工程項目管理體系:文件管理

1文件管理范圍:適用于項目部與管理體系有關的所有文件的控制。

2文件分類

1、項目部內部管理性作業文件:包括項目部規章制度、管理辦法等文件;

2、技術性作業文件:包括國家或行業標準、施工規范、項目管理計劃/實施性施工組織設計、操作規程、作業指導書、技術交底、施工圖紙、變更、業主及監理往來函件等文件;

3、各類合同、標書:包括與業主、分包商、供應商鑒定的各類合同、協議、標書等文件;

4、法律、法規:與質量、環境、安全、職業健康等有關的法律法規。

3文件的擬制和批準

1、項目管理計劃/實施性施工組織設計由項目總工程師負責編寫、項目經理審核、公司相關主管領導審批;

2、項目部管理性文件由項目生產經理負責起草,項目常務副經理審核,項目經理審批;

3、作業文件由項目相關部門主管工程師負責編寫,項目部門領導審核,項目總工程師審批;

4、各類合同、標書由項目部相關職能部門負責起草,部門領導審核,項目經理審批。

4文件的收發

1、以項目部名義制發的管理性文件,由綜合辦公室編制發放清單,經項目領導批準后,由辦公室按發放范圍填寫《收/發文登記簿》進行發放;

2、項目部應收集與本項目有關的"技術標準"和"標準設計圖紙",并建立《有效技術標準文件目錄》和《有效標準設計圖清單》;

3、有效技術文件由項目工程安質部制定發放范圍,部門領導批準后,資料管理人員按發放范圍填寫《收/發文登記簿》進行發放;

4、施工圖紙由項目工程安質部登記收發,并及時更新清單;圖紙由專人領取,當面點交簽字;

5、圖紙等重要技術文件不能隨意復印,如丟失、破壞或需要增發時,應填寫文件復制審批單,經項目總工程師批準后方可復印,并對復印的文件正確性進行簽認,同時進行發放登記;

6、未在文件發放范圍內的部門,不能隨意借用他人文件復印,應經文件制定部門領導批準后,由文件制作部門填寫《文件領用登記表》,當面點交簽字領取該文件;

7、分發號控制的文件如丟失、破損或需要增發時,須填寫《文件領用登記表》,經文件管理部門領導批準后,重新登記發放新文件,同時應將丟失或破損的文件分發號作廢或延用原分發號;

8、發至項目內部與體系有關的文件為受控文件,分發時填寫分發順序號作為受控號。分發管理性作業文件,在其封面或首頁加蓋"受控"印章并編號。

5文件的管理

1、各部門必須建立健全收發文登記制度,填寫《收/發文登記簿》;

2、與體系相關的管理性文件,由綜合辦公室編號、登記、加蓋"受控"印章;

3、管理性文件一般只換版,不作更改。文件的歸口部門提出申請后,由分管領導批準后實施更改;

4、項目部接到圖紙變更通知后,由資料員及時清理《有效文件(圖紙)清單》,并通知所持有人員在原圖變更部位作出標識或采用其他方法進行更改并標識;

5、所有作廢文件由文件持有部門/人員負責加蓋"作廢"標識,并填寫《文件銷毀/留用登記表》,經部門領導批準后銷毀。需要保留的作廢文件,則加蓋"作廢留用"印章;

6、因工作需要或單位之間借閱文件時,須填寫《文件借閱登記表》,辦理借閱手續;

7、管理性文件、技術性文件、合同標書應作為管理活動的歷史記錄,按照《檔案管理暫行辦法》歸檔保存;

8、工程竣工驗收后,項目部清理鑒定技術文件,并按規定將竣工文件歸檔并移交。

篇2:某酒店質量管理體系文件化

酒店質量管理體系文件化

1.目的

通過建立質量管理體系文件化來確保質量管理體系的有效運行。

2.適用范圍

適用于酒店整個質量管理體系。

3.引用標準

3.1ISO9001:20004.2文件要求

4.職責

4.1管理者代表負責組織建立文件化質量體系,總經理負責質量體系文件的最終審定批準。

4.2各部門經理負責本部門質量體系文件的具體實施工作。

5.標準要素要求

5.1質量管理體系以文件的形式來予以明確,包括從識別客人的需求到產品的實現與提供及測量、分析與改進的各個過程都要以相應的文件來加以規范,且要做好相關的記錄。使質量體系的運行審核有據可依,確保可循環性和可追溯性,并為培訓提供資料,為質量和質量體系的持續改進提供保障。

5.2質量體系文件包括《質量手冊》、《程序文件》、《操作規程》、《操作細則》四個層次的文件和質量體系運行過程中的相關記錄。

5.3質量體系文件嚴格按照標準要素建立,并符合相關法令、法規及行業標準的要求。

5.4質量體系文件根據酒店的實際情況編寫,語言表述簡明易懂,便于指導操作,確保生產和服務過程的有效運行和控制。

篇3:成本管理體系文件控制工作程序

成本管理體系文件控制程序

1、目的

文件是實施并保持成本管理體系的基礎和依據,對文件進行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件,防止誤用文件,以促進成本管理體系的有效運行。

