物業(yè)管理有限公司程序

--顧客財(cái)產(chǎn)管理程序

1.目的

明確與顧客之間責(zé)權(quán)關(guān)系,維護(hù)顧客及公司利益。

2.范圍

適用于公司各管理處。

3.定義

顧客財(cái)產(chǎn)包括顧客的房屋、各類設(shè)施設(shè)備、郵件、鑰匙、委托采購或代辦事務(wù)的現(xiàn)金或資料、顧客及其家庭成員相關(guān)資料(身份、身份證號(hào)、車牌號(hào)、電話號(hào)碼、家庭住址、家境、職業(yè)、嗜好)、深圳**地產(chǎn)代管物資等。

4.職責(zé)

4.1分管總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)房屋接管驗(yàn)收工作。

4.2管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督顧客財(cái)產(chǎn)的識(shí)別、驗(yàn)證、保存及維護(hù)工作的落實(shí)。

4.3相關(guān)崗位人員負(fù)責(zé)顧客財(cái)產(chǎn)的控制和使用。

5.方法和過程控制

5.1房屋接管驗(yàn)收按《物業(yè)移交驗(yàn)收程序》及《入住手續(xù)辦理程序》嚴(yán)格執(zhí)行。

5.2顧客提供的鑰匙按《鑰匙管理程序》執(zhí)行。

5.3顧客郵件管理

5.3.1顧客郵件屬于受國家法律保護(hù)的私人財(cái)產(chǎn),任何人員不得私自拆毀。

5.3.2普通郵件由投遞人員直接投入顧客郵箱,當(dāng)班安全管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督,如由管理處代收,相關(guān)接收人員應(yīng)在《郵件簽收登記表》中登記注意郵件安全,并及時(shí)通知顧客領(lǐng)取。

5.3.3特殊郵件(如:特快專遞等)須簽收的,由控制中心或指定安全員負(fù)責(zé)顧客郵件的簽收,并在《郵件簽收登記表》中登記,及時(shí)通知顧客領(lǐng)取,并請(qǐng)顧客在記錄本中簽字確認(rèn)。

5.3.4接收郵件時(shí),應(yīng)注意郵件有無破損,如有異常應(yīng)及時(shí)知會(huì)顧客,必要時(shí)應(yīng)協(xié)助聯(lián)系郵政部門處理。

5.3.5超過一個(gè)月無人領(lǐng)取的郵件,應(yīng)在管理服務(wù)區(qū)域予以公告,確認(rèn)無人認(rèn)領(lǐng)時(shí)退回當(dāng)?shù)剜]政部門。

5.3.6因郵件名址不詳?shù)仍驘o法送交的,應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交郵政部門處理。

5.4顧客委托采購或代辦事務(wù)的現(xiàn)金、資料的管理

5.4.1當(dāng)有顧客委托采購事項(xiàng),現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員須詳細(xì)詢問清楚采購物品的數(shù)量、種類、規(guī)格、型號(hào)及顧客要求等,并及時(shí)知會(huì)相關(guān)人員。

5.4.2具體操作過程參照《居家服務(wù)提供與控制程序》執(zhí)行。

5.4.3采購物品必須經(jīng)過顧客驗(yàn)證后方可使用,驗(yàn)證不合格的物品不得投入使用,并就不合格品處理與顧客充分溝通達(dá)成共識(shí)。

5.4.4對(duì)于顧客延長接受時(shí)間的物品,須采取必要的保管措施,避免物品損壞、變質(zhì)、變形等影響物品使用功能的現(xiàn)象發(fā)生,并聯(lián)系顧客,必要時(shí)請(qǐng)顧客盡快領(lǐng)回。

5.4.5委托事項(xiàng)完成后及時(shí)回復(fù)顧客,轉(zhuǎn)交相關(guān)的證明資料,如收據(jù)、發(fā)票、回執(zhí)等。

5.5顧客及其家庭成員資料的管理

5.5.1凡涉及顧客隱私的資料必須妥善保管,任何人未經(jīng)管理處經(jīng)理許可,不得向外界透露顧客及其家庭成員資料。部門工作人員如因工作需要須調(diào)用顧客資料,須經(jīng)部門經(jīng)理同意。

5.5.2當(dāng)政府部門及司法機(jī)關(guān)等工作人員因公務(wù)需要須使用、查看顧客隱私資料時(shí),管理處接待人員應(yīng)驗(yàn)證對(duì)方的身份、證件等并報(bào)部門經(jīng)理同意按《重要資料管理辦法》執(zhí)行。

