4.2.3文件控制

4.2.3.1本公司制訂并執行文件化程序《質量體系文件和資料控制程序》,對質量管理體系文件、外來文件和提供用戶文件進行控制,確保質量管理體系文件的有效性、適用性。

4.2.3.2本公司的質量管理體系文件包括:質量管理體系文件、提供給住戶的文件、法律法規及外來文件。其中質量管理體系文件的構成為:

a)質量手冊;

b)程序文件;

c)作業指導書;

d)質量記錄表格

4.2.3.3質量手冊是描述質量管理體系要素及主要業務過程,明確公司的質量方針、目標、組織結構、職責的文件,它是公司綱領性文件。質量手冊由程序文件、作業指導書、質量記錄支持,這些文件相互作用與協調,而且均為本公司的受控文件。質量手冊的作用對內保證質量管理體系有效運作,對外保證用戶得到良好的服務。

4.2.3.4程序文件是滿足ISO9001:2000標準和公司質量手冊規定要求的文件化的質量工作程序,它具體規定了某項活動的目的、范圍、職責、管理和控制該項活動的途徑及相關文件與記錄,它是質量手冊內容的擴展和支持性文件。

4.2.3.5作業指導書是某項工作的進一步細化。我公司的作業指導書包括工作標準、工作規程、管理規定、制度、辦法等。

4.2.3.6質量記錄表格是為質量管理體系運行提供客觀證據的文件,是策劃、采購管理、檢查、審核和改進等質量活動的過程和結果的真實記載,是證實質量管理體系標準和質量手冊規定要求并有效運行的重要證據。

4.2.3.7法律法規及外來文件主要包括適用國家法律、法規和行業標準及上級部門的業務指導性文件。

4.2.3.8提供給顧客文件是向業主/用戶或公眾提供的公司的一些公開信息的文件。

4.2.3.9正式發布前,所有受控文件及其發放范圍均應按規定程序進行審批。以確保文件是充分的、適宜的,必要時對文件進行評審。

4.2.3.10行政人事部負責組織對質量管理體系文件的編制、修改、存檔和發放控制以及外來文件的接收標識、處理、發放和存檔。

4.2.3.11與房屋建筑、設備、消防等有關資料、圖紙由管理處負責控制,工程部進行指導。

4.2.3.12提供給住戶的文件由管理處擬定后根據情況由行政人事部按照公司規定程序審批后統一標識,管理處負責發放、存檔。

4.2.3.13文件的發放范圍、發放手續和保管要求均應明確規定,以確保公司各個場所都能得到相應文件的有效版本。

4.2.3.14所有受控文件的修改應按規定程序進行,并需經過審批。修改應由原擬制人或部門進行,其它部門的人員進行修改時,應熟悉了解修改和文件的有關背景資料。

4.2.3.15文件和資料的更改應注明更改原因,并以適宜的方式進行標識。

4.2.3.16文件控制部門應制定現行修訂狀態的控制清單。已作廢的文件與資料應及時從現場撤出,或進行適宜的標識防止誤用。

4.2.3.17確保文件清晰,易于識別。

4.2.3.18儲存在電腦中的文件,注意消殺病毒。

4.2.3.19支持性文件

《質量體系文件和資料控制程序》

《質量體系文件編寫導則》

《質量體系文件編碼規定》

救助站制度

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:文件與資料控制管理制度

根據《金屬非金屬礦山安全標準化規范》要求,為了保證標準化文件系統效力與效率、標準化系統文件控制系統效力、記錄控制效力以及標準化系統文件質量,制定本制度。

一、建立文件控制的管理制度

1、制定文件與資料的識別與控制制度,確保企業安全規章制度產生,使用、評審、修訂和控制的效力與效率。

2、企業應定期代號不定期對安全規章制度進行了評審,必要時予以修訂或廢除。

3、標準化系統文件制定、評審與修訂過程應有員工參與。

4、標準化系統文件應分發到相應的員工。

5、標準化文件要求:

①標準化文件系統應做到文件需求響應及時,文件產生的流程暢通、用戶界面良好,文件分發充分,確保文件系統效力與效率;

②標準化系統文件控制系統包括主索引表、分配的適用性、制定時間、版本、解釋權、準批、變化、廢止、存儲媒介、保存期限、外部文件、法律法規與其他要求、可獲取性,確保系統文件控制效力;

③記錄控制系統包括識別與檢索、可追蹤性、存儲有效、可讀性、保持期限、維護效果、可攻取性等,以確保記錄控制系統效力;

④保證標準化系統文件質量。

二、根據安全生產管理需求制定標準化系統文

主要安全生產規章制度包括:

1、安全生產檢查制度

2、安全教育培訓制度

3、重大危險源監控制度

4、重大隱患整改制度

5、危險物品和物料管理制度

6、職業危害預防制度

7、特種作業管理與審批制度

8、特殊工種管理制度

9、事故與事件管理制度

10、設備和設施安全管理制度

11、安全生產檔案管理制度

12、安全生產獎懲制度

三、有效保留安全生產記錄

安全生產記錄包括:

1、管理評審報告

2、事故、事件記錄

3、風險評價信息

4、培訓記錄

5、標準化系統評價報告

6、事故調查報告

7、檢查記錄

8、職業衛生檢查與健康監護記錄

9、安全生產會議記錄

10、安全活動記錄

11、法定檢測記錄

12、任務觀察記錄

13、許可文件

14、應急演習信息

15、糾正與預防行動記錄

16、承包商和供應商信息

17、維護和校驗記錄

18、技術資料、圖紙