2、范圍

本程序適用于本公司成本管理體系要求有關的所有文件。

3、職責

3.1成本部是文件控制的歸口管理部門,負責公司體系文件的控制與管理。

3.2各部門和單位的管理文件由各部門和單位管理與控制。

3.3各類文件的使用人員負責正確使用和維護文件。

4、工作程序

4.1文件的分類:

成本管理體系文件包括:

a)綱領性文件:成本管理手冊;

b)程序性文件:各種控制程序;

c)控制成本水平和發生過程的文件:各種規章制度、各種定額或標準成本、成本預算、成本計劃、成本控制方案等。

上述三個層次文件的關系見《成本管理手冊》第3.4.1.4條。

4.2文件的編制

4.2.1文件的編制應按規定的職責進行,成本管理體系綱領性文件和程序性文件由成本部組織編制,控制成本水平和發生過程的文件由相應的職能部門和單位負責編制。

4.2.2文件的編制應注意:

a)與成本管理體系要求的其他文件相適應,注意與其他文件的相容性,不得與其他文件相抵觸或矛盾;

b)所編制的文件內容應盡可能全面、系統,該說的一定要說到;

c)所編制的文件一定要結合本公司的實際情況,注意文件的可操作性;

d)所編制的文件,不得與成本管理標準和有關法律法規相抵觸;

e)成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據的成本管理標準;

f)文件作為成本管理活動的依據,其內容必須科學合理并確保文件的適用性。

4.3文件的評審

4.3.1文件的編寫完成后和在實施過程中必須進行評審,確保其充分性和適宜性。文件的評審應由文件的批準人或文件主管部門組織進行,并做好《文件評審記錄》。

4.3.2對文件評審的結果,可確定是否需要修改和補充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必須再次得到批準。

4.3.3文件評審的方式可采用會議評審,也可采用會簽評審。

4.4文件的批準

4.4.1文件的批準應按授權范圍進行,總經理負責批準《成本管理手冊》,體系負責人負責批準程序文件,第三層控制成本水平和發生過程的文件及其他文件應由相應層次的授權人批準。

4.4.2未得到有關授權人批準的文件屬無效文件,一律不得使用,使用文件的部門/單位和各類人員在使用文件之前應首先確認文件批準的有效性。

4.4.3文件批準的方式應以授權人員的簽字為準。

4.4.4對外來文件,相關授權人員也應進行批準,批準時應主要考慮文件的適用性。

4.5文件的發放

4.5.1文件的發放由各文件管理部門進行,其發放的范圍應得到批準,并嚴格按已批準的發放范圍進行發放,確保使用成本管理體系文件的各場所都能及時得到文件的有效版本。

4.5.2受控文件的發放,由各部門的文件管理人員填寫《文件發放登記表》,并注明分發的受控號,文件的領用人應在《文件發放登記表》中簽字領取,便于追溯。

4.5.3文件代收人員領取文件后應及時將文件送達到有關人員,以防止因文件影響成本管理活動。

4.6文件的使用

4.6.1文件使用部門及文件持有人,在使用文件時應全面理解,正確使用,使文件真正發揮指導和規范成本管理活動和成本管理行為的作用。

4.6.2文件在使用時各部門和單位及各類人員必須按《現行受控文件清單》中所規定的文件范圍使用文件,并識別是否是現行修訂狀態的有效版本,清單以外的文件不得使用。

4.6.3文件在使用過程中各部門和單位及各類人員應保護和貯存好文件,以防止文件的損壞、丟失,當所使用的文件損壞嚴重,影響使用時,文件持有人或文件管理員應到文件管理部門辦理更換手續,交回破損的文件,補發新文件,其分發號可繼續沿用原分發號,文件管理部門在補發新文件時仍執行4.5.2條規定。

4.6.4文件管理部門對已收回的破損文件的處理,按4.9條規定執行。

4.6.5當文件使用部門/單位和使用人員不慎丟失文件后,應按4.6.3條有關規定辦理補發手續,但責任人必須做出書面檢討或說明原因。若文件管理部門在補發文件時,給出新的分發控制號,應注明丟失文件的分發號作廢,必要時將丟失的文件通知有關部門和單位。

4.6.6文件在使用過程中,如果發現文件不適用或不可操作時,有關部門/單位和人員應予以記錄,并與文件管理部門聯系更改,可按4.7條有關規定執行。

4.7文件的更改

4.7.1文件的更改,應由文件的使用部門或文件管理部門提出,并說明更改原因,報有關領導批準。具體實施由文件的主管部門組織進行,并做好《文件更改記錄》。

4.7.2文件更改的批準,原則上應由原批準人批準,如原批準人不在時,可由接替其職務的人員進行批準,但必須掌握原批準依據的有關背景資料。

4.7.3文件更改后,由文件管理員進行換頁處理,并注明更改狀態標識和生效日期。對重要更改,由文件主管部門領導召開相關部門負責人會議,闡明更改內容和性質,并將更改后的精神層層傳達到各使用人。

