工程項目文件管理程序2

對項目經理部質量管理體系、環境管理體系及職業安全衛生管理體系所要求的文件予以有效控制,確保各相關場所都能得到有關文件的現行版本。

1職責

項目經理部辦公室是文件控制活動的主責部門。負責質量/環境及職業安全衛生管理手冊、程序文件、企業標準的管理以及施工圖紙、設計變更、技術標準、規范、規程等外來技術文件和有關工程施工管理方面的法律法規的收集、識別和管理,負責各職能部門所收集的有關經營管理、質量管理、環境保護、職業安全衛生等法律法規的統一管理和發放;負責外來和內部行政文件的管理。負責建立文件清單。

項目經理部安全監察科負責有關環境保護、職業安全衛生方面的法律法規、標準、規范、規程等文件的擬定、收集和識別。

項目經理部質量保證科負責技術標準、程序文件、規程、規范等文件的擬定、收集和識別。

項目經理部經營科負責有關經營管理方面的法律法規的擬定、收集和識別。

項目經理部工程科負責施工圖紙、設計變更等外來技術文件和有關工程施工管理方面的法律法規的收集、識別。

項目經理部各專業分公司負責施工技術措施的編制和管理工作。

2程序

2.1文件的分類

內部文件:手冊、程序文件、管理制度、施工技術措施以及公司內部編制的行政文件等;

一定途徑獲得的外來文件:上級、業主或其他相關單位提供的文件,包括施工圖紙、設計變更等;

公開途徑獲得的外來文件:法律、法規、技術標準、規范、規程、圖集等。

2.2文件的編制、收集、審批和發布

文件發布前應得到審批,以確保文件的充分性與適宜性。編制文件的職能部門保留文件原稿。

質量/環境及職業安全衛生管理手冊、程序文件執行公司統一規定。

管理性文件和技術性文件以及一定途徑獲得的外來文件由項目經理部各職能部門編制、收集,相關部門領導審核,主管領導批準。

施工技術措施由各專業分公司負責編制,工程科、質量保證科、安全監察科進行匯簽。

有關工程施工質量管理方面的技術標準、規范、規程、圖集以及法律法規等,由質量保證科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經項目總工審批后報項目部辦公室,實施動態管理。

有關職業安全衛生方面的法律法規、標準、規范、規程等,由安全監察科負責擬定、收集和識別,經項目總工審批后項目部辦公室統一進行購買、管理。

有關經營管理方面的法律法規由經營科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經項目項目副經理審批后項目部辦公室統一進行購買、管理。

行政文件的管理,執行《山西電建三公司公文管理規定》。外來行政文件由辦公室負責登記接收,經主管領導審批后,進行傳閱、轉發;內部行政文件,由各職能部門擬定,辦公室審核,主管領導批準發布。

有關環境保護方面的法律法規,由安全監察科根據公司生產和服務過程對法律法規的適用性進行識別和確認,并將其有關要求摘錄轉化,形成文件,由項目總工程師審批后,轉發給各有關職能部門及相關場所。

法律法規等文件可從專業報刊、網站和國家有關主管部門等渠道獲取。

文件編號:

行政文件編號,由項目經理部辦公室按《山西電建三公司公文管理規定》統一進行編號。

手冊、程序文件以及各類管理性文件和技術性文件編號:

其中:工程代號用兩位數字表示,工程開工前由公司經營管理部通知經理工作部檔案室工程開工時間,由經理工作部以文件形式確定和頒布工程代號。

類型代號指文件資料的類型,用兩位字母表示。

文件序號指文件資料在同一年度內的順序流水號。

產生年份指文件產生、年度,用四位數字表示。

文件的登記發放:

行政文件由項目部辦公室按照《山西電建三公司公文管理規定》進行登記、傳閱和發放。

質量/環境及職業安全衛生管理手冊、程序文件、施工技術措施、施工圖紙、圖集、設計變更以及企業標準等,由工程科負責登記、進行編號、發放,并建立現行有效文件清單,并及時分發到各相關場所。

技術標準、規范、規程等,由質量保證科統一進行登記造冊,進行有效標識、發放到各相關場所,以確保其使用場所都能及時使用到現行有效的版本。

各職能部門自行編制、接收與專業有關的管理性文件和技術性文件,由本部門負責登記、發放。

文件發放前由部門負責人審批發放范圍,填寫文件發放審批單和文件發放記錄單,履行發放手續,進行發放,確保質量/環境管理體系及職業安全衛生管理體系的關鍵崗位和相關場所都獲得有關文件的現行有效版本。

文件更改、作廢和銷毀:

文件的更改可采用修改頁或換頁的方式進行。

文件的更改應由原文件編制部門提出更改意見,說明更改原因。文件更改的審批必須由該文件的原審批部門進行審批,如果指定其他部門審批,必須獲得審批所依據的有關資料。

文件的更改經批準后,該文件管理部門負責按原文件發放范圍發出文件更改通知單。原文件持有者接到文件更改通知單后,應及時按要求實施修改,并對修改的及時性、正確性負責。要將文件更改通知單附在文件后,作為文件修改的依據,確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別。

法律法規、技術標準、規范、規程等外來文件,各職能部門應及時跟蹤掌握其更新信息,進行重新識別和確認。質量管理部要及時發布現行有效文件清單,以防止文件的非預期使用。

文件失效作廢時,應由原文件管理部門下發通知,宣布該文件作廢。文件持有者接到作廢通知后,應及時撒出作廢文件并予以銷毀。需要保留的作廢文件應加蓋"作廢"章進行標識,防止作廢文件的誤用。

文件保管、移交和歸檔:

各職能部門、專業分公司收到文件后,應注意妥善保管和使用,并將質量/環境及職業安全衛生法律法規等要求傳達給全體員工和其他相關方。要做好文件編目,確保文件保持清晰,易于識別和檢索。

項目經理部質量保證科組織竣工資料的整理、移交工作,辦理移交手續。

需要歸檔的文件,由文件管理部門按檔案管理規定進行分類、編目、歸檔。

各部門根據職責范圍各自保存相應的文件,保存期限按各自文件規定的保存期限執行。

3記錄

文件資料接收審批表

文件發放審批表

文件發放記錄單

文件資料回收記錄單

表1文

件資料接收審批表

序號文件名稱文件編號文件類別來文單數量接收日期接收人

表2文件發放審批表

文件發放范圍以"√"為準發放份數:編制

日期

文件名稱:批準

日期

發放范圍發放份數發放范圍發放份數備注

項目經理項目副經理

項目總工質量保證科

工程科安全監察科

經營科供應科

辦公室專業分公司

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