6.支持性文件

**WY4.2.3-Z01-01《重要資料管理辦法》

**WY7.5.4-S01《物業(yè)移交驗(yàn)收程序》

**WY7.5.1-G01《入住手續(xù)辦理程序》

**WY7.5.1-Z02《鑰匙管理程序》

**WY7.5.1-G04《居家服務(wù)提供與控制程序》

7.質(zhì)量記錄表格

**WY7.5.4-GO1-F1《郵件簽收登記表》

篇2:物業(yè):顧客財(cái)產(chǎn)管理規(guī)定

物業(yè)程序文件:顧客財(cái)產(chǎn)管理規(guī)定

1.目的

妥善保管業(yè)主委托管理的財(cái)物,對(duì)其發(fā)生情況進(jìn)行記錄。

2.范圍

適用于公司各服務(wù)項(xiàng)目。

3.定義

無

4.職責(zé)

部門/崗位工作職責(zé)

管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)識(shí)別顧客財(cái)產(chǎn)問題,與業(yè)主明確責(zé)任

管業(yè)部負(fù)責(zé)對(duì)委托管理的鑰匙、業(yè)主(顧客)檔案等進(jìn)行管理

安全部、工程部負(fù)責(zé)對(duì)房屋主體、公共區(qū)域、各類設(shè)備、設(shè)施等進(jìn)行管理

5.方法及過程控制

5.1業(yè)主或業(yè)主共同擁有產(chǎn)權(quán)的財(cái)產(chǎn),如房屋主體、各類設(shè)備、設(shè)施、委托管理物品,如鑰匙、車輛等、房屋租售信息、業(yè)主、顧客檔案(業(yè)主、顧客的身份、身份證號(hào)碼、車牌號(hào)碼、家庭住址、家庭成員、職業(yè)等)

5.2法律、法規(guī)規(guī)定須經(jīng)公司檢驗(yàn)的顧客財(cái)產(chǎn)

5.2.1房屋主體、公共區(qū)域、各類設(shè)備、設(shè)施的接管驗(yàn)收,執(zhí)行《物業(yè)接管驗(yàn)收程序》

5.2.2房屋主體、公共區(qū)域、各類設(shè)備、設(shè)施的日常防護(hù)管理,執(zhí)行《房屋本體維修管理程序》

5.2.3空置房屋管理執(zhí)行《空置房屋管理程序》

5.3業(yè)主委托管理的物品

5.3.1業(yè)主如有委托管理的物品,管理處需由?？谪?fù)責(zé)人對(duì)物品進(jìn)行確認(rèn),業(yè)主所委托的物品應(yīng)在物業(yè)管理服務(wù)范圍之內(nèi),如有必要須事前簽訂相關(guān)協(xié)議。

5.3.2托管物品應(yīng)首先檢驗(yàn)物品的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能、使用等,登記在《顧客物品委托管理記錄單》。

5.3.3《顧客物品委托管理記錄單》由業(yè)主與管理處負(fù)責(zé)人共同簽字認(rèn)可后方可辦理物品托管。

5.3.4非業(yè)主本人領(lǐng)取物品,必須持有業(yè)主授權(quán)書及本人身份證。

5.3.5業(yè)主委托鑰匙管理,執(zhí)行《鑰匙管理程序》

5.4業(yè)主檔案

5.4.1業(yè)主入住時(shí),管理處應(yīng)對(duì)該業(yè)主建立檔案,執(zhí)行《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》

5.4.2管業(yè)部主管指派專人對(duì)業(yè)主檔案進(jìn)行定期整理、歸檔。

5.4.3業(yè)主檔案需經(jīng)管業(yè)部主管同意后才可以翻閱,登記《業(yè)主檔案查(借)閱記錄表》,如需復(fù)印須經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人同意。

5.4.4如工商、稅務(wù)、衛(wèi)生、公安等政府部門工作人員對(duì)業(yè)主進(jìn)行調(diào)查,管理處應(yīng)驗(yàn)明證件并登記后予以配合。

5.5業(yè)主委托管理的物品發(fā)生丟失、損壞或發(fā)生不適用的情況,應(yīng)管理處負(fù)責(zé)人確認(rèn)后以書面形式報(bào)告給業(yè)主,并保持相關(guān)記錄。

6.支持性文件

TJ**WY7.5.4-G02《物業(yè)接管驗(yàn)收程序》

TJ**WY7.5.1-G11《房屋本體維修管理程序》

TJ**WY7.5.1-K02《鑰匙管理程序》

TJ**WY7.5.1-K03《空置房屋管理程序》

TJ**WY6.1-K01《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》

7.質(zhì)量記錄

TJ**WY7.5.4-K02-F1《顧客物品委托管理記錄單》

TJ**WY7.5.4-K02-F2《業(yè)主檔案查(借)閱記錄表》

TJ**WY7.5.4-K02-F3《顧客財(cái)產(chǎn)丟失、損壞記錄》

TJ**WY7.5.1-K02-F5《顧客委托(收回)鑰匙登記表》

TJ**WY7.5.1-K03-F2《空置房屋設(shè)施檢查記錄》