4.7.4文件更改后,文件主管部門應及時修訂《現行受控文件清單》中的更改狀態,確保各使用場合能識別文件的現行修訂狀態,防止誤用文件。

4.8文件的換版

4.8.1文件可多次更改(修訂狀態從0-9),當文件需進行大幅度更改時,應進行換版,原版次文件作廢,換發新版本文件。

4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規定進行審批,其發放仍按4.5.2條規定執行。

4.8.3換版后的文件發放時,應收回原版次的作廢文件,并按4.9條有關規定執行。

4.9文件的作廢與處理

4.9.1作廢的文件應由文件管理部門按《文件發放登記表》中的發放狀態收回,并填寫《作廢文件登記表》,確保從所有使用場所收回所有失效和/或作廢的文件,以防止失效和/或

作廢文件的非預期使用。

4.9.2對收回的失效和/或作廢的文件,文件管理部門應統一銷毀,并作好《文件銷毀記錄》。

4.9.3對需要作為歷史資料保留的作廢文件,應由文件管理部門加蓋“作廢保留文件”印章進行標識。對作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況,不能用于指導成本管理活動和向高層領導提供決策的依據。

4.10文件的管理

4.10.1文件應有唯一性的準確標識,以確保有效使用。各部門和單位應按以下編號規則正確實施文件編號。

注:文件類號:SC――成本管理手冊

C*――程序文件

GZ――規章制度

YS――預算

DE――定額

JH――計劃

FA――方案

例:《文件控制程序》的編號為:××/C*-01-2006其中:××――××機械制造有限公司;C*――程序文件;01――第1號程序文件;2006――2006年版。

4.10.2文件的底稿及打印件均應歸檔保存,文件管理員應填寫《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失,所有電子版文件均應有備份,并進行適當的標識。

4.10.3使用文件的人員在借閱有關文件時,應辦理借閱手續,經有關人員批準后方可借閱,并保證在規定的期限內歸還所借閱的文件,到期未歸還的,應由文件管理員負責收回,原版文件一律不得外借,以防止其丟失或損壞。

4.10.4為提供信任向外部(包括:政府機構、行業協會、上級主管部門、顧客等)提供文件,以證實本公司成本管理和成本保證能力時,文件主管部門只提供《成本管理手冊》,不得提供程序性和控制成本水平及發生過程的文件,若必須提供第二層和第三層文件時,應由體系負責人批準。當所提供的受控文件修改時,也應按4.9.1條規定收回作廢文件,更換新文件。

4.10.5各部門和單位應建立本部門/單位的《現行受控文件清單》,報成本部。成本部負責建立并定期公布全公司的《現行受控文件清單》,并在清單中標明所有文件的現行修訂狀態,以確保各部門和各類人員能識別文件的現行修訂狀態,并按規定的文件范圍使用現行文件的有效版本。

4.10.6受控文件應加蓋“受控文件”印章作為受控的標識,非受控文件可不作非受控標識,但仍然按規定進行編號。

4.10.7文件復制(包括:復印、拷貝等),必須經本部門/單位或文件主管部門負責人批準,并按批準的份數復制。受控文件的復制必須重新加蓋“受控文件”印章,復制件的發放,也應按4.5.2條規定執行。

4.10.8各部門和單位使用的有效文件,應保持清晰可辯,標識正確,易于識別,存貯應便于檢索,可利用文件的目錄和文件的編號進行分類,確保使用時能快速查找。

4.10.9文件主管部門和各部門/單位的文件管理員應按規定檢查各類現行文件的有效性,并填寫《文件有效性檢查記錄》,發現問題,及時處理。

4.10.10各部門和單位對現行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復制、銷毀和向外部提供等環節,應注意文件的保密性,對文件的保密內容不得向外透漏,必要時應在文件上進行密級標識。

4.11外來文件的控制

文件的歸口主管部門和各類文件的管理部門及單位應確保識別外來文件,必要時對外來文件進行標識。直接引用的外來文件,如標準和法規等,應由文件歸口管理部門的負責人批準后,方可使用。對外來文件的發放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規定執行。

4.12對提供信任的客觀證據文件――記錄的控制,應按《記錄控制程序》執行。

4.13文件是信息及其承載媒體,這種媒體可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。

5、相關/支持性文件

5.1《記錄控制程序》

6、記錄

6.1《文件發放登記表》

6.2《文件評審記錄》

6.3《現行受控文件清單》

6.4《文件更改記錄》

6.5《文件銷毀記錄》

6.6《作廢文件登記表》

6.7《文件歸檔登記表》

6.8《文件有效性檢查記錄》

6.9《文件更改申請單》