

4.2.3若文件更改后增加或減少頁數,則各頁均按原最高版本號的頁統一升級為相同的版本號。

4.3體系文件的編制、更改

4.3.1文件的編制和更改需按《體系文件控制細則》規定的格式和編號方法進行。

4.3.2動議編制/更改文件需填寫《文件編制/更改申請表》,經管理處/部門負責人確認后,報品質管理部。集中編制/更改時可只填寫一個編制/更改申請表,經管理者代表審批。

4.3.3體系文件通過審批后,最遲自文件標明的生效日期開始生效執行。

4.4體系文件的分發

4.4.1新編或更改的體系文件,由品質管理部加蓋紅色"受控"印章后,填寫《文件發放簽收表》,按《體系文件下發明細》分發給相關部門(零星編制或修改的質量記錄表格可通過內部郵件系統發送到各部門,不須填寫《文件發放簽收表》,作廢表格不須交回品質管理部)。

4.4.2各部門領回體系文件后須在七個工作日內完成更換并將舊文件加蓋"作廢"章后送交品質管理部。品質管理部負責對各部門作廢體系文件進行抽查。作廢文件正本由品質管理部保存至少三年。

4.4.3新部門成立時,應及時到品質管理部申請領取體系文件。

4.4.4各管理處/部門因現場懸掛等原因需增加持有體系文件時,需填寫《文件發放簽收表》,經品質管理部經理批準后領取。

4.5體系文件的培訓

4.5.1新編或更改的體系文件發放后,品質管理部須對各部門相關業務塊主辦以上人員及相關人員進行培訓(零星更改的表格除外)。

4.5.2新編或更改的體系文件執行前,管理處/部門應將所有新增或更改的文件內容對相關崗位人員進行培訓。

4.5.3新管理處/部門成立后,品質管理部須對全體人員進行培訓、考核。

4.6體系文件的作廢處理

4.6.1作廢文件均須加蓋作廢章。如發現文件名、編號均相同的文件,應以最近生效日期或最高版本號區別新舊文件。

4.6.2如文件不適用需取消,須填寫《文件編制/更改申請表》,按原審批程序報批后報廢。

4.7體系文件的查閱、借閱

4.7.1非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經管理者代表批準。

4.7.2查閱的體系文件不得帶離辦公區域。借閱須填寫《文件借閱登記表》,經管理處/部門經理或其授權人批準,并不得帶離本管理處/部門管理服務區域。如有污損或遺失,須報部門經理處理,并向品質管理部申請補發。

4.7.3隔夜借出須管理處/部門經理批準,外借時間最長不得超過3天。

4.8體系文件的保管和保密

4.8.1管理處/部門經理負責本管理處/部門保管體系文件,并對結果負責。

4.8.2依據《體系文件下發明細》的文件接受人負責對相應體系文件進行保管。

4.8.3任何人不得復印、泄露體系文件,不得擅自攜帶體系文件外出。

4.8.4體系文件發生丟失和短缺時,除追究責任外,重新辦理領用手續,品質部在補發文件上給予新分發號,并注明原文件分發號作廢,并將作廢文件的分發號通知相關部門/管理處。

5.支持性文件

TJVKWY4.2.3-Z01-01《體系文件控制細則》

6.質量記錄表格

TJVKWY4.2.3-Z01-F1《文件編制/更改申請表》

TJVKWY4.2.3-Z01-F2《文件發放簽收表》

TJVKWY4.2.3-Z01-F3《文件借閱登記表》

TJVKWY4.2.3-

Z01-F4《體系文件下發明細》

TJVKWY4.2.3-Z01-F5《文件領用審批表》

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